Własne biuro podróży to dla wielu osób sposób na doskonały biznes. Aby dobrze prowadzić biuro trzeba najpierw zgłębić potrzebną wiedzę na temat pracy w turystyce. Przydadzą się też pewne umiejętności. Warto również zastanowić się dokładnie nad usługami jakie będą świadczone.
Przedsiębiorca, który chce prowadzić biuro podróży ma do wyboru:
organizację turystyki (organizowanie imprez turystycznych, jak przygotowywanie i planowanie wycieczek)
pośrednictwo turystyki (wykonywanie czynności faktycznych i prawnych związanych z zawieraniem umów o świadczenie usług turystycznych i zleconych przez klienta. W tej opcji możliwe jest podpisywanie umów w imieniu klienta o wynajem hotelu, rezerwacji przelotu samolotem i innych)
agencję turystyczną (stałe pośrednictwo w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych na rzecz organizatorów turystyki, którzy posiadają zezwolenia w kraju lub na rzecz innych usługodawców posiadających siedzibę w kraju).
Przedsiębiorca może wybrać każdą z wymienionych wyżej usług lub może zająć się tylko jedną. Najczęściej wybieranym profilem działalności biura podróży są usługi świadczone w charakterze agenta turystycznego. Prowadzenie tego typu działalności nie wymaga załatwiania wielu formalności i zezwoleń
Prowadzenie biura podróży – wymagania wstępne
Działalność pośrednika turystycznego i organizatora wycieczek wymaga od przedsiębiorcy posiadania odpowiedniego ubezpieczenia lub gwarancji bankowej. Dodatkowo działalność musi być wpisana do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych. Rejestr prowadzony jest przez marszałka województwa właściwego ze względu na lokalizację siedziby lub oddziału.
Zakładanie biura podróży – pierwsze kroki
Na początku należy zastanowić się nad wyborem formy prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca ma prawo wybrać dowolną formę działalności jeżeli spełnia odpowiednie warunki. Nie może tylko założyć spółki partnerskiej, ponieważ dotyczy ona jedynie wolnych zawodów. Do wyboru ma jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę cywilną, spółki handlowe (osobowe lub kapitałowe). Wybór spółki wiąże się z dokonaniem rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) prowadzonym przez sądy rejonowe właściwe dla miejsca siedziby tworzonej spółki. Jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółkę cywilną rejestruje się za pomocą CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej).
Wpis odpowiedniego PKD
Kody PKD dla biura podróży w zależności od rodzaju prowadzonej działalności są następujące: 79.11.A – działalność agentów turystycznych 79.11.B – działalność pośredników turystycznych 79.12.Z – działalność organizatorów turystyki.
Forma opodatkowania dla biura podróży
Wybierając najbardziej odpowiednią formę opodatkowania należy wziąć pod uwagę kilka czynników, jak np.: formę prowadzenia działalności, planowaną wysokość przychodów oraz kosztów.
Zasady ogólne są najprostszą i najczęściej wybieraną formą opodatkowania dochodów. Podatek płacony jest w 2 stawkach:
17% (podstawa obliczenia podatku przy dochodzie niższym od 85 528 zł)
32% (podstawa obliczenia podatku przy dochodzie wyższym od 85 528 zł, wyższą stawkę stosuje się od nadwyżki).
Przy zasadach ogólnych można obniżyć kwotę podatku o obowiązujące ulgi i odliczenia (ulga na dzieci czy ulga na Internet).
Podatek liniowy Przy tej formie opodatkowania wysokość podatku jest stała i zawsze wynosi 19%. Ta forma opodatkowania jest opłacalna w przypadku uzyskiwania wysokich dochodów (powyżej 100 000 zł). Opodatkowanie podatkiem liniowym wyklucza wspólne rozliczanie z małżonkiem oraz korzystanie z ulg podatkowych.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych Przy opodatkowaniu ryczałtem podatnik odprowadza podatek od kwoty przychodu (nie pomniejsza ich o koszty uzyskania przychodów). W przypadku biura podróży stawka ryczałtu wynosi 17%. Ryczałt wyklucza wspólne rozliczanie z małżonkiem, w tym prawo do ulgi na dzieci.
