Duża część przedsiębiorców użytkuje w działalności samochody. Może to być np. pojazd prywatny rozliczany na podstawie kilometrówki lub pojazd firmowy wprowadzony do ewidencji środków trwałych. W ich przypadku należy określić sposób korzystania z pojazdu w firmie (wykorzystywanie wyłącznie w działalności lub w sposób mieszany – w działalności i prywatnie). Do jednych z wydatków związanych z użytkowaniem pojazdu jakie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych zaliczają się wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu i dotyczy to wszystkich pojazdów użytkowanych w firmie.
Użytkowanie pojazdu w firmie wiąże się z wydatkami jakie musi ponieść przedsiębiorca. Jednym z podstawowych i zarazem koniecznych jest opłacenie polisy ubezpieczeniowej. W świetle art. 22 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Zgodnie z tym przepisem wydatek związany z zakupem polisy ubezpieczeniowej dla pojazdu wykorzystywanego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej może być zaliczony do kosztów firmowych.
Aby można było ująć wydatek związany z zapłatą ubezpieczenia OC pojazdu w KPiR musi zostać zawarta polisa ubezpieczeniowa. W Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR podstawowym dokumentem na podstawie, którego można ująć wydatek w księdze, jest faktura VAT. Jednak w przypadku zawarcia umowy ubezpieczenia, przedsiębiorca nie ma możliwości uzyskania faktury, dlatego w tym przypadku dopuszcza się księgowanie na podstawie zawartej polisy. W rozporządzeniu zostały wskazane inne dokumenty księgowe na podstawie, których dopuszcza się ujmowanie wydatków w kosztach firmowych. Taki dokument powinien zawierać następujące dane:
informację o stronach biorących udział w danej operacji gospodarczej
datę wystawienia dokumentu, a także datę dokonania operacji jeżeli nie są to takie same daty (w przypadku kiedy daty pokrywają się, to wystarczy podać jedną)
informację na temat przedmiotu operacji gospodarczej
podpisy stron, które zawarły umowę razem z numerem, który pozwoli powiązać wystawiony dokument z dokumentem księgowym.
Koszty firmowe, a polisa OC
Polisę ubezpieczeniową OC ujmuje się w KPiR w sposób, który zależy od przyjętej metody rozliczania kosztów (metoda memoriałowa lub kasowa). Przy założeniu, że przedsiębiorca wykupił polisę ubezpieczeniową OC dla samochodu firmowego i przy wyborze metody kasowej należy zaksięgować wydatek do kosztów w całości w dniu zawarcia polisy. Nie ma tu znaczenia na jaki okres została ona zawarta.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca dokonuje rozliczenia w oparciu o metodę kasową. 10 stycznia 2021 roku zawarł z ubezpieczycielem polisę OC na okres 1 roku. Jak należy prawidłowo zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?
Odpowiedź: Polisa powinna być ujęta w kosztach na dzień 10 stycznia 2021 roku w całości i nie ma tu znaczenia fakt, że w części dotyczy ona roku 2021 i 2022.
W przypadku kiedy do rozliczenia zostanie wybrana metoda memoriałowa, to przedsiębiorca powinien ująć wydatki w dacie ich poniesienia. Istotne znaczenie ma tu okres na jaki została zawarta polisa. Jeżeli będzie obejmowała przełom roku, to koniecznie należy podzielić wydatki proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca rozlicza się w oparciu o metodę memoriałową. 1 lutego 2021 roku podpisał z ubezpieczycielem umowę ubezpieczenia OC na kwotę 1 200 zł na okres 1 roku. Jak powinien zaksięgować polisę ubezpieczeniową pojazdu?
Odpowiedź: Przedsiębiorca powinien przyporządkować długość okresów obowiązywania polisy w danym roku. Zgodnie z tym powinien rozliczyć:
11 miesięcy w roku 2021 oraz 1 miesiąc w roku 2022.
W związku z tym musi obliczyć wysokość składki miesięcznej
1 200 zł/12 miesięcy = 100 zł (za miesiąc)
100 zł x 11 miesięcy = 1 100 zł (suma jaką można doliczyć do kosztów w 2021 roku)
100 zł – 1 miesiąc 2022 roku (kwota, którą można doliczyć do kosztów w 2022 roku).
Wydatek związany z zakupem polisy ubezpieczeniowej należy zaksięgować w kolumnie 13 KPiR.
