Jak wystawiać faktury dla firm zagranicznych?

Zagraniczni kontrahenci to dla przedsiębiorcy przede wszystkim możliwość osiągnięcia większych zysków i poprawy wizerunku firmy. Z tego względu sprzedaż towarów i usług za granicę nie traci na popularności. Jak wystawić fakturę dla zagranicznych kontrahentów? Poznaj różnice między tradycyjnym dokumentem a dedykowanym dla zagranicznych podmiotów.

Faktura dla zagranicznej firmy – podstawowe informacje

Zgodnie z ustawą o VAT, faktura dla zagranicznych kontrahentów to dokument przeznaczony do potwierdzania transakcji zawieranych z firmą zagraniczną wystawiany do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy usługa została wyświadczona. Faktura może zostać wystawiona do maksymalnie 30 dni przed wyświadczeniem usługi.

Miejsce świadczenia usług na fakturze dla zagranicznego kontrahenta

Do rozliczenia należnego podatku VAT konieczne jest właściwe wyznaczenie miejsca świadczenia usług, co w praktyce oznacza miejsce opodatkowania. Posiłkując się ogólną zasadą, wyznaczoną dla państw należących do UE, dowiadujemy się, że miejsce świadczenia usług jest takie samo, jak siedziba kontrahenta (zgodnie z art. 28b ustawy o VAT, odpowiednik art. 44 unijnej dyrektywy VAT).

Dyrektywa 2006/112/WE jest wykorzystywana do wyznaczenia kwestii opodatkowania, jak i również transakcji pomiędzy podmiotami z siedzibą występującą w różnych krajach UE.

Art. 28 ustawy o VAT (art. 28b ust. 2-4, art. 28e, art. 28f ust. 1 i 1a, art. 28g ust. 1, art. 28i, art. 28j ust. 1 i 2, art. 28n) to wyjątki od zasady ogólnej.

Wśród najczęściej spotykanych odstępstw można wymienić:

• usługobiorcę mającego stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej innej niż siedziba działalności – wtedy miejsce świadczenia usług to stałe miejsce prowadzenia działalności,
• usługobiorcę, który nie ma siedziby oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – wtedy miejsce świadczenia usług jest takie samo, jak stałe miejsce zamieszkania albo pobytu.

Polski przedsiębiorca nie ma obowiązku obliczać kwoty podatku, musi z kolei wskazać w deklaracji VAT-7, że świadczy usługi podlegające opodatkowaniu poza Polską.

Faktura dla zagranicznego kontrahenta – jak przygotować?

Faktura sprzedaży służy do dokumentowania transakcji, bez względu na to, czy kontrahent jest krajowy, czy zagraniczny.

Język, w jakim wystawiana jest faktura, może być zgody z językiem ojczystym kontrahenta, jednak w praktyce przyjęło się stosowanie języka angielskiego. Z kolei z doświadczenia wiemy, że polski fiskus oczekuje od przedsiębiorców faktur w języku polskim, co oznacza, że należy przygotować dwujęzyczne faktury, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.

Faktury dedykowane dla zagranicznych kontrahentów są najczęściej wystawiane w walucie obcej – euro albo innej, jednak zgodnie z obowiązującymi zasadami w Księdze Przychodów i Rozchodów kwoty faktury muszą być wyrażone w złotówkach, a do przeliczenia należy zastosować kurs NBP.

Dla faktur wystawionych przed wyświadczeniem usług trzeba użyć średniego kursu danej waluty ogłoszonego przez NBP na dzień wystawienia faktury. Z kolei faktura wystawiona po wyświadczeniu usługi wymaga zastosowania kursu ogłoszonego na dzień przed wyświadczeniem usługi.

Informacje wymagane w fakturze VAT UE:

• imię, nazwisko lub nazwę firmy kontrahenta,
• adres zamieszkania, siedziby lub stałego miejsca wykonywania działalności,
• numer NIP lub PESEL,
• data wystawienia faktury,
• opis usługi/towaru,
• cena wykonywanej usługi/sprzedawanego towaru.

