Usługi hotelarskie to zarówno wynajmowanie domów, pokojów i mieszkań oraz innych miejsc noclegowych jak również wynajem miejsc pod namioty lub przyczepy samochodowe. Miejsca, w których świadczone są usługi hotelarskie muszą spełniać określone wymogi, o których mowa jest w art. 35 ustawy o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych.
Usługi hotelarskie można świadczyć w różnych miejscach oraz w określonym zakresie. Obiekty hotelarskie dzielą się na 7 grup:
hotele z minimum 10 pokojami jedno lub dwuosobowymi + świadczenie usług związanych z pobytem klientów
motele położone przy najczęściej uczęszczanych szlakach komunikacyjnych posiadające przynajmniej 10 pokoi jedno lub dwuosobowych oraz parking, świadczące podstawowe usługi hotelarskie
pensjonaty, obiekty hotelarskie posiadające przynajmniej 7 pokoi i świadczące całodzienne wyżywienie (w zależności od wyposażenia i zakresu świadczonych usług wyróżnia się 5 kategorii pensjonatów)
campingi, obiekty ogrodzone i strzeżone, położone na większym terenie, umożliwiają nocleg w namiotach lub przyczepach, ewentualnie w domkach noclegowych lub innych obiektach stałych, powinny być wyposażone w miejsce do przyrządzania posiłków oraz parkowania samochodów
domy wycieczkowe, obiekty posiadające przynajmniej 30 miejsc noclegowych świadczące minimalne usługi dla klientów, nastawione na samoobsługę
schroniska młodzieżowe, rodzaj schroniska turystycznego, obiekty samoobsługowe z nastawieniem na turystykę młodzieżową wyposażone w pokoje przeważnie sześcioosobowe, a nawet i większe z łóżkami piętrowymi, ze wspólną łazienką i toaletą
pola biwakowe, ogrodzone, ale niestrzeżone, umożliwiają nocleg w namiotach, wyposażone w punkty poboru wody pitnej, podstawowe urządzenia sanitarne, tereny rekreacyjne.
Każdy rodzaj obiektu hotelarskiego musi być zaszeregowany do odpowiedniej kategorii. Zgodnie z tym motele, hotele, pensjonaty i kempingi oznacza się gwiazdkami, a domy wycieczkowe i schroniska młodzieżowe cyframi rzymskimi. Aby obiekt hotelarski mógł rozpocząć działalność musi być zaszeregowany do określonego rodzaju i kategorii oraz być wpisany do ewidencji obiektów hotelarskich.
Zakładanie hotelu lub pensjonatu – wymagania wstępne
Obiekt musi spełniać odpowiednie warunki przeciwpożarowe, sanitarne i budowlane. Oprócz tego wymagana jest: odpowiednia liczba pokoi przewidziana dla danego rodzaju, zaplecze do świadczenia usług z wyżywieniem, czy strefa relaksu dla gości. Świadczenie usług hotelarskich może rozpocząć ten przedsiębiorca, którego obiekt został zaszeregowany do odpowiedniej kategorii. Można je uzyskać po zgłoszeniu go do oceny. Za tę czynność pobierana jest odpowiednia opłata:
hotele i motele z 4 i 5 gwiazdkami – 1 500 zł
hotele i motele z 3 gwiazdkami – 1 000 zł
hotele i motele z 1 i 2 gwiazdkami oraz pensjonaty powyżej 20 pokoi – 600 zł
pensjonaty do 20 pokoi – 400 zł
domy wycieczkowe – 500 zł
kempingi i schroniska – 300 zł
schroniska młodzieżowe i pola biwakowe – 100 zł.
Po zaszeregowaniu do odpowiedniej kategorii, hotele i pensjonaty wpisywane są do jawnej ewidencji obiektów hotelarskich prowadzonej przez marszałka województwa.
Dopuszczalne formy prowadzenia usług hotelarskich
Przedsiębiorca może prowadzić hotel lub pensjonat w dowolnej formie. Niedozwolona jest jedynie spółka partnerska.
Jednoosobowa działalność gospodarcza Należy ją zarejestrować w CEIDG. Uzyskanie wpisu jest bezpłatne. Jest najprostszą formą prowadzenia działalności. Wszystkie formalności jak i prowadzenie księgowości zostały ograniczone do minimum. Przedsiębiorca, który wybierze tę formę ma pełną kontrolę nad pensjonatem lub hotelem, którego jest właścicielem i jedynym reprezentantem. Może dowolnie zatrudniać pracowników na umowę o pracę lub cywilnoprawną.
Spółka cywilna Spółkę cywilną należy zarejestrować w CEIDG (każdy przedsiębiorca, który zawarł umowę, zgłasza ją osobno do CEIDG). Umowa powinna być sporządzona w formie pisemnej przez minimum 2 osoby fizyczne lub prawne. W spółce wszyscy wspólnicy odpowiadają solidarnie swoim majątkiem za jej zobowiązania.
Spółka handlowa Spółki handlowe (jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością) należy zarejestrować w KRS.
