Często zdarza się, że przedsiębiorcy prowadzący własną działalność gospodarczą muszą zakupić licencję programu, dzięki czemu cała jednostka gospodarcza ma możliwość korzystać z oprogramowania komputerowego na konkretnych warunkach. Wydatek związany z zakupem licencji, a następnie metoda jej rozliczania w kosztach uzyskania przychodów jest ściśle związana z wartością danego oprogramowania oraz czasem, w którym produkt ten będzie służył firmie. Zapoznaj się z artykułem, a dowiesz się w jakich sytuacjach koszty związane z licencją mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu przedsiębiorstwa.
Licencja traktowana jest jako wartość niematerialna i prawna, w sytuacji kiedy:
zostaje używana do gospodarczego wykorzystania w dniu zakupu do użytkowania,
okres przez jaki ma służyć przedsiębiorstwu wynosi więcej niż rok,
używana jest na potrzeby odnoszące się do działalności jednostki bądź zostaje ona wykorzystana w oparciu o umowę licencyjną lub sublicencyjną, umowę najmu bądź dzierżawy oraz umowę leasingu (na podstawie art. 22b ust. 1 ustawy o PIT).
Dodatkowo, metoda księgowania nabytej licencji jest ściśle związana z jej ceną. Należy zwrócić uwagę, iż cena nabycia to nie jedynie koszt zakupu licencji, ale zalicza się również pozostałe wydatki odnoszące się do zakupu, które są liczone od dnia kiedy rozpoczęto korzystanie z niej w przedsiębiorstwie. Przez pozostałe wydatki rozumiemy chociażby koszty związane z montażem licencji oraz rozpoczęciem jej działania bądź systemów komputerowych, wydatki odnośnie odsetek, prowizji, itd. W sytuacji, kiedy licencja programu została zakupiona w obcej walucie ma miejsce poprawienie ceny nabycia o różnice w kursach, które liczą się od dnia rozpoczęcia pracy przez zakupioną licencję.
Koszty wdrożeniowe
W trakcie zakupu licencji przedsiębiorca spotka się z określeniem kosztów wdrożeniowych, a oznacza to koszty związane z montażem oraz rozpoczęciem pracy z programem, a także systemy komputerowe. Koszty te opierają się na dopasowaniu licencji do indywidualnych potrzeb przez co rozumiemy indywidualne oczekiwania oraz warunki dedykowane przez osobę użytkującą.
Posiłkując się interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi, która została wydana 12 września 2013 roku (nr IPTPB3/423-222/13-2/MF) dowiadujemy się, że w wartości początkowej programu komputerowego należy koniecznie zawrzeć koszty dotyczące jego wdrożenia:
(…) do wartości początkowej wartości niematerialnej i prawnej (licencji na oprogramowanie) zalicza się nie tylko kwotę należną sprzedającemu, ale także inne wydatki związane z zakupem, w tym także dotyczące jej wdrożenia, naliczone do dnia przekazania składnika majątku do używania.(…)
Wdrożenie licencji polega na zaadaptowaniu programu na potrzeby konkretnego użytkownika. W skład wdrażania wchodzą wszystkie czynności odnośnie zainstalowania oprogramowania, a także pozostałe działania, których rolą jest jak najlepsze dopasowanie licencji dla potrzeb przedsiębiorcy, a także skontrolowanie czy wszystko pracuje właściwie w systemie informatycznym, a jeśli nie – mają miejsce poprawki, których udziela firma wydająca licencję na korzystanie z systemu, które występowały do czasu dodania wartości niematerialnej i prawnej do stosowanej ewidencji.
(…)co do zasady, wszystkie wydatki, które powodują, iż licencja nadaje się do gospodarczego wykorzystania, poniesione do dnia oddania jej do używania, winny zwiększać wartość początkową. (…)
Amortyzacja zakupu programu
W sytuacji, kiedy zostają podsumowane wszystkie wydatki, o których mowa powyżej i wartość nabycia licencji wyniesie więcej niż 10.000 zł (netto w sytuacji podatników VAT czynnych oraz brutto odnośnie podmiotów podlegających zwolnieniu), a także licencja będzie użytkowana w przedsiębiorstwie przez okres czasu dłuższy niż rok, przedsiębiorca musi sklasyfikować licencję na oprogramowanie do wartości niematerialnych i prawnych. Jest to ściśle związane z dodaniem zakupionej licencji do ewidencji, a następnie może zostać ona rozliczana jako koszty dzięki odpisom amortyzacyjnym.
Sytuacja jest inna, kiedy wartość początkowa licencji jest mniejsza niż 10.000 zł.
W tej konkretnej sytuacji przedsiębiorcy, gdy zakupią np. program do faktur posiadają wybór jednej z trzech opcji:
Nie muszą wykonywać odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej zakupionej licencji, wtedy wydatki związane z nabyciem licencji zostają uznane za bezpośrednie koszty uzyskania przychodów i ma to miejsce w tym terminie, kiedy licencja została zakupiona,
Dodać licencję do ewidencji środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych, a w drugiej kolejności wygenerować jednorazowy odpis amortyzacyjny w tym miesiącu, kiedy rozpoczęło się korzystanie w licencji, albo ewentualnie w kolejnym miesiącu,
Dodać licencję do ewidencji środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych, a w drugiej kolejności zastosować się do odpisów amortyzacyjnych na zasadach ogólnych.
Czas użytkowania licencji programu
W przypadku użytkowania licencji przez okres czasu krótszy niż rok, gdzie wartość licencji nie gra roli (a dokładniej nie pokrywa definicji wartości niematerialnej i prawnej, chociażby licencja zostaje użytkowana jedynie do wykonania konkretnego projektu), w tej sytuacji nabycie licencji powinno zostać dodane w KPiR w kolumnie 13 – Pozostałe wydatki.
Nie wolno zapominać, iż wyznaczenie czasu na użytkowanie licencji to niezwykle istotny element. Weźmy pod uwagę przypadek, kiedy zakupiona licencja kosztowała więcej niż 10.000 zł, a przedsiębiorca zadecydował, że będzie z niej korzystał przez okres czasu krótszy niż rok, ale sytuacja się zmieni i przekroczy rok, wtedy niezbędne jest zrobienie korekty zaliczek na podatek dochodowy. Z kolei wystawione korekty łączą się z niezbędnym opłaceniem niedopłaty zaliczki, która będzie powiększona o odpowiednie odsetki.
Nabycie licencji przekraczającej 10.000 zł wiąże się z dodaniem jej do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych, a w związku z tym rozpocznie się jej amortyzacja. Rozpoczęcie odpisów amortyzacyjnych ma miejsce w tym miesiącu, który następuje po miesiącu, kiedy to miało miejsce rozpoczęcie korzystania z licencji w przedsiębiorstwie.
Czas, kiedy ma miejsce wykonywanie odpisów amortyzacyjnych musi być dłuższy niż 24 miesiące (art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT). Z czego wynika, że największa stawka amortyzacyjna będzie szacowana na 50%. Nie można wybrać dowolnej metody amortyzacji, gdyż amortyzacja programów, a więc również licencji zostaje wykonana z użyciem liniowej metody amortyzacji.
Ostatnia aktualizacja: 2020-04-17 Data publikacji: 2019-10-15, autor: FakturaXL
