Prowadzenie ewidencji księgowej projektu z dotacji unijnej

Zgodnie z przepisami wszystkie podmioty będące odbiorcami, czyli beneficjentami środków europejskich zobowiązane są do wyodrębnienia poszczególnych zdarzeń gospodarczych wiążących się z realizowanym projektem. Bez znaczenia jest tutaj forma stosowanej księgowości w prowadzonej ewidencji księgowej. W jaki sposób należy prawidłowo prowadzić ewidencję księgową dotyczącą projektów unijnych, aby można było efektywnie rozliczyć wydatki?

Wyłączenie zdarzeń gospodarczych – podstawowa zasada

Obowiązek wyodrębnienia ewidencji wydatków powstaje już na etapie początkowym, czyli w chwili rozpoczęcia realizacji projektu z dotacji unijnej. Najpóźniej może to być moment podpisania umowy lub decyzji o dofinansowaniu. Od tej zasady obowiązują pewne wyjątki w postaci kosztów pośrednich oraz kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtowo. W tych przypadkach nie występuje obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków i opisywania dokumentów księgowych. Jest to spowodowane tym, że w tym przypadku wydatki zostają zakwalifikowane na podstawie realizacji poszczególnych zadań projektu. 

Prowadzenie ewidencji księgowej – podstawy prawne

Aby ewidencja księgowa była prowadzona w sposób prawidłowy musi być zgodna z obowiązującymi przepisami. W przypadku projektów unijnych takich przepisów jest sporo. Warto zaznajomić się zarówno z regulacjami obowiązującymi w prawie unijnym, jak i prawie polskim. Najważniejszą regulacją w prawie Unii Europejskiej, która określa zasady związane z wykorzystywaniem przez państwa członkowskie funduszy UE jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013, które ustanawia wspólne przepisy EFRR, EFS, EFRROW i EFMiR, czyli tzw. Rozporządzenie ogólne. Art. 124 ust. 4 wymienionego rozporządzenia mówi, że: 

W odniesieniu do zarządzania finansowego i kontroli programu instytucja zarządzająca zapewnia, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu operacji, których koszty są zwracane na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowanych, prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją.

Są to bardzo ogólne zapisy, w których brakuje dokładnego wskazania w jaki sposób ma nastąpić wyodrębnienie, dlatego warto w tym zakresie zagłębić się w przepisy krajowe, a przede wszystkim zajrzeć do ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Kolejnymi przepisami, na którym warto się oprzeć jest Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych i państwowych jednostek budżetowych z siedzibą poza granicami kraju, a także ustawy systemowe regulujące zasady tworzenia poszczególnych jednostek, jak np. jednostek oświaty czy ochrony zdrowia. Wymienione przepisy zarówno unijne, jak i krajowe tylko w ogólny sposób określają zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych. Najwięcej informacji na temat prowadzenia ewidencji księgowej w projektach unijnych zawierają dokumenty wydawane przez instytucje zarządzające poszczególnymi programami. Na uwagę zasługuje przede wszystkim:

• przewodnik dla beneficjentów
• podręcznik wdrażania programu
• instrukcja wypełniania wniosku o płatność.

Najważniejsze zapisy z tych dokumentów zawierają się w instytucjach zarządzających do umowy o dofinansowaniu projektu. 

Prowadzenie ewidencji księgowej projektów unijnych – zasady

W zapisach umowy o dofinansowanie napisane jest, że beneficjent zobowiązany jest do:

• otwarcia i prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego
• prowadzenia wyodrębnionej informatycznej ewidencji księgowej lub do stosowania w istniejącym już systemie ewidencji księgowej oddzielnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji, a także poszczególnych operacji księgowych związanych z danym projektem po uwzględnieniu podziału na wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne
• bieżącego monitorowania oraz ewidencjonowania poszczególnych transz dofinansowania, z których ponoszone są wydatki w ramach projektu z zastrzeżeniem, że przedmiotowe dane mają być przedstawiane do wglądu przez instytucję zarządzającą na każdorazowe jej wezwanie
• księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Czym jest wydatek niekwalifikowalny, a czym kwalifikowalny? 

