Podatnicy podatku VAT planujący współpracę z innymi kontrahentami powinni na początku sprawdzić, czy dany przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Do sprawdzania podatników służy rejestr czynnych podatników VAT, tzw. biała lista podatników.
Czym jest i do czego służy biała lista podatników?
Pod nazwą biała lista podatników VAT kryje się wykaz wszystkich polskich podatników VAT, zarówno czynnych, niezarejestrowanych, wykreślonych, przywróconych do rejestru VAT. Wykaz podatników prowadzony jest przez Szefa KAS i zawiera podstawowe dane firmy, jak nazwa, status podatnika oraz podstawy prawne dotyczące rejestracji, odmowy rejestracji, a także numer konta bankowego powiązanego z danym podmiotem.
Dzięki białej lisie podatnik może sprawdzić:
czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT (przy zwolnieniu z VAT pojawia się informacja „zwolniony”)
dane firmy oraz jej status
numer firmowego rachunku bankowego (widoczne są tylko rachunki firmowe).
Wykaz podatników VAT dostępny jest na stronie www.podatki.gov.pl. Podmiotów szuka się wpisując właściwe dane do wyszukiwarki.
Dany podmiot można znaleźć na podstawie:
numeru NIP
numeru REGON
nazwy firmy
numeru konta.
Numery bankowe udostępnione na białej liście pochodzą z bazy Krajowej Administracji Skarbowej. Pobierane są z danych widniejących w urzędzie skarbowym, które wcześniej podał podatnik. Numery rachunków prywatnych nie są udostępniane.
Jeżeli więc przedsiębiorca w działalności gospodarczej nie korzysta z konta firmowego, a z prywatnego, to taki numer nie znajdzie się na białej liście. Numer nie będzie widoczny także wtedy, kiedy:
dany podmiot nie rejestrował się do VAT z powodu niskich obrotów i dlatego nie miał takiego obowiązku
podmiot został wykreślony z bazy
podmiot nie został zarejestrowany jako podatnik VAT z innych powodów.
Przelew na konto bankowe spoza białej listy
Przedsiębiorca robiąc przelew na konto swojego kontrahenta ma obowiązek sprawdzić, czy numer rachunku znajduje się na białej liście. Wpłata na rachunek spoza wykazu na kwotę wyższą niż 15 000 zł powoduje, że podatnik nie ma prawa ująć wpłaty w kosztach uzyskania przychodów. Dodatkowo musi mieć na względzie to, że może ponieść solidarnie razem z kontrahentem odpowiedzialność za zaległości podatkowe w podatku VAT. Podatnik może uniknąć odpowiedzialności, jeżeli w terminie 7 dni od wykonania przelewu na niewłaściwe konto, poinformuje o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Co to jest baza VIES? Czynny podatnik VAT UE – jak sprawdzić kontrahenta?
Transakcje dokonywane z kontrahentami spoza terytorium Polski, ale w ramach Unii Europejskiej (transakcje wewnątrzwspólnotowe) również wymagają czynności sprawdzających status kontrahenta. Do sprawdzania przedsiębiorców zagranicznych z UE służy baza i wyszukiwarka VIES, w której sprawdza się czy dany podmiot jest podatnikiem VAT czynnym zarejestrowanym do VAT UE i jednocześnie czy figuruje w odpowiedniej krajowej bazie danych. VIES służy do sprawdzania unijnego numeru NIP kontrahenta oraz innych danych firmy.
Numer VAT UE zostaje nadany na podstawie formularza VAT-R składanego do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego. Z reguły wniosek o nadanie numeru NIP składa się w momencie rejestracji firmy, ale można to zrobić również w późniejszym terminie jako zgłoszenie aktualizacyjne VAT-R.
Podatnika VAT UE można sprawdzić korzystając z formy elektronicznej. Wystarczy na stronie bazy danych i wyszukiwarki VIES wypełnić dwa pola:
państwo członkowskie
numer VAT kontrahenta.
Po zatwierdzeniu weryfikacji powinna pojawić się informacja o tym, czy dany podmiot należy do czynnych podatników VAT na dany konkretny dzień. Z innych informacji jakie można uzyskać za pomocą wyszukiwarki VIES należą podstawowe dane o firmie, jak: pełna nazwa, adres (kraj, miasto, ulica, kod pocztowy, numer budynku).
Nieaktualny numer VAT UE
Każdy przedsiębiorca, który ma zamiar dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych ma obowiązek weryfikacji kontrahenta w bazie VIES. Niedopełnienie formalności i brak zarejestrowanego numeru VAT UE w wyszukiwarce VIES może skutkować utratą zwolnienia z VAT ze stawką 0%.
Podatnik VAT czynny – konieczność weryfikacji danych
Dokonywanie różnego rodzaju transakcji, zarówno krajowych, jak i wewnątrzwspólnotowych wiąże się z wieloma obowiązkami, między innymi z koniecznością weryfikacji kontrahentów. Numer identyfikujący podatnika pod kątem transakcji VAT podaje się na wszelkich dokumentach transakcyjnych dotyczących sprzedaży towarów i usług, nie tylko na rynku krajowym, ale także na zagranicznym (transakcje wewnątrzwspólnotowe). W celu skorzystania z dostępnych ulg ważna jest dokładna weryfikacja kontrahentów pod kątem posiadania aktualnego statusu podatnika VAT czynnego. Nieprzeprowadzenie weryfikacji może skutkować utratą należnych ulg, między innymi zwolnienia z obniżonej stawki VAT oraz nałożenia na podatnika sankcji skarbowych.
