Samochód zastępczy - jak rozliczyć koszty używania?
Przedsiębiorcy dość często korzystają w firmie z samochodu wziętego w leasing. Niesprawny samochód z powodu uszkodzenia na skutek wypadku bądź innego zdarzenia drogowego oddawany jest do naprawy do serwisu. Zwykle w takiej sytuacji przedsiębiorca otrzymuje na czas naprawy samochód zastępczy. Użytkowanie pojazdu zastępczego podobnie jak każdego innego wiąże się z ponoszeniem kosztów jego użytkowania. W jaki sposób przedsiębiorca powinien ewidencjonować takie koszty?
Ponoszone przez przedsiębiorcę wydatki na użytkowanie pojazdu mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodu. Jak wskazuje art. 22 ust. 1 ustawy o PIT za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia bądź zachowania źródła przychodów, które nie zostały wymienione w art. 23 ustawy. W przepisie tym nie zostały wykazane wydatki związane z użytkowaniem samochodu zastępczego, dlatego można uznać je za koszt podatkowy. Dodatkowo przedsiębiorca powinien ustalić również w jaki sposób będzie rozliczał koszty związane z użytkowaniem samochodu zastępczego. Jednocześnie musi pamiętać o tym, że w tym przypadku obowiązuje go limit procentowy, do którego może odliczyć poniesione wydatki na eksploatację pojazdu. W celu określenia wysokości limitu musi podać rodzaj pojazdu i sposób jego wykorzystywania w działalności.
Jeżeli przedsiębiorca poniósł wydatki eksploatacyjne na samochód osobowy, takie jak: zakup paliwa, materiałów eksploatacyjnych, opłaty za parking i przejazd autostradą może:
rozliczyć wydatki do limitu 75% kosztów uzyskania przychodów – samochód wykorzystywany w sposób mieszany, czyli prywatnie i w działalności gospodarczej
rozliczyć wydatki w 100% kosztów uzyskania przychodów – samochód wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej.
W przypadku podatników czynnych VAT wyliczenie wygląda następująco: limit x (netto + 50% nieodliczonego VAT).
W przypadku podatników niebędących vatowcami wyliczenie wygląda następująco: limit x brutto.
Należy pamiętać również o tym, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu tylko wtedy, kiedy będzie prawidłowo udokumentowany, np. za pomocą faktury VAT lub rachunku zawierającego wymagane dane.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Do samochodu zastępczego, który wykorzystuje zarówno w działalności gospodarczej jak i prywatnie zakupił paliwo i otrzymał do tego zakupu fakturę VAT. Na fakturze została zawarta kwota 246 zł brutto (200 zł netto + 46 zł VAT). W jaki sposób przedsiębiorca powinien rozliczyć koszty użytkowania samochodu zastępczego?
Odpowiedź: Od samochodu użytkowanego w sposób mieszany (prywatnie i w działalności) można odliczyć 50% VAT. W tym przypadku podatek VAT do odliczenia wyniesie: 50% z 46 zł = 23 zł.
Wysokość kosztu: 200 zł (netto) + 50% (VAT) = 223 zł. Otrzymana kwota podlega pod limit 75%, co oznacza, że: 223 zł x 75% limitu = 167,25 zł. W tym przypadku w kosztach powinna zostać ujęta kwota 167,25 zł.
Samochód zastępczy – opłata za najem, a koszty uzyskania przychodu
Jak wskazuje art. 23 ust. 1 pkt 47a ustawy o PIT przedsiębiorca, który wynajmuje samochód osobowy ma prawo zaliczyć do kosztów firmowych wszelkie opłaty ponoszone z tytułu najmu pojazdu do kwoty limitu 150 000 zł. Wartość limitu ustalana jest na podstawie zawartej umowy najmu. W przypadku najmu krótkoterminowego trwającego krócej niż 6 miesięcy wartość pojazdu ustalana jest wg wartości podanej dla celów ubezpieczenia (art. 23 ust. 5d ustawy o PIT).
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca będący podatnikiem VAT zwolnionym wykorzystuje w firmie samochód zastępczy wyłącznie dla celów działalności. Samochód został wynajęty w ramach najmu krótkoterminowego. Dla celów ubezpieczeniowych wartość samochodu została ustalona na kwotę 160 000 zł. W jakiej wartości podatnik będzie mógł ująć koszt w KPiR, jeżeli na fakturze za wynajem samochodu zastępczego widnieje kwota wynajmu w wysokości 2 000 zł brutto?
