W działalności gospodarczej często mamy do czynienia z usługami niematerialnymi, które nie są bezpośrednio związane z rzeczami. Takie usługi są trudne do zmierzenia i udokumentowania. Właśnie dokumentowanie usług niematerialnych przysparza przedsiębiorcom najwięcej problemów. Jak należy skutecznie udokumentować fakturę za usługi niematerialne?
Za usługi niematerialne uważane są usługi niemające trwałej formy i niebędące w bezpośrednim związku z dobrami materialnymi oraz nie dające się zmierzyć, czyli świadczenia niemające postaci rzeczowej.
Usługami niematerialnymi są między innymi:
usługi doradcze (doradztwo prawne, podatkowe oraz związane z zarządzaniem)
usługi z zakresu rachunkowości i audytu finansowego
usługi edukacyjne pozaszkolne
usługi reklamowe
usługi marketingowe
badania rynku i opinii publicznej.
Jeżeli przedsiębiorca chce zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłaty wydatkowane na usługę niematerialną, to musi udowodnić, że taka usługa została faktycznie wykonana. Katalog usług niematerialnych jest cały czas otwarty co oznacza, że przedsiębiorca może odliczyć od podatku należnego podatek od innego rodzaju usług niż te wymienione powyżej. Jednak musi pamiętać o tym, że mogą to być jedynie usługi związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
Faktura za usługi niematerialne – dane jakie powinna zawierać
Fakturę za usługi niematerialne wystawia się wg wzoru obowiązującego przy zwykłych fakturach VAT co oznacza, że powinna ona zawierać podobne elementy do tych, które umieszcza się na zwykłej fakturze. W związku z tym na dokumencie wystawionym za usługi niematerialne koniecznie muszą znaleźć się takie dane, jak np.:
data wystawienia faktury
kolejny numer faktury
dane obu stron
rodzaj świadczonych usług
zakres usług
cena netto
stawka podatku
cena brutto.
Dodatkowo do tak wystawionej faktury podatnik musi dołączyć jeszcze inny dowód potwierdzający wykonanie usługi niematerialnej. Bez takiego dowodu organy podatkowe mogą uznać fakturę za pustą, czyli taką która potwierdza sprzedaż niemającą miejsca. Dopiero potwierdzenie wykonania usługi niematerialnej dodatkowym dowodem przykładowo w postaci korespondencji e-mailowej daje podatnikowi możliwość dokonania odliczenia podatku. W tej sytuacji urząd skarbowy również nie będzie miał wątpliwości, że dana czynność została faktycznie wykonana.
Usługa niematerialna – jak udowodnić jej wykonanie? Faktura i umowa oraz dodatkowe dowody
W przypadku usług niematerialnych trudno jest wykazać, że usługa została wykonana, pomimo iż podmiot ją świadczący otrzymał zapłatę. W jaki sposób zatem należy udowodnić, że usługa została zrealizowana, tak aby organ podatkowy mógł stwierdzić, że faktycznie miała ona miejsce? Nie wystarczy samo wystawienie faktury czy spisanie umowy na wykonanie usługi.
Często urząd skarbowy wymaga dostarczenia dodatkowych dowodów takich, jak np.:
notatki ze szkolenia
materiałów szkoleniowych
notatki ze spotkania
wiadomości e-mail wymienianych z księgowym lub doradcą
dokumentacji fotograficznej
materiałów promocyjnych otrzymanych podczas konferencji lub kursu
Taki sposób dokumentowania zgodny jest z orzecznictwem sądów administracyjnych. Przykładem mogą być wyroki: wyrok WSA w Olsztynie z 23 maja 2019 r., sygn. akt I SA/Ol 262/19, wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 16 lutego 2021 r., sygn. akt I SA/Bd 688/20 oraz wyrok WSA w Gliwicach z 24 marca 2021 r., sygn. akt I SA/Gl 34/21. Można w nich przeczytać, że umowy sporządzane w związku z wykonaniem usług niematerialnych są jedynie potwierdzeniem zawarcia umowy przez podatnika, ale nie stanowią dowodu na wykonanie usługi. Faktura dokumentuje jedynie dokonanie transakcji pod kątem księgowym co oznacza, że nie może stanowić dowodu wykonania usługi.
