Zgodnie z prawem obowiązującym w Polsce, przedsiębiorca nie musi posiadać lokalu biurowego do prowadzenia działalności gospodarczej. Nie ma przeszkód, aby firma była zarejestrowana w domu. Jednak posiadanie lokalu oraz prestiżowego adresu jest mile widziane. Czym jest wirtualne biuro i jakie są jego zalety, a jakie wady?
W praktyce przez wirtualne biuro należy rozumieć adres, pod którym przedsiębiorca prowadzi swoją działalność. Zakres usługi jaką jest wirtualne biuro może być dowolny. Przedsiębiorca decyduje czy wybiera wariant podstawowy, czy też decyduje się na usługę bardziej rozszerzoną. W wariancie podstawowym otrzymuje do dyspozycji prestiżowy adres. Może też rozszerzyć usługę o zlecenie odbierania i segregowania poczty, obsługi sekretariatu oraz inne usługi. Wszystko zależy od potrzeb.
Niektóre wirtualne biura posiadają ofertę usługi coworkingu, co oznacza, że udostępniają przedsiębiorcom wspólną przestrzeń biurową i konferencyjną. Polskie przepisy pozwalają na prowadzenie działalności pod wirtualnym adresem i uznają takie działanie za legalne. Warunek: usługa musi być rozliczana zgodnie z obowiązującymi przepisami (model B2B, usługodawca wystawia fakturę). Jeżeli biuro udostępnia tylko sam adres bez pomieszczenia, to w przypadku kontroli skarbowej, przedsiębiorca może mieć trudność w umożliwieniu kontrolerom przeprowadzenia czynności sprawdzających.
Kto może skorzystać z usługi wirtualnego biura?
Wirtualne biuro jest dobrym rozwiązaniem dla każdego przedsiębiorcy, który do prowadzenia działalności nie potrzebuje pomieszczenia biurowego, a jedynie sam adres, a dodatkowo nie chce ponosić wysokich kosztów stałych związanych z utrzymaniem tradycyjnego biura. Adres wirtualny służy przede wszystkim do obsługi korespondencji i ma za zadanie uwiarygodnić firmę w oczach klientów. Jest to idealne rozwiązanie dla małych jednoosobowych biznesów, w których przedsiębiorcy świadczą usługi osobiście lub takich, którzy dopiero co rozpoczynają działalność.
firmy, które chcą mieć oddział w danym mieście, ale które w rzeczywistości prowadzą działalność gdzie indziej.
W ostatnim czasie coraz większą popularność zdobywają zagraniczne biura wirtualne, głównie w Czechach i na Litwie. W ten sposób przedsiębiorcy chcą uniknąć płacenia wysokich składek na polski ZUS i dlatego też rejestrują działalność w innym kraju. Jeżeli ZUS dowie się o tym, to może dojść do wyrejestrowania firmy z polskiego systemu.
Wirtualne biuro – zalety
niższe koszty – podstawowy pakiet (adres i skrzynka pocztowa), to koszt ok. 100 zł miesięcznie. Wysokość stawki zależy też od lokalizacji. Prestiżowe adresy, przeważnie w centrum miasta wyceniane są na wyższą kwotę. Jednak mimo wszystko jest to dużo mniej w porównaniu z wynajmem i zapłatą czynszu w stacjonarnym lokalu biurowym. Dodatkowo odpada koszt zakupu wyposażenia biurowego
możliwość zaliczenia opłaty do kosztów uzyskania przychodu – jeżeli usługa wirtualnego biura rozliczana jest na zasadzie B2B, to brak jest przeciwwskazań żeby przedsiębiorca mógł rozliczyć koszt w działalności
odciążenie od formalności – większość wirtualnych biur oferuje większą ilość usług niż tylko adres, czy udostępniona skrzynka e-mailowa. Przedsiębiorca może otrzymać także usługi księgowe lub z zakresu sekretariatu
prestiż – posiadanie adresu w prestiżowej lokalizacji podwyższa wizerunek firmy w oczach jej klientów.
Wirtualne biuro – wady
większe zainteresowanie firmą ze strony urzędu skarbowego – firmy, które są zarejestrowane pod wirtualnymi adresami mogą wzbudzić większe zainteresowanie ze strony urzędu skarbowego i ZUS-u, co może objawić się częstszymi kontrolami
mijanie się z rzeczywistością – czasami bywa tak, ze biura niezbyt należycie wywiązują się ze swoich obowiązków poprzez opóźnienia w przekazywaniu poczty, za wolnym odsyłaniem skanów dokumentów, czy zatrudnianiem niekompetentnych pracowników sekretariatu
brak wpływu na to kto otrzymuje adres – biura wirtualne bardzo często udostępniają adres różnym firmom, które tylko wykupią usługę. Może więc się zdarzyć, że pod jednym adresem znajdą się firmy o niezbyt dobrej reputacji. Może to mieć wpływ na wizerunek firmy i przedsiębiorcy, który ją prowadzi.
