Krótkoterminowy najem samochodu, a koszty podatkowe
Na rynku dostępne są różne formy użytkowania samochodu w firmie. Nie zawsze samochód musi być własnością przedsiębiorcy. Jedną z opcji jest najem krótkoterminowy. W jaki sposób najemca powinien prawidłowo rozliczyć najem krótkoterminowy?
Krótkoterminowy najem samochodu – co należy o nim wiedzieć?
Najemcą samochodu jest osoba, która używa pojazd nie będąc jego właścicielem. Najczęściej podstawą użytkowania jest umowa najmu. Przez najem należy rozumieć umowę, w ramach której najemca otrzymuje do korzystania dany składnik majątku. W zamian za korzystanie ma obowiązek zapłaty wynajmującemu z góry określonej opłaty, tzw. czynszu. Po zakończeniu okresu na jaki umowa została zawarta, najemca ma obowiązek dokonać zwrotu pojazdu wynajmującemu.
Najem może być:
krótkoterminowy – przeznaczony głównie dla przedsiębiorców potrzebujących pojazd na krótki okres czasu, jak przykładowo: na czas podróży służbowej, na czas awarii własnego pojazdu, czy na czas poszukiwania nowego auta
Wydatki jakie przedsiębiorca ponosi w związku z najmem samochodu użytkowanego w działalności są dla niego kosztem uzyskania przychodu. Podstawą ujęcia wydatku w KPiR jest faktura wystawiona przez wynajmującego. Od 2019 roku obowiązuje limit rozliczenia umów związanych z najmem samochodów osobowych. Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć do kosztów podatkowych poniesione wydatki do limitu 150 000 zł (samochody spalinowe i hybrydowe) oraz 225 000 zł (samochody elektryczne). Powyższe przepisy odnoszą się do każdego rodzaju najmu. Opłaty ponad obowiązujące limity mogą być zaliczone do kosztów podatkowych proporcjonalnie do wskazanego limitu. Jeżeli umowa najmu zawierana jest na okres krótszy niż pół roku (najem krótkoterminowy), to dla celów podatkowych należy przyjąć wartość oszacowaną dla celów ubezpieczeniowych.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca zwolniony jest z VAT. Do prowadzonej działalności wynajął samochód osobowy spalinowy o wartości 200 000 zł na okres krótszy niż pół roku. Czynsz wynikający z umowy najmu krótkoterminowego wynosi 1 000 zł. Jaką kwotę przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Celem wyliczenia kwoty należy najpierw ustalić stosunek wartości samochodu do kwoty 150 000 zł (150 000 zł : 200 000) x 100% = 75%, a następnie obliczyć kwotę czynszu jaką można ująć w kosztach podatkowych 75% x 1 000 zł = 750 zł.
Krótkoterminowy najem samochodu - podatek VAT
Podstawą do odliczenia podatku VAT z tytułu najmu samochodu przez przedsiębiorcę stanowi faktura VAT wystawiona przez wynajmującego. Zgodnie z przepisami podatnik może odliczyć jedynie 50% wydatków na czynsz i eksploatację pojazdu osobowego użytkowanego w działalności w ramach umowy najmu. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja kiedy:
pojazd zostanie zgłoszony do urzędu skarbowego na druku VAT-26
przedsiębiorca będzie prowadził kilometrówkę dla celów VAT
przedsiębiorca stworzy regulamin użytkowania pojazdu w firmie.
Przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu już od pierwszego dnia wykorzystywania go wyłącznie do celów działalności licząc aż do ostatniego dnia użytkowania go w przedsiębiorstwie.
Najem samochodu, a koszty eksploatacyjne pojazdu
Zgodnie ze zmianą przepisów obowiązującą od 2019 roku przedsiębiorcy, którzy użytkują w firmie samochód na podstawie umowy najmu krótkoterminowego mają prawo rozliczyć 75% wydatków poniesionych na jego eksploatację.
Przykładowe koszty eksploatacji to:
wydatki poniesione na zakup paliwa, oleju napędowego, płynów i innych podobnych
naprawy i zakup części zamiennych
koszt mycia i sprzątania samochodu.
Jeszcze do niedawna przedsiębiorcy użytkujący w działalności pojazd osobowy na podstawie najmu krótkoterminowego musieli prowadzić kilometrówkę. Obecnie nie muszą już tego robić. W zamian zostali objęci wieloma ograniczeniami związanymi z użytkowaniem wynajmowanego auta.