Karta podatkowa Prowadząc działalność jako agent turystyczny, pośrednik turystyczny, organizator turystyki nie można wybrać opodatkowania kartą podatkową.
Księgowość
Przedsiębiorca, który będzie rozliczał działalność na podstawie Książki Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów może wybrać księgowość online i samodzielnie ją prowadzić. Dzięki temu może zaoszczędzić parę groszy. Obsługa księgowa firmy to wydatek rzędu kilkuset złotych (ok. 400 zł netto), a w przypadku księgowości online to koszt ok. 30 zł netto. Korzystając z internetowej platformy księgowej przedsiębiorca może kompleksowo zarządzać biurem. Do dyspozycji otrzymuje między innymi:
program do fakturowania (możliwość wystawiania wszystkich rodzajów faktur dla kontrahentów w różnych językach i walutach)
sporządzanie i wysyłkę e-deklaracji, raportów JPK
Księgę Przychodów i Rozchodów online
Ewidencję Sprzedaży i Zakupów
Podatek VAT
Podatnik, który prowadzi biuro podróży ma możliwość skorzystania ze zwolnienia VAT pod warunkiem, że jego obroty netto w ciągu roku podatkowego nie przekroczą 200 000 zł. Przy działalności założonej w trakcie roku podatkowego limit oblicza się proporcjonalnie do ilości dni prowadzonej działalności. Po przekroczeniu limitu obowiązuje podatek 23%. Od powyższej zasady istnieje wyjątek, o którym jest mowa w art. 119 ust. 8 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług:
Jeżeli usługi nabywane od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty są świadczone zarówno na terytorium Unii Europejskiej, jak i poza nim, to usługi turystyki podlegają opodatkowaniu stawką podatku w wysokości 0% tylko w części, która dotyczy usług świadczonych poza terytorium Unii Europejskiej.
Jeżeli biuro podróży świadczące usługi na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej przekroczy 20 000 zł obrotu, to właściciel musi zakupić kasę fiskalną. Przy zakupie podatnik może skorzystać z ulgi na jej zakup.
Składki na ZUS
Przedsiębiorca po założeniu działalności gospodarczej ma 7 dni na zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych. W tym celu powinien wypełnić druk ZUS ZUA (praca tylko w biurze podróży) lub druk ZUS ZZA (dodatkowo praca w innym miejscu).
Ulga na start Przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą może przez 6 miesięcy od dnia jej wykonywania nie płacić składek na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe). Aby tak było muszą zostać spełnione następujące warunki:
przedsiębiorca powinien prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą lub być wspólnikiem spółki cywilnej
działalność powinna być podejmowana po raz pierwszy. Jeżeli ponownie to dopiero po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia ostatniego zawieszenia lub zakończenia działalności
przedsiębiorca nie może wykonywać działalności na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym był zatrudniony na umowę o pracę i wypełniał czynności wchodzące w zakres jego obecnej działalności
przedsiębiorca nie podlega ubezpieczeniu w KRUS.
Podatnik, który chce skorzystać z ulgi na start i spełnia określone warunki ma obowiązek złożenia w ZUS-ie jedynie zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZZA w terminie 7 dni od założenia działalności.
Preferencyjne składki na ZUS Przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą, któremu minął okres 6 miesięcy przypadający na ulgę na start może skorzystać z opłacania preferencyjnych składek na ZUS przez okres pełnych 24 miesięcy. Wysokość składek uzależniona jest od wysokości przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Podstawa wysokości składek dla osób opłacających składki na preferencyjnych zasadach wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.
Rachunek firmowy
Obowiązujące przepisy dokładnie nie określają, czy przedsiębiorca powinien posiadać osobne konto firmowe. Jednak w przypadku biura podróży założenie takiego wydaje się być konieczne. Przede wszystkim z uwagi na przewidywany spory ruch na koncie. Rachunek firmowy można założyć w każdym dowolnie wybranym banku.