PKD dla hotelu lub pensjonatu
Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) dla obiektów hotelarskich jest określona oznaczeniem 55.10.Z (Hotele i podobne obiekty zakwaterowania). Do podanej podklasy kwalifikują się obiekty świadczące usługi zakwaterowania dziennego i tygodniowego oraz oferujące usługi takie, jak:
zakwaterowanie
usługi codziennego sprzątania w apartamentach
słanie łóżek
usługi dodatkowe (wyżywienie, parking, pralnia, itp.).
Polecana forma opodatkowania dla usług hotelarskich
Przedsiębiorca otwierając obiekt hotelarski może wybrać spośród następujących form opodatkowania:
Przy wyborze powinien kierować się planowanym przychodem oraz wysokością przyszłych kosztów.
Zasady ogólne to najprostsza forma opodatkowania dochodów. Podatki płacone są w 2 wysokościach:
17% - dla dochodu do kwoty 85 528 zł
32% - dla dochodu powyżej 85 528 zł.
Podatek może być obniżony o ulgi i inne odliczenia. Forma korzystna dla przedsiębiorców, których roczny dochód nie przekracza wartości 85 528 zł.
Podatek liniowy pozwala płacić podatek w jednej wysokości 19% niezależnie od wysokości uzyskanego dochodu. Jest to forma opłacalna dla przedsiębiorców uzyskujących wysokie dochody, powyżej 100 000 zł. W tym przypadku nie można rozliczać się z małżonkiem i korzystać z ulg podatkowych.
Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych przedsiębiorca odprowadza podatek od kwoty przychodu bez odliczenia kosztów uzyskania przychodu. Usługi hotelarskie są rozliczane według stawki ryczałtu w wysokości 17%. Przy tej formie opodatkowania również nie ma możliwości rozliczania się z małżonkiem i skorzystania z ulgi na dzieci.
Karta podatkowa jest korzystnym rozwiązaniem dla małych przedsiębiorców zajmujących się usługami, handlem oraz działalnością wytwórczo-usługową. Przedsiębiorca zwolniony jest z prowadzenia ksiąg, składania zeznań podatkowych, wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Opodatkowanie kartą podatkową jest możliwe jedynie w przypadku usług hotelarskich w zakresie wynajmu pokoi gościnnych i domów turystycznych pod warunkiem, że łączna liczba pokoi nie przekracza ilości 12. W firmie może pracować lub być zatrudnionych tylko 2 członków rodziny.
Usługi hotelarskie, a podatek VAT
Usługi hotelarskie mogą być zwolnione z podatku VAT pod warunkiem, że roczne obroty nie przekraczają wartości 200 000 zł. Inaczej obowiązuje stawka w wysokości 8%. Przedsiębiorca, który przekroczy limit będzie musiał dokonać rejestracji na potrzeby podatku VAT (wniosek VAT-R). Na wniosku musi zaznaczyć kwadrat w części C.1. poz. 33.
Kasa fiskalna
Usługi hotelarskie świadczone na rzecz osób fizycznych wymagają po przekroczeniu obrotu w wysokości 20 000 zł w roku, zakupu kasy fiskalnej celem ewidencjonowania sprzedaży dla osób fizycznych. Zakup pierwszej kasy upoważnia do otrzymania ulgi. Sprzedaż do wysokości limitu powinna być rejestrowana w formie tzw. ewidencji sprzedaży bezrachunkowej (sprzedaż dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych).
ZUS, a usługi hotelarskie
Przedsiębiorca na zgłoszenie do ZUS ma maksymalnie 7 dni licząc od dnia założenia działalności. Zgłoszenia musi dokonać na druku ZUS ZUA (hotel jest jedynym tytułem do ZUS) lub na druku ZUS ZZA (jeżeli przedsiębiorca pracuje również w innym miejscu lub ma zamiar skorzystać z ulgi na start). Przy jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca może płacić niższą preferencyjną składkę na ZUS przez okres 24 miesięcy. Ulga na start jest możliwa po podjęciu działalności po raz pierwszy lub po upływie 60 miesięcy od dnia zawieszenia lub zakończenia działalności gospodarczej wykonywanej wcześniej oraz przy niewykonywaniu działalności na rzecz byłego pracodawcy. Skorzystanie z ulgi zwalnia z opłacania składek na ubezpieczenie społeczne przez okres 6 miesięcy (opłacana jest jedynie składka zdrowotna).
Jak zarządzać obiektem hotelarskim, aby odnieść sukces?
Odpowiednie zarządzanie obiektem to więcej niż połowa sukcesu. Przedsiębiorca musi mieć świadomość, że inaczej zarządza się dużym obiektem świadczącym usługi na wysokim poziomie, a inaczej mniejszym. Dzisiaj w dużym, czterogwiazdkowym hotelu standardem jest posiadanie oprogramowania do ewidencji gości, zarządzania dostępnością pokoi, jak również odpowiednio przeszkolonym personelem. Z kolei małe, rodzinne pensjonaty opierają się głównie na pracy i zaangażowaniu całej rodziny, gdzie każdy jej członek wykonuje różne czynności typu: rachunki, przyjmowanie gości, rekrutacja pracowników, wypłaty ich wynagrodzeń itp.
