Jak sprawdzić, czy zagraniczna firma jest płatnikiem VAT?
Prawidłowa weryfikacja kontrahentów, również zagranicznych ma niewątpliwie wpływ na prawidłowe rozliczenie podatku VAT. W jaki sposób można skontrolować zagranicznego podatnika, czy jest zarejestrowany i jaki wpływ ma rejestracja lub jej brak na rozliczenie podatku przez polskiego podatnika?
Rozliczenie świadczenia usług w świetle podatku VAT – transakcje z zagranicznymi kontrahentami
Art. 28b ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika uważa się miejsce, w którym podatnik jako usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej. Z kolei za podatnika na potrzeby stosowania przepisów dotyczących miejsca świadczenia usług uważany jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą lub podmiot prowadzący działalność gospodarczą jaka odpowiada działalności w rozumieniu ustawy niezależnie od jej celu i rezultatu. Tak więc podatnikiem może być nie tylko podmiot z Polski, ale również może nim być podatnik z innego państwa członkowskiego, a także podatnik z kraju trzeciego podlegający pod regulacje obowiązujące w jego kraju.
W przypadku, kiedy polski podatnik świadczy usługi na rzecz innego przedsiębiorcy z państwa członkowskiego Unii Europejskiej, to obowiązkiem podatkowym związanym z rozliczeniem podatku zostaje objęty usługobiorca. Taka transakcja nie jest opodatkowana w Polsce. W tej sytuacji polski podatnik powinien wystawić fakturę dokumentującą dokonaną transakcję, na której zobowiązany jest umieścić adnotację „odwrotne obciążenie”. Wystawiona faktura nie będzie zawierała kwoty ani stawki podatku.
Obowiązkiem prawidłowego rozpoznania statusu kontrahenta jako podatnika objęty jest podmiot wykonujący usługę, który celem rozpoznania sprawy może korzystać z dostępnych dokumentów jak i informacji uzyskanych od usługobiorcy. Status podatkowy nabywcy może zostać ustalony na podstawie rejestracji w państwie członkowskim siedziby. Wskazuje na to art. 18 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego UE 282/2011, w którym napisane jest, że jeżeli usługodawca nie posiada innych informacji to może uznać, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium państw członkowskich Wspólnoty posiada status podatnika, jeżeli:
usługobiorca podał usługodawcy swój indywidualny numer identyfikacyjny VAT i usługodawca posiada potwierdzenie ważności wskazanego numeru identyfikacyjnego, a także jest w posiadaniu nazwiska lub nazwy i adresu jakie zostały przypisane do tego numeru
usługobiorca nie otrzymał jeszcze indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT, ale poinformował usługodawcę o tym, że zwrócił się z wnioskiem o nadanie numeru i usługodawca uzyskał dowolny inny dowód potwierdzający, że usługobiorca jest podatnikiem lub osobą prawną niebędącą podatnikiem, w stosunku do której wymagana jest identyfikacja dla celów VAT.
Wymaga się, aby weryfikacja rzetelności przedstawionych przez usługobiorcę danych była przeprowadzona w rozsądnym zakresie za pomocą zwykłych, handlowych środków bezpieczeństwa, takich jak np. środki dotyczące kontroli tożsamości lub płatności.
Podmioty świadczące usługi, dla których zastosowanie ma art. 28b ustawy o VAT mają obowiązek dokonać rejestracji na potrzeby VAT-UE na formularzu VAT-R jeszcze przed wykonaniem pierwszej czynności. Podmioty te zobligowane są do podawania numeru NIP poprzedzonego kodem PL podczas realizacji transakcji zagranicznych. Obowiązkiem rejestracji objęci są zarówno podatnicy VAT czynni jak i zwolnieni dokonujący odpłatnego świadczenia usług poza terytorium Polski na rzecz innych przedsiębiorców.
Polscy podatnicy w celu weryfikacji zagranicznego kontrahenta (usługobiorcy) mogą korzystać z elektronicznej bazy VIES. Znajdują się w niej następujące informacje:
indywidualny numer identyfikacyjny VAT
imię i nazwisko lub nazwa podatnika
adres przedsiębiorstwa na podstawie, którego dane przedsiębiorstwo przypisane jest do właściwego urzędu skarbowego
data przyznania numeru identyfikacyjnego
data wygaśnięcia numeru identyfikacyjnego.
W Polsce rolę jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za dokonywanie potwierdzeń identyfikacji określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, a także do informowania o braku takiego potwierdzenia jest Izba Administracji Skarbowej w Poznaniu.
Czasami może zdarzyć się, że kontrahent z Unii Europejskiej nie będzie zarejestrowany w bazie VIES. Jak w takiej sytuacji można rozliczyć usługę? Jak wskazuje art. 18 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego UE 282/2011, jeżeli usługodawca nie jest w posiadaniu odmiennych informacji, to może uznać, że usługobiorca prowadzący działalność gospodarczą na terytorium Unii jest osobą niebędącą podatnikiem pod warunkiem, że wykaże, iż nie podał swojego indywidualnego numeru identyfikacyjnego VAT usługodawcy. Jeżeli więc usługobiorca nie posiada numeru VAT, to nie musi wcale oznaczać, że w tej sytuacji art. 28b ustawy o VAT nie będzie miał zastosowania. Sama rejestracja na potrzeby podatku od wartości dodanej nie musi przesądzać o posiadaniu statusu podatnika VAT w oparciu o dyrektywę VAT lub ustawę o podatku od towarów i usług. Podobne zdanie w tej kwestii wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 8 maja 2013 roku, nr I SA/Bk 108/13, w którym można przeczytać, że analizując definicję podatnika nie można uważać, że tylko kontrahent posiadający numer VAT-UE lub w inny sposób dokumentujący swój status podatnika, którego siedziba znajduje się w innym państwie członkowskim może być podatnikiem. Nawet w sytuacji, w której usługobiorca niezarejestrowany do VAT-UE nie będzie chciał udostępnić dokumentów potwierdzających, że prowadzi działalność gospodarczą nie musi koniecznie oznaczać, że usługodawca nie może założyć, że kontrahent ma status podatnika. W związku z powyższym, brak rejestracji usługobiorcy jako podatnika VAT-UE nie musi świadczyć o braku możliwości do zastosowania rozliczenia danej usługi zgodnie z art. 28b ustawy o VAT.
PRZYKŁAD Polski przedsiębiorca będący zarejestrowanym podatnikiem VAT-UE wykonał usługę na rzecz kontrahenta z Irlandii. Kontrahent prowadzi działalność gospodarczą i posiada siedzibę firmy oraz oddziały w kilku krajach. Do tego zatrudnia pracowników, a także podejmuje działania marketingowe oraz reklamowe. Polski podatnik sprawdzał kontrahenta w bazie VIES. Usługobiorca nie jest zarejestrowany do VAT-UE. Pomimo braku rejestracji jest on podatnikiem podatku od wartości dodanej. W związku z tym można do rozliczenia VAT zastosować art. 28b ustawy o VAT.
Podsumowanie
Jednym ze sposobów potwierdzających status podatkowy zagranicznego kontrahenta jest sprawdzenie go w systemie informatycznym VIES. Jednak nie jest to jedyne źródło pozyskiwania informacji i nie stanowi wyłącznego dowodu na realizację transakcji na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą poza granicami kraju, w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej.