Wydatek niekwalifikowalny to taki, z którego może być odzyskany podatek VAT zgodnie z przepisami krajowymi. Niekwalifikowalne będą wydatki na wypełnienie formularza wniosku o dofinansowanie, a także wniosku o potwierdzenie wkładu finansowego przy dużych projektach. 
Natomiast wydatek kwalifikowalny to taki, który został poniesiony na realizację projektu w ramach programu operacyjnego spełniającego kryteria związane z refundacją oraz rozliczenia zgodnie z umową o dofinansowanie. 

Prowadzenie pełnej księgowości przez beneficjentów

Ze względu na sposób prowadzenia księgowości beneficjenci dzielą się na tych:

• prowadzących pełną księgowość
• nieprowadzących pełnej księgowości.

Wymagania dotyczące prowadzenia odrębnego systemu księgowego lub odpowiedniego kodu księgowego oznaczają prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej. Powyższe wymaganie nie odnosi się do odrębnych ksiąg rachunkowych. 

Beneficjenci prowadzący pełną księgowość – wymagania

Prowadzenie pełnej księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości wymaga sporządzania sprawozdań finansowych, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Osobą odpowiedzialną za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości jest kierownik jednostki. Między innymi do jego obowiązków należy:

• ustalenie i opisanie zasad dotyczących ewidencji
• rozliczanie środków otrzymanych w ramach projektu
• ujęcie otrzymanych środków zgodnie z zasadami rachunkowości
• dokonanie zmian w zakładowym planie kont.

Przy planowaniu ewidencji księgowej beneficjent powinien wziąć pod uwagę przede wszystkim:

• potrzeby informacyjne mające wpływ na sprawozdawczość w zakresie wydatków kwalifikowalnych w projektach z założeniem, że podział kosztów powinien nastąpić zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu
• techniczne możliwości posiadanego systemu księgowego
• obowiązujące przepisy.

Beneficjent w prowadzonej ewidencji księgowej powinien opisywać w swojej polityce rachunkowości sposób w jaki dokument zarejestrowany w informatycznych zbiorach ksiąg powiązany jest z dokumentem źródłowym z archiwum dokumentów papierowych. Jeżeli jednostka rozliczająca projekt uzna, że dany wydatek jest niekwalifikowalny to należy dokonać jego wyksięgowania z wyodrębnionej ewidencji wydatków kwalifikowalnych związanych z realizacją danego projektu. 

Beneficjent może też wyodrębnić ewidencję księgową do projektu w oparciu o już prowadzone przez daną jednostkę księgi rachunkowe poprzez dokonanie odpowiednich zmian w polityce rachunkowości polegających na:

• wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych oraz pozabilansowych, które pozwolą na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem poprzez możliwość uzyskania informacji wymaganych w zakresie rozliczania i kontroli projektu
• wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem.

Wyodrębniony kod księgowy to inaczej odpowiedni symbol/numer/wyróżnik jaki stosowany jest przy rejestracji lub ewidencji lub oznaczeniu dokumentu umożliwiający sporządzenie zestawiania lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym, który ujmuje wszystkie operacje związane z danym projektem. 

Poszerzenie planu kont o dodatkowe konta syntetyczne

Przykładowy plan kont może wyglądać następująco: 
010 – środki trwałe 
010-1 – środki trwałe – projekt X
080 – środki trwałe w budowie 
080-1 – środki trwałe w budowie – projekt X
130 – rachunek bankowy
130-1 – rachunek bankowy – projekt X

Wyodrębnienie kont oznacza każdy etap ewidencji operacji gospodarczych, które wiążą się z realizacją danego rodzaju projektu. W szczególności dotyczy to:

• kont zespołu „0”, takich jak np. środki trwałe, wartości niematerialne i prawne
• kont kosztowych z zespołu „4” lub „5”, takich jak np. amortyzacja, usługi
• VAT o ile jest kwalifikowalny
• rachunku bankowego
• kont dotyczących rachunków pieniężnych używanych w ramach projektu
• przychodów o ile występują przychody związane z realizacją projektu. 

