W ostatnim czasie usługi informatyczne cieszą się dużym zainteresowaniem. Spowodowało to, że część informatyków myśli o założeniu firmy i pracy na własny rachunek. Zakres usług informatycznych jest dość rozległy. Może obejmować naprawę komputerów, jak również budowę strony internetowej.
W Polsce usługi informatyczne mogą być świadczone bez posiadania koncesji i innych zezwoleń. Informatyk, który ma zamiar założyć własną firmę może pracować na zlecenie jako freelancer w większej firmie lub może świadczyć usługi dla klientów indywidualnych oraz małych firm, jak również może zatrudnić się na etat i jednocześnie prowadzić własną firmę. Jeżeli usługi świadczone są na rzecz tego samego pracodawcy, to praca wykonywana w ramach działalności nie może być taka sama jak ta wykonywana w ramach zatrudnienia na etat.
Krok pierwszy – rejestracja w CEIDG
Na początku należy złożyć wniosek CEIDG-1 w Urzędzie Miasta/Gminy lub Dzielnicy w zależności od tego gdzie mieszkamy. Składa się go za pośrednictwem Poczty Polskiej (wysyłka listem poleconym), drogą elektroniczną lub osobiście.
Za pomocą jednego dokumentu można załatwić:
wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej
wniosek o wpis do REGON
zgłoszenie o nadanie numeru NIP (jeżeli przedsiębiorca go nie posiada).
We wniosku CEIDG oprócz innych danych należy wypełnić pole określające kod PKD dla informatyka, który dla działalności doradczej z zakresu informatyki ma oznaczenie 62.02.Z, a dla działalności związanej z oprogramowaniem 62.01.Z. Numery REGON i NIP otrzymamy w terminie do 7 dni od dnia złożenia wniosku w urzędzie.
Krok drugi – rejestracja do VAT i zgłoszenie do ZUS
Rejestracji dla celów podatku VAT należy dokonać w Urzędzie Skarbowym składając formularz VAT-R osobiście lub wysyłając go listem poleconym lub drogą elektroniczną (potrzebny jest e-podpis). W ZUS-ie należy złożyć formularz ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego) lub ZUS ZZA (zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego) w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników musi dokonać ich zgłoszenia do ZUS w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy.
Koszty i obowiązki związane z prowadzeniem firmy IT
Działalność prowadzona w lokalu lub w jego części wymaga zgłoszenia tego faktu do spółdzielni lub administratora. Wiąże się to ze wzrostem podatku od nieruchomości dla części przeznaczonej pod działalność. Z innych kosztów należy wymienić konieczność segregacji i utylizacji odpadów, jak np.: zużyte części komputerowe (usługi związane z naprawą sprzętu komputerowego). Przy dużej ilości odpadów dochodzi obowiązek prowadzenia ewidencji.
Po przekroczeniu obrotu 20 000 zł pochodzącego ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, przedsiębiorca ma obowiązek instalacji kasy fiskalnej. W tym wypadku koszt stanowi zakup kasy fiskalnej.
Jeżeli przedsiębiorca założy rachunek firmowy powinien o tym poinformować Urząd Skarbowy korzystając z formularza CEIDG-1. Nie ma obowiązku posiadania konta firmowego, co oznacza, że przedsiębiorca ma prawo korzystać ze swojego prywatnego rachunku bankowego.
Gotowe, sprawdzone i nie drogie rozwiązania dla firm z branży IT oferuje program do faktur i księgowości FakturaXL. Aktualnie oprogramowania używa już kilkaset firm usługowych z branży informatycznej na obszarze krajowym i międzynarodowym. Na bazie wspólnych doświadczeń zostało wprowadzone wiele rozwiązań dedykowanych programistom i freelancerom.
