Działalność gospodarcza powinna być prowadzona w taki sposób, aby przynosiła jak największy dochód. Nie zawsze jest to łatwe zadanie. W tej kwestii niezwykle ważna jest optymalizacja kosztów. Jednak, aby odniosła swój skutek należy w prawidłowy sposób rozpoznać miejsce powstawania kosztów w firmie. Dzięki temu możliwe będzie poprawienie ogólnego wyniku finansowego firmy.
Co należy rozumieć przez miejsce powstawania kosztów?
Miejsce powstawania kosztów inaczej „Centrum Kosztów”, to miejsce, w którym powstają koszty. System obecny jest w strukturze firmy i odpowiedzialny jest za klasyfikowanie oraz rozpoznawanie poszczególnych wydatków. Jest niezwykle pomocny przy planowaniu budżetu przedsiębiorstwa i przy szacowaniu obecnych dochodów w poszczególnych działach firmy.
Centrum Kosztów jest ważne szczególnie dla firm działających w sposób nowoczesny. Pozwala im właściwie określić stopień zyskowności i dobrze zaplanować budżet. Zaplanowane koszty pozwalają na przypisanie wydatków do właściwych zespołów projektowych. Miejsce powstawania kosztów może przybierać różne formy, które będą charakterystyczne dla danego poziomu szczegółowości. Najbardziej proste Centrum Kosztów umożliwia wskazanie miejsca powstawania kosztów na poziomie danego działu firmy. Natomiast Centrum najbardziej rozwinięte pokazuje bardziej szczegółowo koszty na poszczególnych stanowiskach przy konkretnych projektach. Szczegółowość pracy zależy od indywidualnych potrzeb poszczególnych przedsiębiorców.
Określanie miejsca powstawania kosztów
Miejsce powstawania kosztów można łatwo zlokalizować po dokonanej analizie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, jego struktury, wydatków i przychodów.
Rodzaje kosztów
Koszty mogą być:
bezpośrednie
pośrednie
produkcji zakończonej
produkcji w toku
stałe
zmienne
semi-zmienne
decyzyjne (różnicujące) i niedecyzyjne (nieróżnicujące)
przesądzone i nieprzesądzone
kontrolowane (zależne) i niekontrolowane (niezależne)
wg rodzaju: np. amortyzacji czy materiałów
wg działalności inwestycyjnej, eksploatacyjnej.
Centrum Kosztów – warunki i odpowiedzialność
Centrum Kosztów powinno spełniać następujące warunki:
umożliwiać wyrażenie rezultatu ośrodka w postaci miernika odzwierciedlającego powstanie kosztów w danym ośrodku
powinno być jednoznacznie wyodrębnionym obszarem odpowiedzialności
ułatwiać sporządzanie dowodów księgowych.
Odpowiedzialność Centrum Kosztów polega na:
podejmowaniu decyzji zapewniających wykonanie zadań rzeczowych oraz zgodności poniesionych kosztów kontrolowanych z budżetem
wyjaśnianiu powstałych odchyleń, nawet jeżeli zostały spowodowanie czynnikami niezależnymi od centrum oraz podjęciu odpowiednich działań korygujących.
Centrum Kosztów – kryteria
Przedsiębiorstwo może mieć wyznaczonych kilka Centrów Kosztów. Każde z nich ponosi odpowiedzialność za rozpoznawanie i klasyfikację ponoszonych wydatków. Można je wyodrębnić na podstawie podstawowych kryteriów, takich, jak:
miejsce powstawania kosztów (MPK) – koszty przypisuje się do miejsc, w których powstają
wymagania techniczno-obrachunkowe – zależy od ilości produktów i złożonego procesu ich wytwarzania
organizacja przestrzenna – pod uwagę brana jest różnorodność kosztów, które ponoszone są przy produkcji w jednym pomieszczeniu
funkcje przedsiębiorstwa – wyłania czynności oraz grupuje je do wykonywania według różnych funkcji i obszarów danego przedsiębiorstwa w taki sposób, aby mogły stworzyć jeden ośrodek odpowiedzialny za koszty.
Kryteria podziału kosztów tworzą się w zależności od celów, dla których koszty są obliczane, sumowane, prezentowane i komunikowane. W ten sposób łatwo można wyszczególnić Centra Kosztów, które dokładnie wskazują i nazywają wydatki. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pełny wgląd w koszty firmy i może łatwo zoptymalizować finanse firmowe.
Określanie miejsca powstawania kosztów w przedsiębiorstwie - plusy
Ewidencjonowanie kosztów w firmie daje możliwość określenia, czy dany wydatek służy strategii biznesowej oraz pozwala przeanalizować, czy poniesione wydatki sprawdzają się przy realizacji celów. Zaletą systemu jest:
możliwość sprawdzenia, czy dane cele zostały zrealizowane w poszczególnych działach firmy
ułatwienie nadzoru nad kierowaniem całym przedsiębiorstwem oraz poszczególnymi jego segmentami
sprawniejsze prowadzenie i funkcjonowanie całej firmy
wzrost świadomości kosztowej wśród menedżerów
szansa kontroli kosztów w całym przedsiębiorstwie ze względu na współzależność centrów
możliwość doboru zasobów w zgodzie ze standardami przedsiębiorstwa
dokładna kontrola zasobów przydzielonych do centrum
łatwy nadzór kierownictwa oraz możliwość przeprowadzenia kontroli budżetowej
ułatwienie decyzji o zmianie technologii.
Przedsiębiorcy często obawiają się nowości i bronią się przed wprowadzaniem niezbędnych zmian. Głównym powodem takiego działania jest brak informacji o danych na podstawie, których można byłoby wprowadzić zmiany np. w zakresie usprawnień technologicznych lub skierowania kapitału na określone inwestycje.
Centrum Kosztów – wady i zagrożenia
Centrum Kosztów, to nie tylko korzyści. W niektórych okolicznościach może stać się zagrożeniem dla przedsiębiorców. Wadą jest np.:
nadmierne przywiązywanie się
nadmiernie skierowanie uwagi na koszty względem przychodu lub wyniku finansowego przedsiębiorstwa
skłonność do wydatkowania środków na koniec okresu budżetowego celem pełnego wykorzystania
niejasne powiązania między budżetem, a systemem wynagradzania
obniżenie motywacji menedżera na skutek narzucania przez niego kosztów niekontrolowanych.