Przedsiębiorca nabywający towary lub usługi reguluje stawki netto, a na dokumencie za usługę musi znaleźć się określenie „odwrotne obciążenie”, czyli po angielsku „reverse charge” – to potwierdzenie, iż faktura dedykowana dla zagranicznej firmy nie zawiera VAT. Za rozliczenie podatku VAT odpowiada usługobiorca.

Jeżeli nabywcą jest osoba fizyczna i wystawiana jest tradycyjna faktura, konieczne jest podanie kwoty netto, brutto i stawki podatku należnego wyznaczonego na zasadach opisanych w polskim prawie.

Faktura dla kontrahenta, który nie należy do UE - KSeF

Wystawiając fakturę dla kontrahenta, który pochodzi z kraju nienależącego do UE, należy przestrzegać dokładnie takich samych zasad, jak w przypadku nabywców z UE.

KSeF jest aktualnie dobrowolny, a moment wprowadzenia obowiązku korzystania z systemu przez przedsiębiorców został opóźniony w czasie. Jednak należy mieć świadomość, że KSeF nie umożliwia dokumentowania transakcji wykonanych na rzecz zagranicznych kontrahentów.

Z KSeF korzystają:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT,
• podatnicy zagraniczni posiadający w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT. 

Jeżeli zagraniczny przedsiębiorca ma w RP stałe miejsce prowadzenia działalności, po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, będzie zobligowany do korzystania z niego. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, iż ustawodawca wyznaczył, iż obowiązek spoczywa na przedsiębiorcach, dla których stałe miejsce prowadzenia działalności bierze udział w dostawie towarów lub usług – w przeciwnym wypadku, obowiązek korzystania z KSeF zostaje zniesiony.

Dla podmiotów krajowych i zagranicznych, które z uwagi na przyczyny techniczne nie mogą uzyskać uprawnień do KSeF w sposób elektroniczny, mogą dostarczyć zawiadomienie o nadaniu uprawnień w formie papierowej. Precyzując, jest to zawiadomienie ZAW-FA, które służy do wskazania konkretnej osoby fizycznej dedykowanej do używania KSeF. W praktyce oznacza to możliwość wystawiania faktur w imieniu podmiotu, dostępu do faktur i nadawania oraz odbierania uprawnień. Upoważnienie jest dedykowane tylko dla jednej osoby.

Trzeba wyraźnie podkreślić, że uprawnienia ZAW-FA to wyjątkowa sytuacja – w celu nadania uprawień przez podatników, należy skorzystać z formy elektronicznej przez KSeF.

Faktury dla zagranicznych kontrahentów - wystawianie w KSeF

Sprzedając towary albo usługi dla zagranicznych kontrahentów, polski przedsiębiorca jest zobligowany do korzystania z KSeF.

Wystawca dokumentu musi upewnić się, że odbiorca ma dostęp do KSeF. W przypadku odpowiedzi negatywnej bardzo istotne jest wzbogacenie faktury w kod QR i dostarczenie jej innym sposobem niż poprzez KSeF (poczta elektroniczna itd.).

Przedsiębiorcy nie dysponują informacjami o zagranicznych kontrahentach, którzy korzystają z KSeF, dlatego weryfikacji muszą dokonywać we własnym zakresie.

Faktury w walucie obcej dla polskich przedsiębiorców a KSeF

Jeżeli zagraniczny przedsiębiorca używa KSeF do wystawienia faktury w walucie obcej dla polskiego kontrahenta, kwota widniejąca w fakturze zostaje określona jedynie w wybranej walucie obcej (pole KodWaluty).

Podczas przeliczania stosuje się dokładnie takie same zasady, jak w przypadku tradycyjnych faktur.

Art. 106e ust. 11 ustawy o VAT wskazuje, że kwota podatku widniejąca na fakturze musi zostać przeliczona na złotówki i zaokrąglona do pełnych groszy, gdzie końcówki poniżej 0,5 pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się w górę.

Data publikacji: 2024-03-20, autor: FakturaXL