Lokal dla biura podróży
Prowadzenie biura podróży nie zawsze wymaga dysponowania budynkiem czy lokalem. Wszystko zależy od skali prowadzonej działalności i miejsca w jakim biuro będzie funkcjonowało. Na przykład w przypadku prowadzenia franczyzy dużego biura podróży to w grę powinien wchodzić wynajem w dużej galerii handlowej lub w centrum miasta. W mniejszych miejscowościach turystycznych bardziej sprawdzi się lokal w mniejszym pomieszczeniu nawet współdzielony z innym biurem, np.: z kantorem walut. W przypadku mniejszego, początkującego biura podróży dobrym rozwiązaniem może okazać się biuro wirtualne. Wystarczy dobre pozycjonowanie strony i odpowiednio przemyślana reklama. Nie są to tanie usługi, ale w rezultacie się opłaca. Przedsiębiorca pozbędzie się między innymi kosztów związanych z wynajmem lokalu, dlatego może warto rozważyć taką opcję.
RODO w biurze podróży
W 2016 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy unijne związane z ochroną danych osobowych (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (w skrócie: RODO) z 25 maja 2018 r.
W związku z tym przedsiębiorca ma obowiązek w szczególności do:
zapewniania odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych zgodnie z zasadami RODO z Rozporządzenia
wykonywania obowiązków jakie wynikają z praw osób, których dotyczą dane osobowe
wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych (wtedy kiedy podmiot zobowiązany jest do tego zgodnie z art. 37 ust. 1 wymienionego rozporządzenia)
podanie informacji o sobie jako o administratorze podawanych informacji wskazanych w RODO oraz informujących w jaki sposób i w jakim celu oraz w oparciu o jaką podstawę prawną dane będą przetwarzane.
Ponadtoprzedsiębiorca w związku z RODO zobowiązany jest do:
nadania odpowiednich upoważnień osobom, które będą miały dostęp do danych osobowych pracowników i kontrahentów oraz innych osób
podpisania umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych z podmiotami trzecimi
uzyskania zgody od osoby, której dane będą pozyskane (jeżeli taka zgoda wymagana jest przepisami o RODO)
poinformowanie takiej osoby o przysługujących jej
Marketing
W przypadku biura podróży, gdzie konkurencja na rynku jest spora, bardzo ważnym aspektem, od którego może zależeć powodzenie przedsięwzięcia, jest marketing. Marketing biura mieszczącego się w dużym mieście W przypadku dużego miasta, konkurencja jest ogromna. Biorąc pod uwagę specyfikę pracy biura podróży, to jego usługami najwięcej klientów będzie interesowało się w sezonie letnio-jesiennym oraz w sezonie zimowym kiedy sporo osób wyjeżdża na wypoczynek do miejscowości górskich. W obecnych czasach najlepszym pomysłem na reklamę biura podróży wydaje się być Internet oraz dobra lokalizacja. Dzisiaj zamieszczanie ogłoszeń w prasie może nie przynieść oczekiwanego rezultatu.
Marketing biura mieszczącego się w małym mieście W małym mieście pomimo, że konkurencja jest mniejsza, to również trzeba walczyć o klienta, dlatego warto postarać się o atrakcyjną ofertę jaką nie będą dysponowały pozostałe biura oraz zaproponować klientom promocje, jak np.: specjalna oferta dla rodzin z dziećmi lub dla większych grup.
Zalecane jest też nawiązanie współpracy z jak największą ilością hoteli i pensjonatów, a także z taksówkarzami, kawiarniami, czy restauracjami. Można w nich zostawić własne wizytówki i foldery reklamowe. W Internecie jedną z lepszych opcji jest wstawienie wizytówki firmy na portalu turystycznym (często bezpłatnie). Powinny na niej znaleźć się takie informacje, jak: nazwa, adres, godziny otwarcia, numer tel. czy adres e-mail. Prowadzenie bloga firmowego zwiększa szanse na zainteresowanie potencjalnych klientów ofertą biura, zwłaszcza jeżeli znajdą się na nim ciekawe opisy sprawdzonych miejsc, które warto odwiedzić i które biuro poleca. Oferowane usługi powinny być na jak najwyższym poziomie, dlatego też przedsiębiorca musi posiadać w ofercie tylko sprawdzone hotele i przewoźników, aby klient wrócił z takiego wyjazdu zadowolony i skorzystał z usług następnym razem oraz polecił biuro swoim znajomym.
