W Polsce funkcjonują dwa rodzaje podatków dochodowych: podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) oraz podatek dochodowy od osób prawnych (CIT). W pierwszym płatnikami są osoby fizyczne (pracownicy, przedsiębiorcy, osoby wykonujące wolny zawód). Podatek dochodowy od osób prawnych jest przeznaczony dla podmiotów prawnych, jak spółki, fundacje, czy spółdzielnie.
Kosztem uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu bądź utrzymania źródła przychodów. Art. 15 ust. 1 ustawy o CIT brzmi:
„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Jednak nie wszystkie wydatki kwalifikują się do kosztów uzyskania przychodów. W ustawie o podatku dochodowym znajduje się lista wydatków, które pomimo, że zostały poniesione celem osiągnięcia przychodu nie są kosztami ich uzyskania. Wykaz wydatków, które nie są uważane za koszty uzyskania przychodów znajduje się w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Ustalamy koszty uzyskania przychodów w CIT
To czy dany wydatek zostanie zakwalifikowany do kosztu podatkowego w dużej mierze zależy od rodzaju prowadzonej działalności. To co będzie kosztem w jednej firmie niekoniecznie musi stanowić koszt w drugiej.
Dany wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:
wydatek został poniesiony (nie ma znaczenia czy zapłata została dokonana. Liczy się tylko fakt poniesienia kosztu, a więc zawarcie transakcji, wystawienie faktury i ujęcie w księgach)
koszt poniósł dany przedsiębiorca lub firma
celem poniesienia wydatku było uzyskanie przychodów, bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów
dany wydatek nie znalazł się w katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który zawiera wyłączenia z kosztów podatkowych.
Wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w CIT
Przykłady wydatków, których nie zaliczymy do kosztów podatkowych w CIT:
wydatki poniesione na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów bez opłat za wieczyste użytkowanie gruntów
odpisy za zużycie samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę: 225 000 zł – za samochód osobowy będący pojazdem elektrycznym 150 000 zł – za pozostałe samochody osobowe
odsetki naliczone, ale niezapłacone lub umorzone od zobowiązań, również od pożyczek i kredytów
koszty egzekucji za niewykonanie zobowiązań
grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karno-skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenie oraz odsetek od tych kar i grzywien
przedawnione wierzytelności.
Dzień poniesienia kosztów
Za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, w którym został zaksięgowany dany wydatek z wyłączeniem kosztów rezerw lub biernych rozliczeń kosztów międzyokresowych. Koszt może być ujęty w księgach rachunkowych na podstawie rachunku lub faktury otrzymanej od kontrahenta bądź innego dowodu księgowego jeżeli brak jest faktury lub rachunku. Wydatki odnoszące się bezpośrednio do określonych przychodów będą kosztem uzyskania przychodów dopiero w roku podatkowym, w którym wystąpią przychody im odpowiadające.
Niektóre koszty mogą odnosić się do okresu, który przekracza dany rok podatkowy. Jeżeli trudno jest określić jaka ich część dotyczy danego roku, to wtedy przyjmuje się, że wydatki stanowią koszty podatkowe proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Podsumowanie
Przedsiębiorca przed zaliczeniem danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów musi mieć świadomość, że w razie kontroli będzie musiał wykazać związek poniesionego kosztu z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przy czym należy wziąć pod uwagę wszystkie czynności wykonywane w ramach działalności, które prowadzą do uzyskania przychodów.
Wskazana jest także szczegółowa analiza przepisów z art. 16 ustawy o CIT, w której zostały zawarte wydatki wyłączone z kosztów podatkowych. Jeżeli wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodów i nie jest wymieniony w katalogu zamkniętym kosztów negatywnych to zadaniem przedsiębiorcy jest udowodnienie, że wydatek miał związek z prowadzoną działalnością i był niezbędny do jej wykonywania.