Księgowanie polisy ubezpieczeniowej samochodu prywatnego użytkowanego w firmie
Koszt poniesiony na wykup ubezpieczenia OC prywatnego samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale z pewnymi ograniczeniami w tym zakresie. Przepisy pozwalają zaliczyć wydatki związane z bieżącym użytkowaniem samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej, który jest własnością podatnika. Mogą one stanowić koszt uzyskania przychodu tylko w wysokości 20% ich wartości (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT). Wyżej wskazane ograniczenie dotyczy także składek na ubezpieczenie wymienionego rodzaju pojazdu, niezależnie od tego, czy jest to ubezpieczenie AC, czy OC. Podatnik może więc zaksięgować koszt ubezpieczenie OC i AC samochodu prywatnego jedynie w wysokości 20% wartości polisy w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”.
Księgowanie polisy dodatkowej samochodu firmowego
Obowiązkową polisę ubezpieczeniową OC wystawioną na pojazd firmowy można w całości zaliczyć do kosztów podatkowych. W przypadku dobrowolnego ubezpieczenia AC istnieje ograniczenie do kwoty 20 000 euro. Limit dotyczy wyłącznie samochodów osobowych. Wysokość kwoty jaką można zaliczyć do kosztów firmowych zależy od wartości pojazdu jaka została przyjęta do ubezpieczenia. Jeżeli wartość pojazdu jest niższa od 20 000 euro w przeliczeniu na złotówki, to taka polisa może zostać zaliczona do kosztów w całości. Przeliczenia dokonuje się wg średniego kursu ogłaszanego przez NBP na dzień podpisania umowy ubezpieczeniowej. W przypadku kiedy wartość pojazdu przekracza kwotę 20 000 euro, to należy wyliczyć kwotę wydatku, który może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu w formie proporcji. Proporcję wylicza się zgodnie ze schematem:
(20 000 euro w przeliczeniu na złotówki/wartość pojazdu) x wartość polisy = kwota, którą zalicza się do kosztów.
PRZYKŁAD 4 Podatnik podpisał z ubezpieczycielem 10 stycznia 2021 roku umowę ubezpieczenia AC firmowego samochodu osobowego. Wartość pojazdu w dniu podpisania wynosiła 190 000 zł. Koszt polisy to 2 000 zł. Jak należy zaksięgować polisę ubezpieczeniową?
Wartość pojazdu jest wyższa od limitu 150 000 zł, dlatego należy wyliczyć proporcję kwoty, którą będzie można zaliczyć do kosztów.
(150 000/190 000) x 2 000 = 1 578,95 zł.
Do kosztów firmowych można zaliczyć jedynie 1 578,95 zł.
Jeżeli dobrowolna polisa ubezpieczeniowa została wykupiona dla samochodu osobowego prywatnego rozliczanego w ramach kilometrówki, to w tym przypadku obowiązują określone limity. Pojazd o wartości nieprzekraczającej 20 000 euro w przeliczeniu na złotówki podlega wyłącznie limitowi jaki wynika z kilometrówki.
W przypadku kiedy wartość przekracza kwotę 20 000 euro w przeliczeniu na złotówki, to dodatkowo oprócz ograniczenia wynikającego z kilometrówki obowiązuje limit do 20 000 euro, przeliczony na złotówki wg średniego kursu ogłaszanego przez NBP na dzień zawarcia polisy. Na początku w celu ustalenia wysokości wydatku, który może być zaliczony do kosztów firmowych należy wyliczyć proporcję zgodnie z przyjętym schematem.
(wartość pojazdu/20 000 euro w przeliczeniu na złotówki) x wartość polisy = kwota jak może zostać zaliczona do kosztów.
Wyliczona w ten sposób kwota podlega dodatkowo limitowi kosztów wynikającemu z kilometrówki.
PRZYKŁAD 5 10 stycznia 2021 roku podatnik podpisał umowę ubezpieczenia AC prywatnego samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności. Wartość pojazdu wynosi 180 000 zł. Wartość polisy to 1 800 zł. Jak należy zaksięgować polisę ubezpieczeniową samochodu?
Wartość pojazdu przekracza 150 000 zł, dlatego należy wyliczyć proporcję, która będzie mogła zostać zaliczona do kosztów.
(150 000/wartość pojazdu) x wartość polisy x 20% = kwota jaką można zaliczyć do kosztów.
