Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ponoszeniem kosztów. Dzięki temu przedsiębiorca może obniżyć podstawę opodatkowania. Jak wygenerować koszty w firmie?
Przez koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej rozumie się wydatki poniesione w związku z uzyskaniem przychodu, zabezpieczeniem lub zachowaniem jego źródła. Do przedsiębiorcy należy udowodnienie, że poniesiony wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodu ma związek z prowadzoną działalnością.
Co może być kosztem uzyskania przychodu?
Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wszystkich wydatków. Koszt musi być dobrze uzasadniony, że jest konieczny w prowadzonej działalności, np.: co dla jednej firmy będzie kosztem uzyskania przychodu, to dla innej nie musi być. Jest jednak spora grupa wydatków, które mogą stanowić koszt dla prawie każdego przedsiębiorcy. Należą do nich między innymi wydatki poniesione na:
czynsz i opłaty za media
abonament za telefon i Internet
paliwo i części zamienne do samochodów
wyposażenie biura
oprogramowanie komputerowe
szkolenia
koszty poniesione na reklamę.
Czego na pewno nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?
Wydatki, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych zostały określone w katalogu wydatków. Należą do nich między innymi:
wydatki na ulepszenie środków trwałych
wydatki na spłatę pożyczek i innych zobowiązań
podatek dochodowy i podatek VAT
składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i inne fundusze celowe
grzywny i kary pieniężne
koszty reprezentacji.
Pełny katalog wydatków nie zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów zawiera art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodów
Każdy koszt powinien zostać prawidłowo udokumentowany, co będzie potwierdzeniem, że został dokonany. Podstawowym dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu jest faktura VAT.
Koszt można udokumentować także za pomocą:
rachunku
biletu, na którym znajduje się przykładowo numer NIP sprzedawcy
dowodu zapłaty za przejazd autostradą
dowodu poniesienia opłaty pocztowej
umowy lub rachunku do umowy.
Dodatkowo dopuszcza się, aby wydatek mógł być dokumentowany dowodem wewnętrznym. Najczęściej dowód w tej formie stosuje się w przypadku wydatków poniesionych na diety w podróży służbowej lub w przypadku różnicy kursowej.
Sposoby na koszty w firmie
Koszt najmu lokalu Jednym z łatwiejszych sposobów na zrobienie kosztów w firmie jednoosobowej jest zaliczenie do nich kosztów związanych z wynajmem biur, magazynów, czy hal produkcyjnych. Przedsiębiorcy w większości wynajmują pomieszczenia, w których prowadzą działalność. Aby wydatek na wynajem lokalu można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów należy dobrze udokumentować taki wydatek, np.: umową najmu i potwierdzeniem dokonania przelewu czynszu miesięcznego.
Samochód firmowy Samochód firmowy i koszty związane z jego eksploatacją stanowią koszt firmy, który jest jednym ze sposobów na obniżenie podatku. Koszty mogą być generowane przez jeden lub kilka aut poprzez wydatki na serwis, ubezpieczenie, czy zakup paliwa. Z innych wydatków należy wymienić koszt zakupu auta za gotówkę, leasing, wynajem długoterminowy, czy odpisy amortyzacyjne
Zakup sprzętu do firmy Z reguły każda działalność potrzebuje do funkcjonowania odpowiednich sprzętów, jak: komputer, oprogramowanie, inny sprzęt biurowy i elektroniczny (laptop, komputer stacjonarny, monitor, drukarka, kasa fiskalna i inne niezbędne w firmie). Możliwości w tym zakresie jest sporo.
Koszty uzyskania przychodu w świetle podatku VAT
Zadaniem kosztów uzyskania przychodów jest obniżenie podstawy opodatkowania i podatku dochodowego. Dodatkowo przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mają prawo do obniżenia podatku VAT do zapłaty, pod warunkiem, że zakup powiązany jest z prowadzoną działalnością gospodarczą. Aby obniżyć podatek VAT od zakupu, przedsiębiorca musi od podatku należnego odjąć podatek naliczony.
Korzyści wynikające z tworzenia kosztów w jednoosobowej działalności
Koszty w firmie zmniejszają wysokość podatku dochodowego. Wszystkie zakupy dokonywane na rzecz firmy służące do wykonywania pracy zawodowej i uzyskiwania przychodów są kosztami w jednoosobowej działalności.
Wysokie koszty uzyskania przychodów mogą okazać się korzystne dla przedsiębiorcy pomimo, że wiążą się z dużymi wydatkami. Koszty obniżają podstawę opodatkowania i tym samym zmniejszają wysokość podatku dochodowego, a to z kolei oznacza wyższy zysk.
Kiedy wysokie koszty nie będą opłacalne?
Jednym z elementów optymalizacji podatkowej jest generowanie kosztów. Koszty obniżają dochód, a to nie zawsze jest przedsiębiorcy na rękę, np.: przy ubieganiu się o kredyt, kiedy do obliczania zdolności kredytowej pod uwagę brany jest uzyskany dochód.