Beneficjenci nieprowadzący pełnej księgowości - obowiązki

Beneficjenci nieprowadzący pełnej księgowości muszą prowadzić wyodrębnioną dla projektu ewidencję przez comiesięczne sporządzanie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki związane z projektem. Zestawienie winno być sporządzone na koniec danego miesiąca i musi pokrywać się z zestawieniem poniesionych wydatków zawartych we wniosku o płatność. Beneficjent powinien je sporządzić na komputerze w arkuszu kalkulacyjnym połączonym z zestawieniem dokumentów potwierdzającym poniesione wydatki związane z projektem. Zestawienie musi zawierać wydatki poniesione od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego. Powinno być sporządzone za pomocą metody polegającej na ujęciu wydatków dotyczących poszczególnych zadań w sposób narastający. Na koniec miesiąca sporządzone zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane przez sporządzającego oraz zatwierdzone, a następnie dołączone do dokumentacji projektu potwierdzającej poniesione wydatki. Wersja elektroniczna musi być zarchiwizowana lub arkusz kalkulacyjny powinien umożliwiać uzyskanie w późniejszym okresie wszystkich danych, które zostały utworzone zgodnie ze stanem końcowym z poprzednich miesięcy.   

Błędy w ewidencji księgowej, a podważenie wydatków podczas czynności kontrolnych

Prowadzenie księgowości przy projektach unijnych może być poddane kontroli w wyniku, której jednostka kontrolna czasami może podważyć niektóre z poniesionych wydatków argumentując, że nie są one związane z projektem. W takiej sytuacji może być konieczne wyksięgowanie zakwestionowanych wydatków z kont księgowych podlegających pod projekt. Błędy muszą zostać poprawione zgodnie z ustawą o rachunkowości poprzez poprawienie ich za pomocą korekty. Absolutnie nie powinno dochodzić do zmiany w księgach (zmiana dekretacji na dokumentach). Dokumenty, które zostały ujęte w księgach rachunkowych nie mogą zostać usunięte. W związku z powyższym beneficjent musi sporządzić dokument księgowy korygujący, który pozwoli wprowadzić przeksięgowania, dzięki którym księgowość będzie prowadzona w sposób poprawny. 

Błędy w ewidencji najczęściej popełniane przez przedsiębiorców

Do najczęściej popełnianych przez przedsiębiorców błędów w ramach projektów finansowanych z funduszy unijnych dotyczących ewidencji księgowej według instytucji kontrolnych zalicza się: 

• stosowanie wyodrębnionych kont bez odpowiednich zapisów w zakładowym planie kont
• prowadzenie dodatkowej, kolejnej księgi rachunkowej przeznaczonej tylko dla projektu
• stosowanie wyodrębnionej ewidencji tylko dla kont kosztów
• brak dowodów księgowych w formie dokumentów źródłowych
• ujęcie w ewidencji projektów, kosztów pochodzących z bieżącej działalności beneficjenta
• niezgodność pomiędzy zapisami ewidencji księgowej, a wydatkami rozliczanymi we wniosku o płatność
• brak lub nieprawidłowe ujęcie wkładu własnego w ewidencji księgowej
• ewidencja operacji gospodarczych na podstawie kserokopii dokumentu księgowego
• dokonywanie z konta projektu płatności niezwiązanych z realizowanym projektem.

Podsumowanie

Istnieje sporo regulacji prawnych dotyczących prowadzenia wyodrębnionej księgowości związanej z projektami unijnymi. Zanim przedsiębiorca zacznie realizować dany projekt unijny powinien najpierw zapoznać się z wytycznymi instytucji zarządzającej w tym zakresie. Warto też zapoznać się z regulacjami krajowymi oraz Unii Europejskiej. Tylko dzięki temu beneficjent będzie mógł rzetelnie i w terminie dokonać rozliczenia wydatków kwalifikowanych.

Data publikacji: 2023-05-07, autor: FakturaXL