Odpowiedź: W obowiązujących przepisach został określony limit dla wynajmowanych pojazdów osobowych, dlatego w kosztach podatkowych przedsiębiorca może ująć opłatę za wynajem jedynie w wysokości kwoty przypadającej proporcjonalnie do wartości pojazdu i obowiązującego limitu 150 000 zł. W związku z tym przedsiębiorca może ująć w KPiR opłatę w wysokości 1 687,50 zł.
Wyliczenie: 150 000 zł / 160 000 zł x 100% = 93,75% 1 800 zł x 93,75% = 1 687,50 zł.
Samochód zastępczy – koszty użytkowania, a odliczenie VAT
W przypadku samochodu zastępczego przy odliczaniu podatku VAT obowiązuje taka sama zasada jak przy pojazdach będących własnością przedsiębiorcy. Podatnik w zależności od zakresu użytkowania pojazdu w firmie i wykorzystywania go do czynności opodatkowanych VAT może odliczyć 50% od wydatków poniesionych na pojazdy osobowe, które zostały udokumentowane fakturami VAT. Pozostała wartość nieodliczonego podatku w wysokości 50% może zostać zaliczona do kosztów podatkowych.
Istnieje też możliwość skorzystania ze 100% odliczenia podatku VAT. W tej sytuacji podatnik musi obowiązkowo:
wypełnić formularz VAT-26 w terminie do 7 dni licząc od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek podlegający rozliczeniu w 100%
prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówkę
sporządzić regulamin użytkowania pojazdu.
Jeżeli przedsiębiorca nie zgłosi wykorzystywania pojazdu wyłącznie do celów działalności, to urząd przyjmie, że samochód wykorzystywany jest do celów mieszanych.
Samochód zastępczy - przychód z odszkodowania
Czasami koszty związane z użytkowaniem pojazdu zastępczego finansowane są z otrzymanego odszkodowania. W tej sytuacji poniesiony koszt jak i samo odszkodowanie należy rozliczyć w zależności od tego, czy uszkodzony w wypadku pojazd posiada ubezpieczenie OC i AC, czy tylko samo ubezpieczenie OC. Jeżeli przedsiębiorca wykupił jedynie obowiązkowe ubezpieczenie OC, to w takiej sytuacji ewidencji podlega wyłącznie przychód będący kwotą nadwyżki uzyskanego odszkodowania nad poniesionymi wydatkami. Faktury wystawione za naprawę powypadkową samochodu, który objęty jest tylko ubezpieczeniem OC nie są ujmowane w kosztach. Przedsiębiorca ma prawo odliczyć tylko podatek VAT naliczony. Jeżeli samochód objęty jest ubezpieczeniem OC i AC, to otrzymane odszkodowanie jest dla przedsiębiorcy przychodem. Kosztem podatkowym będzie natomiast faktura dokumentująca koszty użytkowania pojazdu zastępczego.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca będący podatnikiem podatku VAT użytkuje w firmie samochód osobowy. Po kolizji drogowej musiał oddać samochód do naprawy. Pojazd wykorzystywany jest przez niego w sposób mieszany. Objęty jest ubezpieczeniem OC i AC. Po naprawie przedsiębiorca otrzymał fakturę VAT za powypadkową naprawę pojazdu i za koszt użytkowania samochodu zastępczego oraz otrzymał odszkodowanie od ubezpieczyciela. W jaki sposób przedsiębiorca powinien prawidłowo rozliczyć fakturę i odszkodowanie?
Odpowiedź: Faktura za usługę naprawczą powinna zostać rozliczona w kosztach z uwzględnieniem limitu kosztów, czyli 75% oraz 50% VAT. Takie rozliczenie spowodowane jest faktem, że naprawa powypadkowa samochodu traktowana jest tak samo jak wydatek eksploatacyjny samochodu. Koszty użytkowania pojazdu zastępczego powinny zostać rozliczone do wysokości limitu 150 000 zł. Natomiast otrzymany przychód przedsiębiorca powinien wykazać w pełnej kwocie.
Podsumowanie
W myśl zasady przedsiębiorca powinien zaliczyć poniesione koszty związane z użytkowaniem samochodu zastępczego do kosztów podatkowych. Zarówno koszty jak i odliczenia VAT ujmowane są w zależności od sposobu wykorzystywania samochodu w działalności gospodarczej.
