Rozliczenie na podstawie umowy o współpracę

Umowa o współpracę wiąże się z korzyściami zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. W niniejszym artykule omówimy dokładnie ten rodzaj umowy i sytuacje, gdy współpraca może zostać zakwalifikowana jako stosunek pracy, a kiedy współpraca jest rozliczana w formie umowy B2B.

Umowa współpracy a przepisy prawa

Umowa o współpracy to dokument podpisywany przede wszystkim pomiędzy dwiema firmami. Wykonawcą jest najczęściej przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. Aby współpraca odbywała się bez żadnych problemów, trzeba zapoznać się podstawą prawną oraz zapisami widniejącymi w kontrakcie.

Umowa współpracy znana jest również pod nazwą ramowa umowa współpracy (od angielskich słów Business to Business, czyli w skrócie B2B). Umowa współpracy jest zaliczana do umów nienazwanych, co oznacza, że w Kodeksie cywilnym i innych ustawach nie znajdziemy szczegółów dotyczących tego dokumentu.

Treść umowy o współpracę jest uzależniona od charakterystyki rynku, a podmioty wpływają na siebie w różnym stopniu. Z tego względu nie można przygotować standardowego dokumentu. Umowę należy modyfikować zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami obu stron.

Warto wspomnieć o art. 3531 Kodeksu Cywilnego o zasadzie swobody umów. Umowa współpracy może zostać dopuszczona do użytkowania, gdyż jest klasyfikowana jako umowa nienazwana. Kodeks wskazuje, że

strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

W umowie współpracy musi pojawić się deklaracja wspólnego działania oraz zmierzania do uzyskania określonych celów wyznaczonych w postanowieniach.

Przedmiot umowy o współpracę

Przedmiot umowy B2B musi być zgodny z przedmiotem umowy cywilnoprawnej. Stronami w kontrakcie mogą być dwie osoby fizyczne, które nie mają założonej działalności gospodarczej, jak i dwie firmy, a także firma z osobą fizyczną.

Jednak taki rodzaj umowy jest wykorzystywany przede wszystkim przez osoby zajmujące się wolnymi zawodami oraz freelancerów, który prowadzą zarejestrowaną działalność gospodarczą. Podmiot widniejący w umowie wykonuje pracę na rzecz drugiego podmiotu wymienionego w umowie.

W umowie B2B można zauważyć wiele elementów charakterystycznych dla umowy zlecenie i umowy o dzieło. Warto podkreślić, że umowy o współpracę nie zawiera się w celu zrealizowania jednorazowego zlecenia czy świadczenia. Przedmiotem umowy jest trwała kooperacja, występująca między stronami. Takie zasady są przyjęte i stosowane, jednak nie są uwarunkowane przepisami prawa, co w praktyce oznacza, że istnieje możliwość podpisania umowy o współpracę na jedno, niewielkie zlecenie.

Jak przygotować umowę o współpracy?

Umowa B2B jest podpisywana pomiędzy stronami, które w umowie nazywane są Zamawiającym (strona zlecająca pracę) oraz Wykonawcą (strona zajmująca się wykonaniem zlecenia). W umowie należy zawrzeć szczegółowe oraz precyzyjne zobowiązania stron podpisujących dokument.

W umowie o współpracy widnieją:

• strony biorące udział w umowie (dane firm lub firmy i osoby fizycznej),
• data zawarcia umowy,
• czas zawarcia umowy (na czas określony lub nieokreślony),
• okres i warunki złożenia wypowiedzenia,
• rodzaj zlecenia/dzieła do wykonania,
• warunki współpracy,
• prawa i obowiązki każdej ze stron,
• sposób rozliczenia wykonanego zlecenia,
• sposób rozliczania się za pracę (faktura, rachunek),
• terminy rozliczenia,
• kwota wynagrodzenia.

W umowie mogą pojawić się także zapisy uwarunkowane indywidualnymi ustaleniami czy preferencjami, a wśród nich:

• forma zlecania zamówień, kolejnych obowiązków (np. drogą e-mailową czy poprzez rozmowy telefoniczne),
• minimalna liczba godzin pracy, liczba dzieł, które wykonawca będzie finalizował w wyznaczonym przedziale czasowym (np. co najmniej 20 projektów graficznych w miesiącu),
• metoda obliczania wynagrodzenia w przypadku, gdy każde dzieło będzie wynagradzane inaczej (dzieła mogą mieć różną wartość uwarunkowaną, chociażby zaawansowaniem projektu czy stopniem trudności, a z kolei wycena będzie uwarunkowana indywidualnymi ustaleniami pomiędzy wykonawcą a zlecającym),
• obowiązek i sposób informowania wykonawcy o swojej niedostępności (np. jednym z obowiązków wykonawcy jest przekazanie zlecającemu informację o nieobecności w pracy przekraczającej 14 dni z wyprzedzeniem co najmniej 7-dniowym),
• opcja reklamowania ukończonej pracy, termin na jej złożenie i termin do wprowadzenia niezbędnych poprawek,
• warunki rozliczenia się ze sprzętu po zakończeniu umowy (np. w wielu projektach wymaga się zastosowania odpowiedniego, profesjonalnego sprzętu na czas wykonania zlecenia).

