Obecnie coraz więcej osób myśli o założeniu własnej działalności gospodarczej. Jeszcze kilka lat temu przerażały formalności, których trzeba było dopełnić. Dzisiaj proces zakładania firmy jest bardziej prosty. Wystarczy mieć dobry pomysł i wypełnić formularz wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Na tym etapie należy pomyśleć też o wyborze formy opodatkowania. Jak wygląda proces rejestracji firmy? Jakie są jej poszczególne etapy?
Dzisiaj większość czynności związanych z założeniem własnego biznesu można wykonać online. Wystarczy wejść na stronę internetową firma.gov.pl i wypełnić formularz CEIDG-1 zgodnie z instrukcją. Wypełniony wniosek CEIDG należy podpisać i wysłać do urzędu. Zaleca się podpisanie tzw. Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Ten sam formularz służy jednocześnie do aktualizacji danych. Wypełnia się go również przy zawieszaniu działalności, wznawianiu lub zamknięciu firmy. Zmiany aktualizacyjne należy zgłaszać w terminie 7 dni od ich zaistnienia. Jeżeli podatnik przy rejestracji nie posiada numeru NIP, to zostanie on mu nadany w momencie zgłoszenia działalności i automatycznie dodany do wpisu.
W formularzu CEIDG należy podać także rodzaj działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), która zawiera spis czynności jakie mogą realizować jednostki gospodarcze w ramach prowadzonej działalności. W formularzu powinny znaleźć się jedynie wybrane numery czynności, które przedsiębiorca ma zamiar wykonywać. Brak jest limitów podawanych numerów kodów PKD, którymi może zajmować się firma. Na druku CEIDG należy także podać wybraną formę opodatkowania.
Prowadzenie księgowości
Przedsiębiorca w zakresie prowadzenia księgowości może podjąć współpracę z biurem rachunkowym lub prowadzić ją osobiście korzystając z księgowości internetowej. Decyzję powinien podjąć już na etapie rejestracji firmy w CEIDG. Swój wybór może zmienić na każdym etapie prowadzenia firmy zgłaszając ten fakt na formularzu aktualizacyjnym CEIDG.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie nie jest wymagane prowadzenie pełnej księgowości i nie są zatrudniani pracownicy wybór księgowości internetowej jest jak najbardziej zasadny. Księgowość internetowa w porównaniu z obsługą biura rachunkowego jest dużo tańsza. Cena jest stała niezależnie od ilości wprowadzanych dokumentów. Poza tym programy internetowe do prowadzenia księgowości posiadają wiele przydatnych funkcji, jak np.: program do wystawiania faktur, możliwość tworzenia ewidencji, prowadzenia magazynu, generowania deklaracji podatkowych i wysyłania ich do urzędu przez Internet oraz wiele innych. Biuro rachunkowe to idealne rozwiązanie w przypadku większej firmy, zwłaszcza jeżeli prowadzona jest pełna księgowość i zatrudniani są pracownicy. Warto zastanowić się czy opłaca się założyć spółkę z o.o. na początku działalności, ma to swoje wady i zalety.
Składki na ZUS
Przedsiębiorca dla ZUS-u jest jednocześnie płatnikiem (osoba płacąca składki za siebie i za pracowników) jak i ubezpieczonym korzystającym z ubezpieczenia, np. zdrowotnego. Składki na ZUS pochłaniają dużą część dochodu przedsiębiorcy. Przepisy przewidują dla niektórych z nich po spełnieniu określonych warunków, ulgi zmniejszające wysokość opłacanych składek, zwłaszcza na początku prowadzenia działalności gospodarczej (ulga na start i tzw. mały ZUS).
Do ZUS-u składa się jeden z następujących dokumentów:
ZZA (rejestracja tylko dla składki zdrowotnej) dla osób, które chcą skorzystać z ulgi na start lub jednocześnie są zatrudnieni na umowę o pracę z wynagrodzeniem wyższym od minimalnej krajowej
ZUA (rejestracja dla wszystkich składek) dla pozostałych osób, również tych, którzy chcą skorzystać z małego ZUS-u.
Innym przydatnym drukiem jest formularz ZCNA przeznaczony do zgłaszania członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.
Wyżej wymienione druki jako dodatkowe można złożyć podczas zakładania działalności gospodarczej razem z formularzem CEIDG-1.
Drugą opcją jest dostarczenie dokumentów w formie papierowej osobiście do ZUS-u w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej. Można je wysłać również pocztą listem poleconym, a dowód nadania dołączyć do kserokopii dokumentów.
Wizyta w Urzędzie Skarbowym
Osoba fizyczna, która już miała nadany numer NIP w prowadzonej działalności będzie posługiwała się tym samym identyfikatorem. Osobom nieposiadającym NIP-u zostanie on nadany podczas rejestracji firmy w CEIDG.
Przedsiębiorca zakładając działalność musi podjąć decyzję czy chce być czynnym podatnikiem VAT (podatek od towarów i usług), czy też nie. Jeżeli zdecyduje się nim być musi wypełnić jeszcze jeden formularz VAT-R i złożyć go w Urzędzie Skarbowym. Bycie podatnikiem VAT opłaca się tym przedsiębiorcom, którzy w prowadzonej działalności kupują towary lub usługi z VAT-em. Jeżeli firma będzie współpracowała z kontrahentami zagranicznymi to konieczna jest dodatkowa rejestracja podatnika VAT-UE.
Konto bankowe i pieczątka firmowa
Obecnie nie ma wymogu posiadania pieczątki firmowej. Jednak w niektórych sytuacjach jej posiadanie jest przydatne. Ułatwia i skraca czas wykonania niektórych czynności.
Według przepisów przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania firmowego rachunku bankowego, ale jest to wygodne rozwiązanie, a w niektórych sytuacjach wręcz konieczne. Konto w banku służy nie tylko do dokonywania rozliczeń z klientami i kontrahentami. Z jego pomocą można opłacić składki na ZUS oraz rozliczyć się z Urzędem Skarbowym. Poza tym zgodnie z art. 19 Ustawy o prawie przedsiębiorców wszystkie płatności o równowartości powyżej 15 000 zł (limit transakcji gotówkowych) muszą być dokonywane przelewem.
Wprowadzenie split payment (model podzielonej płatności, dotyczy podatników VAT) również wymogło na przedsiębiorcach konieczność posiadania rachunku firmowego. Płatności za faktury dotyczące czynności wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT o równowartości powyżej kwoty 15 000 zł muszą być dokonane za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Jak wynika z ustawy obowiązek ten nie dotyczy wszystkich podatników.
Udając się do wybranego banku celem założenia rachunku firmowego należy posiadać dowód osobisty i oryginał wpisu do CEIDG (wydruk z systemu CEIDG).
O fakcie posiadania firmowego rachunku bankowego należy powiadomić Urząd Skarbowy oraz ZUS za pośrednictwem wniosku aktualizacyjnego CEIDG.
