Obowiązkowe elementy faktury dla zagranicznego kontrahenta
Faktury dla zagranicznych kontrahentów są wystawiane w takich samych terminach, jak wyznaczono dla dokumentów dedykowanych dla krajowych odbiorców. Oznacza to do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, kiedy usługa została wyświadczona. Zgodnie z obowiązującymi zasadami, faktura jest wystawiana również przed wykonaniem usługi, ale nie wcześniej niż 30 dni przed terminem realizacji.
Ustawodawca wyznacza szereg informacji, które muszą znaleźć się w każdej fakturze wystawionej dla zagranicznego kontrahenta:- data wystawienia faktury,
- imię, nazwisko albo nazwa firmy klienta,
- miejsce zamieszkania, siedziby albo miejsca wykonywania działalności gospodarczej,
- numer PESEL bądź numer NIP,
- opis towaru albo usługi,
- cena towaru bądź usługi,
- adnotacja „odwrotne obciążenie” – w przypadku przedsiębiorców,
- stawka netto – dla przedsiębiorców,
- kwota netto, stawka należnego podatku i kwota brutto – dla osób fizycznych.
W jakim języku wystawia się fakturę dla zagranicznego nabywcy?
Faktury dla zagranicznych kontrahentów są wystawiane w ich ojczystym języku – taką zasadę przyjęto wiele lat temu i jest ona bezustannie praktykowana. Jednak warto mieć również dokument w języku polskim, aby nie budzić wątpliwości organów krajowej administracji skarbowej w przypadku ewentualnej kontroli.
Księga Przychodów i Rozchodów musi zawierać zapisy wyłącznie w języku polskim – ta zasada obowiązuje wszystkich przedsiębiorców.Faktura dla zagranicznego kontrahenta – jaka waluta?
Podmiot wystawiający fakturę sam decyduje, czy kwoty na fakturze zostaną podane w złotówkach, czy w walucie obcej. Najlepszym rozwiązaniem jest poznanie preferencji kontrahenta. Trzeba jednak zaznaczyć, że dla celów podatkowych wymagane jest przeliczenie faktury na złotówki.Należy zastosować kurs waluty zgodny z kursem ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy, występujący przed:
- dniem wystawienia faktury (gdy fakturę wystawiono przed wyświadczeniem usługi),
- dniem wyświadczenia usługi (gdy faktura została wystawiona po dniu wykonania).
Jaki kurs posłuży do przeliczenia faktury wystawionej w Euro w dniu 6.05.2023 roku, kiedy sprzedaż nastąpiła 29.04.2023 roku?
Przedsiębiorca musi zastosować kurs NBP z dnia 28.04.2023 roku.
Różnice kursowe, które występują w transakcjach międzynarodowych, stanowią dla przedsiębiorcy przychód do opodatkowania albo koszt uzyskania przychodu.
Miejsce świadczenia usługi dla zagranicznego klienta
Zgodnie z ogólnymi przepisami, miejscem świadczenia usług w przypadku osób fizycznych jest siedziba albo stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Art. 28b ustawy o VAT podaje szczegółowe miejsce świadczenia usług.
Miejsce świadczenia usługi jest uwarunkowane statusem nabywcy – inne zasady obowiązują przedsiębiorców (kontrakt B2B), a inne konsumentów (B2C).
Dla czynnych podatników VAT miejsce świadczenia usługi to siedziba działalności gospodarczej nabywcy. W drugim przypadku, czyli dla osób fizycznych miejscem świadczenia usługi jest siedziba sprzedawcy.
Gdy rozliczenie podatku odbywa się w Polsce, konieczne jest zastosowanie odpowiedniej stawki VAT – na podstawie przepisów krajowych.
Należy mieć świadomość, że przedsiębiorca może zastosować kasę fiskalną do ewidencji sprzedaży zagranicznej, pod warunkiem że jest ona świadczona na rzecz obywatela państwa należącego do Unii Europejskiej.
Jeżeli usługa jest świadczona przez podmiot, który nie posiada siedziby albo stałego miejsca prowadzenia działalności, miejsce świadczenia usługi jest miejscem zamieszkania, bądź miejscem pobytu usługobiorcy.
Dla przedstawionych powyżej zasad ustawodawca wyznaczył szereg wyjątków wyznaczonych w art. 28d, art. 28e, art. 28f ust. 1, 2 i 3, art. 28g ust. 2 i art. 28h-28n.Dotyczą one:
- usługi powiązane z nieruchomościami,
- usługi kulturalne,
- usługi sportowe oraz edukacyjne,
- usługi transportowe,
- usługi turystyczne,
- usługi restauracyjnego oraz cateringowe.
Reverse charge, czyli faktura z odwrotnym obciążeniem
Wystawiając fakturę dla zagranicznego odbiorcy (firmy), rozliczenie podatku VAT jest obowiązkiem zagranicznego kontrahenta – podatek VAT jest rozliczany w siedzibie kraju odbiorcy. Polski przedsiębiorca na wystawianej fakturze musi zastosować odpowiednie oznaczenie - „np.”, czyli wystawca nie ma obowiązku naliczenia i uregulowania podatku VAT w naszym kraju.
Z kolei na fakturach zagranicznych musi widnieć informacja „odwrotne obciążenie”, a po angielsku „reverse charge”, co oznacza, że nabywca towarów bądź usług ma obowiązek podatkowy.
Należy wyraźnie podkreślić, że w sytuacji, gdy odbiorcą jest zagraniczna osoba fizyczna, obowiązek uregulowania podatku VAT spoczywa na polskim przedsiębiorcy.Polscy przedsiębiorcy a zagraniczne faktury
Jeżeli polski przedsiębiorca otrzyma fakturę od zagranicznego przedsiębiorcy, ma obowiązek rozliczyć polski VAT od otrzymanego dokumentu.Dla czynnych podatników VAT, którzy są zarejestrowani do VAT-UE mowa o czynności neutralnej podatkowo, w której VAT jest naliczany i odliczany. Sytuacja przedstawia się inaczej dla podatników korzystających ze zwolnienia z VAT, a mianowicie są zobowiązani do naliczenia polskiego podatku od towarów i usług, a następnie dokonują wpłaty na przypisany do siebie mikrorachunek. Kolejnym obowiązkiem jest złożenie kompletnej deklaracji VAT-9M.
Obowiązek rejestracji do VAT UE
Rejestracja do VAT UE jest obowiązkowa dla wszystkich czynnych oraz zwolnionych przedsiębiorców pragnących prowadzić transakcje z zagranicznymi podmiotami. W celu załatwienia formalności należy uzupełnić wniosek VAT-R – szczególnie istotna jest część C.3. Po dokonaniu wszystkich formalności przedsiębiorcy zostaje przyznany numer NIP UE, stanowiący podstawę do prowadzenia transakcji z kontrahentami z UE.
W celu weryfikacji potencjalnego kontrahenta warto sprawdzić system VIES – w systemie następuje weryfikacja, czy podany numer jest aktywny, czy też nie.
Data publikacji: 2024-01-14, autor: FakturaXL
