Koszty kwalifikowane to takie, które refundowane są z funduszy unijnych. Wydatki muszą zostać zaakceptowane i uznane za zgodne z wytycznymi projektu lub programu finansowego. Są to koszty poniesione przez przedsiębiorcę podczas prowadzonego przez niego projektu, które mogą zostać refundowane w ramach dofinansowania. W związku z tym przedsiębiorca może wliczyć poniesione wydatki do kosztów realizacji danego projektu i uzyskanego dofinansowania. Aby uzyskać zwrot lub dofinansowanie na pokrycie wydatków beneficjent musi spełnić określone warunki. Przede wszystkim musi pamiętać o tym, że poniesione koszty muszą mieć bezpośredni związek z celem projektu i działaniami prowadzącymi do jego osiągnięcia.
Dofinansowanie z Unii Europejskiej, a koszty kwalifikowane
Przedsiębiorca realizując swój projekt objęty dofinansowaniem z funduszy unijnych musi najpierw wyłożyć na ten cel własne środki finansowe. Dopiero wtedy na podstawie przedstawionych dowodów na poniesienie konkretnych wydatków może zwrócić się o refundację środków do instytucji, z którą zawarł umowę o dofinansowanie.
Zwrot poniesionych kosztów możliwy jest po spełnieniu określonych warunków, takich jak te wymienione poniżej:
wydatek kwalifikowany musi być związany z danym projektem
wydatek kwalifikowany musi być podobny do listy kategorii kosztów kwalifikowalnych przeznaczonych do wsparcia w danym schemacie pomocowym, czyli musi być zgodny z planem i celami projektu
wydatek powinien być dobrze udokumentowany za pomocą faktur, rachunków i innych dokumentów, które potwierdzają jego zakup.
Należy mieć na uwadze, że projekty finansowane z zewnętrznych źródeł często objęte są audytem oraz wszelkimi kontrolami, dlatego dokumenty potwierdzające poniesione koszty muszą być dość przejrzyste, aby nie można było podważyć ich wiarygodności. Wysokość otrzymanego zwrotu zależy od konkretnego projektu oraz od instytucji udzielającej wsparcia.
Przykłady kosztów kwalifikowanych
Za koszty kwalifikowane uznaje się wydatki związane bezpośrednio z celem i działaniami projektu. Mogą nimi być np.:
wynagrodzenia pracowników
materiały
usługi
opłaty za licencje.
W przypadku projektów badawczo-rozwojowych, koszty kwalifikowane zostały przypisane do kategorii działalności badawczo-rozwojowej. Między innymi obejmują one:
koszty personelu – dotyczy badaczy, techników i pozostałych pracowników pomocniczych w zakresie, w jakim zostali zatrudnieni przy danym projekcie
koszty aparatury i sprzętu – dotyczy zakresu i okresu, w jakim są one wykorzystywane na potrzeby projektu
dodatkowe koszty ogólne i inne koszty operacyjne – dotyczy kosztów materiałów, dostaw i podobnych produktów. Są ponoszone bezpośrednio w wyniku realizacji projektu.
Innym przykładem kosztów kwalifikowanych w przypadku, których przedsiębiorca może ubiegać się o zwrot z regionalnej pomocy inwestycyjnej są koszty inwestycji w rzeczowe aktywa trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, a także szacunkowe koszty płacy jakie wynikają z utworzenia miejsc pracy w następstwie inwestycji początkowej. Wylicza się je za okres 2 lat.
W przypadku pomocy przeznaczonej i wspierającej zielone inwestycje, refundacja dotyczy wybranych elementów inwestycji bezpośrednio przyczyniających się do ochrony środowiska lub poprawy efektywności energetycznej. Ten schemat pomocowy uznaje za koszty kwalifikowane między innymi dodatkowe koszty inwestycji, które muszą zostać poniesione z uwagi na osiągnięcie wyższego poziomu efektywności energetycznej. Koszty ustala się następująco:
za koszty kwalifikowane do refundacji uznaje się koszty związane z efektywnością energetyczną - koszty inwestycji w efektywność energetyczną można wyodrębnić z całkowitych kosztów inwestycji jako oddzielną inwestycję
poziom kosztów inwestycji w efektywność energetyczną należy określić przez odniesienie do podobnej, mniej efektywnej energetycznie inwestycji, która mogłaby być przeprowadzona w przypadku braku pomocy – koszty inwestycji w efektywność energetyczną nie mogą zostać wyodrębnione.
Różnica jaka wynika pomiędzy kosztami w obu przypadkach stanowi koszty kwalifikowane. W różnych rodzajach inwestycji do kwalifikowanych zaliczają się także koszty środków trwałych lub robót budowlanych i materiałów między innymi w zakresie:
wymiany, modernizacji lub automatyzacji urządzeń produkcyjnych
modernizacji linii technologicznych
izolacji instalacji przemysłowych, termomodernizacji, jak przykładowo koszty związane z dociepleniem, modernizacją lub wymianą stolarki okiennej oraz drzwi
wymiany źródła ciepła, jak przykładowo wymiana kotłowni.
Należy pamiętać, że koszty kwalifikowane nie podlegają automatycznej refundacji. W celu otrzymania zwrotu lub dofinansowania przedsiębiorca musi spełnić dodatkowe wymagania i warunki.
Co nie jest kosztem kwalifikowanym?
Nie wszystkie wydatki poniesione w związku z realizacją danego projektu mogą być uznane za koszty kwalifikowane. Jak wspomniano wyżej do kosztów kwalifikowanych zaliczają się tylko koszty rozróżniane wg wymienionych kategorii przypisane dla danego schematu pomocowego co oznacza, że muszą one spełniać warunki i kryteria danego programu finansowego. Co do zasady kosztem kwalifikowanym nie będzie podatek VAT, ponieważ w większości koszty kwalifikowane są kosztami w wartości netto. Wyjątek stanowi jedynie sytuacja, kiedy przedsiębiorca nie ma prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub nie ma prawa do ubiegania się o zwrot podatku od towarów i usług.
Przykłady kosztów niekwalifikowanych
prowizje pobierane przy wymianie walut
odsetki od zadłużenia
koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na finansowanie dotacji
kary oraz grzywny
świadczenia realizowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON)
wydatki ponoszone na sprawy sądowe
podatek VAT, który może zostać odzyskany
zakup lokali mieszkalnych
wydatki poniesione na wypełnienie wniosku o dofinansowanie projektu.
Jakie wydatki nie podlegają refundacji?
Nie każdy wydatek poniesiony na realizację projektu może zostać zaliczony do kosztów kwalifikowanych podlegających refundacji. Przede wszystkim wydatki muszą być przypisane do kategorii kosztów przewidzianych do udzielenia pomocy publicznej. Rodzaj kategorii zależy od rodzaju pomocy publicznej. Inaczej rozliczane są koszty przy projektach badawczo-rozwojowych, a inaczej w przypadku inwestycji w moce produkcyjne. Wykaz kategorii kosztów kwalifikowanych do refundacji w ramach różnych rodzajów pomocy publicznej znajduje się w Rozporządzeniu Komisji UE nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 roku uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu. Podobne wykazy zawierają również polskie akty wykonawcze.