Najważniejsze oczekiwania firm informatycznych dotyczące programu do fakturowania:
wystawianie faktur w walucie EUR i innych walutach obcych z automatycznym przeliczeniem kursu waluty wg. tabeli NBP lub własnego kursu waluty narzuconego przez umowę z kontrahentem. Kurs waluty, numer tabeli NBP oraz kwota przeliczenia VAT pojawia się na fakturze,
dwu-walutowe faktury np. w PLN i EURO jednocześnie na jednym druku,
faktury w języku angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, rosyjskim oraz dwujęzyczne np. polsko-angielskie,
numer zlecenia lub zamówienia w programie, który może pojawiać się na fakturach i innych dokumentach dotyczących zlecenia. Po numerze zlecenia można również sortować i przeglądać faktury w programie.
pola z pozycjami na fakturze mogą być wieloliniowe i zawierać bardzo dużo informacji np. obszerny opis wykonanych prac itp.
możliwość zamieszczania opisów między pozycjami na fakturze. Można w ten sposób na jednej fakturze zamieścić czytelnie dodatkowe uwagi dotyczące zlecenia czy opisy do kilku pozycji.
dodawanie załączników do faktur np. specyfikacja w PDF, dokumentacje itp.
automatyczne pobieranie danych firm po numerze NIP z bazy GUS,
własne logo firmy na fakturze i możliwość wgrania pieczęci,
własny schemat numeracji, kilka różnych schematów jednocześnie
wysyłanie faktur na e-mail lub sms-em bezpośrednio z programu do klienta wraz z późniejszą informacją czy faktura została poprawnie dostarczona,
automatyczne wystawianie faktur cyklicznych dla stałych klientów (np. za usługę abonamentową),
zaawansowane raporty i ewidencje,
skuteczna kontrola płatności w firmie: oznaczanie statusu opłacenia faktury, raporty nieopłaconych faktur, lista terminów płatności, automatyczne przypomnienia na e-mail lub sms o nieopłaconej fakturze lub zbliżającym się terminie płatności za wykonaną usługę. W razie braku zapłaty, możliwość łatwego zlecenia windykacji należności bezpośrednio z programu przez profesjonalną i skuteczną firmę windykacyjną.
samodzielna księgowość online dla firm jednoosobowych: KPiR, Ewidencje VAT, JPK-VAT i deklaracje z wysyłką bezpośrednio z programu
możliwość eksportu danych z programu bezpośrednio do biura rachunkowego lub księgowego.
Sprzedaż prowadzona w krajach Unii Europejskiej
Usługi elektroniczne, telekomunikacyjne i nadawcze, które są świadczone na rzecz osób mieszkających w innym państwie Unii wymagają naliczenia i odprowadzenia podatku do Urzędu skarbowego w kraju nabywcy według stawki obowiązującej w danym kraju. W przypadku kiedy kupujący poprosi o fakturę to będzie ona musiała być wystawiona zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym państwie. Jeżeli sprzedaż jest prowadzona na rzecz firm, to wtedy obowiązek podatkowy spoczywa na nabywcy. Głównie dotyczy to dużych portali zagranicznych, jak np.: Google czy Apple. Od 2015 roku podatnik dla celów podatku VAT nie musi już rejestrować się w każdym państwie Unii. Wystarczy, że zarejestruje się w Polsce do procedury MOSS. W tym wypadku przedsiębiorca składa jedną deklarację i płaci podatek VAT, który następnie zostaje przekazany za pośrednictwem Ministerstwa Finansów do kraju, w którym odbyła się sprzedaż.
Podsumowanie – dlaczego warto założyć własną firmę IT?
Dla przedsiębiorcy główną korzyścią i powodem założenia firmy IT są dość wysokie zarobki. Specjalista informatyk może liczyć na miesięczne dochody w granicach 10 000 zł, a nawet i więcej. W przypadku programisty może to być 13 000 zł w skali miesiąca. Administrator sieci informatycznej może zarobić w miesiącu ok. 10 000 zł. Najniższe zarobki dotyczą testerów gier komputerowych i webmasterów, którzy miesięcznie mogą liczyć na pensję od 3 000 zł do 4 500 zł.
Do wystawiania faktur przez informatyków i programistów, a nawet księgowości, znakomicie sprawdza się program Faktura XL, który spełnia wszystkie wymogi dobrego programu do fakturowania dla firm IT.