Konto firmowe
Obowiązujące przepisy dokładnie nie określają, czy przedsiębiorca musi posiadać rachunek firmowy w prowadzonej działalności. W przypadku usług hotelarskich posiadanie konta firmowego może znacznie ułatwić zarządzanie hotelem oraz pozwala mieć kontrolę nad finansami. Goście często wpłacają zaliczki lub dokonują przedpłat celem rezerwacji pobytu. W sytuacji kiedy wartość transakcji przekracza kwotę 15 000 zł lub kiedy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca konto firmowe wydaje się być niezbędne.
Budynek hotelowy
W obiekcie hotelowym oprócz odpowiedniej ilości pokoi dla gości powinny również znajdować się inne pomieszczenia zapewniające gościom nie tylko komfort, ale także rozrywkę i umożliwiające im spożywanie posiłków. Przyznana kategoria lokalu jest wyznacznikiem standardu i wyposażenia pokoi znajdujących się w danym obiekcie. Wszystkie wymagania w stosunku do warunków lokalowych dla usług hotelarskich znajdują się w Obwieszczeniu Ministra Gospodarki w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów świadczących te usługi.
Sprzęt RTV i muzyka w obiekcie
Oferta większości obiektów hotelarskich obejmuje swoim zakresem wyposażenie pokoi w telewizor z dostępem do części programów, jak również w odbiornik radiowy. Dodatkowo coraz częściej możliwy jest dostęp do bezpłatnego Internetu poprzez wi-fi. Zamontowanie sprzętów grających, odbiorników telewizyjnych i radiowych wymaga posiadania przez przedsiębiorcę licencji pozwalającej na publiczne odtwarzanie muzyki, co wiąże się z opłatą abonamentową.
Kontrola obiektów
Hotele i pensjonaty podlegają częstym kontrolom oceniającym. Zespół oceniający jest powoływany przez marszałka województwa lub ministra właściwego ds. turystyki. Zespół będąc na kontroli:
bada wszystkie pomieszczenia i urządzenia, które znajdują się w obiekcie hotelowym
żąda od kierownika obiektu i od wszystkich zatrudnionych osób pisemnych oraz ustnych informacji w sprawach, które zostały objęte kontrolą
analizuje dokumenty potwierdzające spełnienie przez obiekt pierwotnych wymagań budowlanych, sanitarnych i przeciwpożarowych oraz innych świadczonych w zakresie usług hotelarskich również gastronomicznych.
RODO
Goście przyjeżdżający do hotelu są zobowiązani do podawania danych osobowych, co wiąże się z ich przetwarzaniem. Do jednych z podstawowych obowiązków kierownictwa hotelu należy:
przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu RODO
wykonywanie obowiązków jakie wynikają z praw osób, których dotyczą dane osobowe
zapewnienie wymaganego poziomu bezpieczeństwa dotyczącego przetwarzanych danych osobowych
wyznaczenie inspektora ochrony danych osobowych
Hotel jest jednym z tych miejsc, w którym przetwarza się sporą ilość danych osobowych (gości i pracowników). Przetwarzane dane obejmują imiona i nazwiska, dane o lokalizacji, historii połączeń telefonicznych gości. Dodatkowo w hotelu przetwarzane są wizerunki osób (zdjęcia) pochodzące z monitoringu w lobby. Jeżeli nagrywane są rozmowy telefoniczne, to katalog przetwarzanych danych musi być rozszerzony o tzw. daną biometryczną. Ze względu na tak dużą ilość przetwarzanych danych niezwykle ważne jest stosowanie przepisów o RODO.
Propozycje na marketing
Duża część osób poszukuje ofert noclegowych w Internecie za pośrednictwem stron internetowych. Obecnie Internet jest największą dostępną bazą noclegową, którą codziennie odwiedza mnóstwo osób zainteresowanych noclegiem. Przykładem stron oferujących noclegi są: noclegowo, czy nocowanie .pl. Przedsiębiorca świadczący usługi hotelarskie powinien wziąć pod uwagę dołączenie do takich portali. Istotne jest też posiadanie własnej strony internetowej, która dobrze spełni swoją rolę jeżeli będzie posiadała ładny, schludny wygląd zachęcający do jej odwiedzenia. Strona powinna zawierać aktualne zdjęcia i informacje jak najlepiej odzwierciedlające stan faktyczny obiektu. Powinna być też dobrze wypozycjonowana, aby można było ją łatwo znaleźć i była jak najwyżej w wynikach wyszukiwania. Przedsiębiorca powinien zadbać o zadowolenie klientów w myśl zasady, że zadowolony klient poleci usługę swoim znajomym i rodzinie, jak również innym osobom poszukującym noclegu np.: poprzez zamieszczenie pozytywnej opinii na portalu internetowym. Dobrym pomysłem wydaje się być umieszczenie atrakcyjnej oferty na stronie typu Groupon.
