Czasami sprzedawca pomyłkowo wpisze na fakturze błędnie NIP nabywcy. Nie zawsze pomyłka zostaje od razu zauważona. Kto i w jaki sposób może poprawić taki błąd?
realizację danej transakcji jest faktura VAT. Jest to dokument, który powinien być wystawiony z wielką starannością i dokładnie odzwierciedlać rzeczywistość. Zadaniem faktury jest wskazanie nie tylko przedmiotu transakcji, ale również stron biorących w niej udział. Elementy jakie zgodnie z ustawą muszą się na niej znaleźć zostały zawarte w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT z 11 marca 2004 roku.Pełnią one funkcję dowodową. Są to elementy formalne na podstawie, których można stwierdzić, że dana transakcja miała miejsce i została zawarta pomiędzy wskazanymi na fakturze stronami, z których jedna jest sprzedawcą, a druga nabywcą. Nieprawidłowości jakie mogą wystąpić w elementach formalnych nie mają wpływu na istotę dokumentu, jak np.: określenie podstawy opodatkowania, właściwej dla niej stawki VAT, czy kwoty należnej do zapłaty.
Podatek VAT – prawo do odliczenia
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VATpodatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego w zakresie w jakim towary oraz usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych:
1. W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Nie wszystkie braki na fakturze dotyczące danych sprzedawcy i nabywcy zostają uznane za pozbawiające prawa do odliczenia podatku. Jeżeli więc faktura VAT przedstawia prawdziwe zdarzenie gospodarcze pomimo, że posiada błędy techniczne (inaczej błędy mniejszej wagi), to nie może to być powodem pozbawiającym do odliczenia VAT. Wyznacznikiem prawidłowości wystawionej i otrzymanej faktury jest fakt potwierdzenia rzeczywiście występującej transakcji handlowej. W tym miejscu warto odwołać się do art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku, w którym zostało wskazane, że dowody księgowe (podstawowym dowodem księgowym jest faktura) muszą być rzetelnie sporządzone, czyli zgodnie z rzeczywistym przebiegiem danej operacji handlowej, którą dokumentują. Co za tym idzie brak NIP lub pomyłka w jego numerze, ale przy prawidłowym wskazaniu nazwy podmiotu nabywającego towar/usługę jest wadą mającą mniejsze, poboczne znaczenie, od którego nie zależy właściwe rozpoznanie zdarzenia gospodarczego i określenie nabywcy. Taka pomyłka nie ma znaczenia przy ustalaniu wysokości zobowiązania podatkowego. Mimo tego błąd w NIP należy naprawić, czyli skorygować w taki sposób, aby dana faktura była odzwierciedleniem faktycznej transakcji jaka miała miejsce pomiędzy dwoma prawidłowo oznaczonymi przedsiębiorcami.
Faktura korygująca i nota korygująca
Błędy na fakturze można poprawić za pomocą faktury korygującej lub noty korygującej. Faktura korygująca jest dokumentem służącym do poprawiania pomyłki w cenie, stawce, kwocie podatku lub innej pozycji na fakturze. W przypadku kiedy sprzedawca zauważy błędnie wpisany numer NIP, to ma on obowiązek wystawienia faktury korygującej.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami o VAT nie ma obowiązku potwierdzania otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie odbioru dokumentu potrzebne jest jedynie w sytuacji kiedy sprzedawca chce rozliczyć fakturę korygującą dotyczącą obniżenia podstawy opodatkowania, pomyłki w kwocie podatku bądź w przypadku korekty zmniejszającej tę kwotę. Wymienione sytuacje nie mają miejsca w przypadku błędnie wpisanego NIP, dlatego nie występuje obowiązek uzyskania przez sprzedawcę potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. W tym wypadku podstawą do dokonania korekty w pliku JPK jest sama faktura korygująca.
Nota korygująca jest drugim dokumentem za pomocą, którego można skorygować błędnie wpisany numer NIP. Może to zrobić nabywca towaru lub usługi. Art. 106k ustawy o VAT wskazuje, że notę korygującą wystawia nabywca, który otrzymał fakturę zawierającą błędy, które nie dotyczą kwot na fakturze. Nota korygująca służy do poprawiania elementów formalnych faktury, takich jak: dane adresowe sprzedawcy i nabywcy, nazwy kontrahentów, ich numery NIP, daty sprzedaży lub wystawienia faktur bądź otrzymania zaliczki. Nota korygująca została uznana za szczególny rodzaj faktury. Zgodnie z przepisami powinna zawierać takie dane jak:
kolejny numer
data wystawienia
oznaczenie „NOTA KORYGYJĄCA”
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towaru/usługi, ich adresy
numer identyfikujący nabywcę na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi, pod warunkiem, ze została ona podana i różni się od daty wystawienia faktury
wskazanie treści korygowanej informacji i prawidłowej treści.
Podsumowanie
Podmiotem, który zawsze wystawia notę korygującą jest nabywca towaru/usługi (podmiot będący w posiadaniu oryginału korygowanej faktury). Strona odbierająca notę korygującą nie ma obowiązku potwierdzania jej odbioru. Wystawca noty nie może domagać się od sprzedawcy potwierdzenia jej otrzymania.
W przepisach regulujących wystawianie korekt brak jest określenia, czy można dokonać korekty za pomocą jednej noty jeżeli koryguje ona pomyłki znajdujące się w większej niż jedna liczbie faktur wystawionych przez tego samego nabywcę. Korekta może być sporządzona w taki sposób pod warunkiem, że w nocie krygującej znajdą się numery wszystkich korygowanych faktur, daty sprzedaży, które zostały wykazane na poszczególnych fakturach, jak również daty ich wystawienia.