Umowa o współpracę musi zostać przygotowana bardzo precyzyjnie, aby upewnić się, że nie zostanie zakwalifikowana jako umowa o pracę. Jeżeli dokument ma cechy umowy o pracę, to podmiot wykonujący zlecenie jest pracownikiem i podlega regulacjom określonym przez przepisy prawa (chociażby konieczności odprowadzania składek, wykonawca ma także prawo do urlopu i zyskuje ochronę przed zwolnieniem).

Kodeks Pracy wskazuje wprost, że nie można stosować kontraktu B2B zamiast innych umów, które wiążą się z mniej korzystnymi warunkami dla pracodawcy.

Prawa autorskie a umowa o współpracę

Umowa o współpracy cieszy się ogromną popularnością wśród freelancerów. Otrzymują oni zlecenia na wykonanie utworu (najczęściej utworów) o indywidualnym charakterze. Mowa o tekście, grafice, zdjęciach, piosence i innych. Zamawiający nie może korzystać z utworu, zanim autor dzieła nie przeniesie na niego praw autorskich.  W umowie musi znaleźć się informacja o przeniesieniu praw oraz dokładny opis wszystkich kwestii związanych z używaniem dzieła.
Wśród najczęściej spotykanych zapisów występuje:

• publikowanie działa z zastosowaniem różnych technologii – używa się techniki cyfrowe, drukarskie i inne,
• zwielokrotnienie (kopiowanie) dzieła,
• odpłatne albo nieodpłatne wprowadzanie dzieła w obrót, co jest uwarunkowane sprzedażą, wynajmem, darowizną,
• używanie dzieła do celów o charakterze marketingowym, promocyjnym,
• opcja zastosowania zmian w dziele, których dokonuje zamawiający (najczęściej chodzi o redagowanie albo wprowadzanie innych modyfikacji w tekście czy niewielkie zmiany graficzne, które nie mają dużego wpływu na efekt, ale są potrzebne).

W umowie musi znaleźć się informacja, jak po publikacji zostanie podpisane dzieło. W praktyce wykorzystuje się imię i nazwisko albo nazwę firmy wykonawcy, chociaż można spotkać także pseudonimy, którymi posługują się autorzy. Występują także dzieła bez podpisu.

Umowa o współpracę a umowa o pracę

W praktyce pracodawcy zbyt często stosują kontakty B2B. Mowa o przypadkach, kiedy charakter wykonywanych czynności jednoznacznie wskazuje na umowę o pracę. W tym miejscu należy dokładnie wyjaśnić jedną kwestię, a mianowicie umowa o współpracę może być jednocześnie umową o pracę. Aby dokładnie to zrozumieć, warto przyjrzeć się art. 22 Kodeksu Pracy. Stosunek pracy ma miejsce, kiedy pracownik zajmuje się wykonywaniem konkretnego rodzaju pracy na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem i w miejscu oraz czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Za wykonaną pracę otrzymuje on wynagrodzenie.

Aby umowa B2B i każdy inny kontrakt mógł zostać określony jako umowa cywilnoprawna, wymaga się występowania w dokumencie cech ważnych dla umowy o pracę. Takie stanowisko przedstawił Sąd Najwyższy w dniu 3 czerwca 2008 roku (I PK 311/07), z którego dowiadujemy się, iż sąd ma prawo wyznaczyć występowanie stosunku pracy również w przypadku, kiedy strony w dobrej wierze podpisują umowę cywilnoprawną, ale jej treść albo sposoby realizacji są zgodne z cechami występującymi w stosunku pracy.

Kiedy w umowie o współpracę nie znajdzie się zapis o konieczności osobistego świadczenia pracy, jest to jednoznaczne, z tym że dokument nie generuje stosunku pracy pomiędzy stronami (nawet jeżeli pozostałe zapisy są zgodne z wymogami). Dobry przykład omawianych zasad może przedstawić osoba zatrudniona przez punkt kolektorski we Wrocławiu. Pani wykonywała pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, a pracodawca pozwolił jej korzystać z wybranych uprawnień (w tym do urlopu), jednak w umowie nie znalazła się informacja, że pani musi osobiście wykonywać swoje obowiązki. Sąd wskazał, że zobowiązanie nie miało charakteru bezwzględnie osobistego, gdyż za wykonanie obowiązków zawodowych mogły odpowiadać także inne osoby, a nie tylko pracownica, stąd omawiana sytuacja nie jest klasyfikowana jako stosunek pracy (wyrok Sądu Najwyższego wydanego 28 października 1998 roku, I PKN 416/98).