Usługi niematerialne, a podatek VAT
Czynny podatnik VAT ma obowiązek rozliczyć podatek VAT od dokonanej czynności. Podatek może być należny i naliczony. Do urzędu skarbowego wpłaca się podatek należny wynikający ze sprzedaży towarów i usług, który może zostać pomniejszony o kwotę podatku naliczonego. Podatek naliczony płacony jest od nabytych towarów i usług w celu wykorzystywania ich w działalności gospodarczej. Przedsiębiorca, który chce odliczyć podatek naliczony od należnego musi posiadać dokumenty potwierdzające dokonane transakcje. Obowiązkiem dokumentacyjnym objęte są różne transakcje, między innymi te dotyczące wykonania usług niematerialnych nabytych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Ustawa o VAT nie wskazuje jednak dokładnie jakich dowodów powinien dostarczyć przedsiębiorca, żeby udowodnić wykonanie usługi niematerialnej. W art. 180 par. 1 Ordynacji podatkowej można przeczytać, że:
Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Dokumentację dotyczącą usług niematerialnych mogą tworzyć np.:
pisemne potwierdzenia zamówienia na wykonanie usługi oraz realizacji zamówienia
protokoły zakończenia i odbioru usługi
opinie, raporty i ewidencje czasu pracy
dokumentacja fotograficzna, ulotki i materiały promocyjne.
Akceptowalnymi dowodami mogą też być zeznania świadków składane przez osoby reprezentujące podatnika, a także osoby stojące po stronie realizującego usługę. Każdy dowód powinien zostać zabezpieczony i przechowywany przynajmniej przez 5 lat.
Kontrola podatkowa, a brak potwierdzenia na wykonanie usługi
Podczas kontroli skarbowej organy podatkowe proszą o przedstawienie właściwej dokumentacji potwierdzającej wykonanie danej usługi niematerialnej. W przypadku braku odpowiednich dowodów mogą zakwestionować wydatki poniesione na taką usługę i zaliczenie ich do kosztów podatkowych co dla podatnika wiąże się z zapłatą wyższego podatku. W niektórych przypadkach na przedsiębiorcę może zostać nałożona nawet sankcja karno-skarbowa.
Usługi niematerialne – jaki obowiązek ma sprzedawca usługi?
Sprzedawca usług niematerialnych przy rozliczeniu i ujęciu w pliku JPK usługi niematerialnej musi obowiązkowo oznaczyć ją za pomocą kodu GTU 12. Od 2021 roku do usług niematerialnych zostały dołączone usługi audytu finansowego i pozaszkolnych form edukacji.
Usługi niematerialne w transakcjach z kontrahentami zagranicznymi – czym jest podatek u źródła (WHT)?
Podatek WHT u źródła jest zryczałtowanym podatkiem dochodowym od osób fizycznych i prawnych. Dotyczy płatników, których miejsce zamieszkania, siedziba lub zakład pracy zagraniczny znajduje się w państwie, w którym powstaje dochód. Dotyczy transakcji zawieranych pomiędzy polskimi przedsiębiorcami, a ich kontrahentami z zagranicy. Podatek płacony jest od niektórych przychodów, w tym także usług niematerialnych uzyskiwanych w Polsce przez nierezydentów podatkowych. Obowiązkiem obliczenia i poboru podatku objęty jest polski przedsiębiorca będący płatnikiem usług. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT podatek WHT wynikający z usług niematerialnych wynosi 20%. Stawka ta może zostać obniżona na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub podatek może nie zostać pobrany w ogóle zgodnie z powyższą ustawą o ile zostanie udokumentowana siedziba podatnika dla celów podatkowych poprzez uzyskany certyfikat rezydencji. Certyfikat rezydencji jest zaświadczeniem o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych. Zaświadczenie wydaje właściwy organ administracji podatkowej państwa zamieszkania podatnika.