PRZYKŁAD 1
Pani Justyna jest grafikiem i aktualnie poszukuje pracy. Jedno ogłoszenie przykuło jej uwagę. W warunkach umowy znalazła informację, że praca będzie odbywać się w konkretnych, wybranych przez pracodawcę godzinach w siedzibie firmy. Praca ma odbywać się pod kierownictwem przełożonego i musi być wykonywana osobiście. Przedsiębiorca zaoferował pracę pani Justynie, jednak postawił warunek. Pani Justyna musi zarejestrować własną działalność gospodarczą, a następnie podpisać z nim umowę o współpracy. W omawianej sytuacji zasadne jest wystąpienie o ustalenie stosunku pracy, gdyż zapisy kontraktu B2B mają wszystkie cechy umowy o pracę. Zgoda pani Justyny nie jest istotna, gdyż Kodeks pracy, a dokładnie art. 22 wskazuje wprost, że przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, zabrania się podpisywania umów niebędących umową cywilnoprawną.

PRZYKŁAD 2
Pan Tomasz jest tłumaczem i został zatrudniony przez agencję na podstawie umowy B2B. W kontrakcie wskazano, że tłumaczenia są przez niego wykonywane w domu, jednak wydawnictwo warunkuje godziny jego pracy. Teksty mają zostać dostarczone do pracodawcy raz w miesiącu drogą mailową. W omawianym przypadku nie widać żadnych powodów, żeby domagać się ustalenia stosunku pracy. Umowa zawiera informację, że pracodawca wybiera godziny i miejsce świadczenia pracy, jednak nie pojawia się klauzula o osobistym świadczeniu pracy. W praktyce oznacza to, że tłumaczenia mogą być wykonywane nie tylko przez Pana Kamila, ale również osoby trzecie.

Kiedy pojawią się wątpliwości dotyczące stosunku pracy, warto dążyć do uzyskania indywidualnej interpretacji. O wynikach decydują drobne szczegóły, pojawienie się w umowie (albo jej brak) konkretnych okoliczności. Interpretacja jest szczególnie ważna przy wydawaniu wyroku. W tym miejscu warto wspomnieć o treści uzasadnienia wyroku Sądu Okręgowego w Łodzi wydanego 13 stycznia 2020 roku. Przedmiotem uzasadnienia był przypadek kobiety pracującej na podstawie umowy o dzieło w dziale telemarketingu. Wykonywane przez nią połączenia były słuchane przez liderów, którzy instruowali ją, jak powinny wyglądać rozmowy. Uzasadnienie miało na celu stwierdzenie, czy uwagi wydawane pracownikowi należy określić jako motywowaniem ich do pracy, czy bardziej podchodzi pod kierownictwo.

Rozliczenie umowy o współpracę

Kiedy podmiotem podpisującym umowę B2B jest przedsiębiorca prowadzący własną działalność, w celu udokumentowania pracy wystawia fakturę. Wystawca przygotowuje dokument, a zlecający reguluje zobowiązanie. Kwota wynagrodzenia stanowi dla firmy koszt uzyskania przychodu.

Z kolei podmioty, które nie prowadzą własnej działalności, wystawiają rachunki, na których widnieje kwota brutto zw wpisaną kwotą podatku. Na rachunku mogą pojawić się składki ZUS oraz kwota netto do uregulowania.

Kluczowe znaczenie odgrywa charakter zlecenia, ale pamiętajmy, że umowa o współpracę może mieć cechy umowy zlecenia albo umowy o dzieło i to właśnie na podstawie tej informacji wybiera się sposób odprowadzania składek.

W jaki sposób określa się stosunek pracy?

Kiedy pracownik podpisał z pracodawcą umowę o współpracy albo inną umowę cywilnoprawną, jednak charakter wykonywanej pracy i zapisy w kontrakcie wskazują, że jest ona zgodna z wymogami dla umowy o pracę, należy złożyć do sądu pracy pozew. Art. 461 Kodeksu Postępowania Cywilnego wskazuje, że powództwo z zakresu prawa pracy może wytoczyć sąd rejonowy zgodny z miejscem zamieszkania pracownika, miejscem świadczenia pracy oraz lokalizacją miejsca pracy. W pozwie musi znaleźć się szereg dokumentów, a wśród nich umowa o współpracę oraz inne, ważne dokumenty, które są w stanie ułatwić rozstrzygnięcie sprawy, czyli ewidencja czasu pracy, dokumentacja pracownicza, zeznania świadków, wśród których najczęściej wymienia się współpracowników i klientów.

Data publikacji: 2022-12-07, autor: FakturaXL