Każda sprzedaż dokonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna być rejestrowana na kasie fiskalnej. Niektórzy podatnicy mają obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej jeszcze przed dokonaniem pierwszej sprzedaży. Co w sytuacji kiedy podatnik zapomni nabić sprzedaż na kasę?
Art. 111 ustawy o VAT – obowiązek rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej
Z jednej strony niektórych przedsiębiorców obejmuje zwolnienie ze stosowania kasy fiskalnej w ramach zwolnienia przedmiotowego (np.: sprzedaż wysyłkowa lub ze względu na sposób płatności) lub podmiotowego (limit obrotów), a z drugiej strony są czynności, które wymagają rejestrowania sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej już od pierwszego klienta.
Obowiązek stosowania kasy fiskalnej online
Obecnie trwa proces zastępowania tradycyjnych kas fiskalnych kasami fiskalnymi online. Obowiązek ich stosowania dla poszczególnych branż wprowadzany jest stopniowo. Kasy online muszą być stale połączone z Internetem. Urządzenia automatycznie wysyłają dane o transakcjach i wystawionych do nich paragonach na serwery Krajowej Administracji Skarbowej, które następnie trafiają do Centralnego Repozytorium Kas.
Obowiązkiem stosowania kas online zostali objęci przedsiębiorcy z „branż wrażliwych”. Musieli je zakupić i użytkować:
od stycznia 2020 roku:
przedsiębiorcy świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych, motorowerów, w tym naprawy opon, zakładania, bieżnikowania i ich regenerowania, a także w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów
sprzedający benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych
od stycznia 2021 roku:
świadczący stale lub sezonowo usługi związane z wyżywieniem, jak: stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania
zajmujący się sprzedażą węgla, brykiet i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
od lipca 2021 roku obowiązkiem została objęta branża beauty, usługi medyczne i prawne, czyli podatnicy:
świadczący usługi fryzjerskie
kosmetyczne i kosmetologiczne
budowlane
w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów
prawnicze
związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej, tylko w zakresie wstępu.
Sprzedaż bez nabijania na kasę fiskalną
Niektórym przedsiębiorcom czasami może zdarzyć się zapomnieć o rejestracji sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych na kasie rejestrującej. W takiej sytuacji zgodnie z treścią art. 62 par. 4 Kodeksu karnego skarbowego przedsiębiorca może liczyć się z poniesieniem konsekwencji.
Karze określonej w § 1 podlega także ten, kto wbrew przepisom ustawy dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży.
Art. 62 par. 1 zawiera informację o wysokości sankcji, która została określona na 180 stawek dziennych. W 2021 roku stawka dzienna kształtowała się odpowiednio od 93,33 zł do 37 333,33 zł. W związku z tym wysokość grzywny za sprzedaż bez ewidencji na kasie mogła wynieść od 16 799,40 zł do 6 719 999,40 zł, czyli od (180 stawek x 93,33 zł) do (180 stawek x 37 333,33 zł).
Jeżeli przedsiębiorca zorientuje się, że zapomniał nabić sprzedaż na kasie fiskalnej, to powinien jak najszybciej dokonać jej rejestracji i wykazać przychód w okresie, w którym faktycznie sprzedaż miała miejsce. W przypadku paragonów nie ma możliwości cofnięcia ich wystawienia, dlatego transakcję wprowadza się do kasy z datą bieżącą. Natomiast przychód powinien zostać zaksięgowany za okres, w którym miała miejsce sprzedaż.
Art. 16 par. 1 Kodeksu karnego skarbowego
Zgodnie z wymienionym przepisem przedsiębiorca może uniknąć kary za sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej jeżeli skorzysta z instytucji czynnego żalu.
Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.
Czynny żal ma zastosowanie tylko w sytuacji kiedy zostanie złożony przed wezwaniem urzędu skarbowego do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień w terminie wskazanym przez organ podatkowy. Drugim warunkiem jest zapłata w całości wymagalnej należności wobec państwa w kwocie, która została uszczuplona w popełnionym czynie zabronionym.
Zakup kasy fiskalnej po terminie – czy obowiązuje ulga na jej zakup?
Przedsiębiorca czasami zwleka z zakupem kasy fiskalnej i nie posiada jej przed wymaganym terminem i tym samym nie może rozpocząć ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej. Skutkiem niedopełnienia tego obowiązku jest utrata prawa do skorzystania z ulgi na zakup kasy. Jest to zgodne z przepisami ustawy o VAT, w których można przeczytać, że jedynie podatnicy, którzy rozpoczęli ewidencję obrotu oraz kwot podatku w obowiązującym terminie mają prawo odliczyć od podatku kwotę poniesioną na zakup każdej z kas rejestrujących jakie zostały zgłoszone na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania (dzień powstania obowiązku podatkowego). Potwierdzają to również wydane interpretacje podatkowe, jak np.: interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL3.4012.14.2021.2.MS z dnia 30 kwietnia 2021 roku:
Zgodnie z przepisami dzień 1 stycznia 2021 r. był datą graniczną, od której Wnioskodawca miał obowiązek ewidencjonować swoją sprzedaż na kasie online, i na ten dzień powinien mieć taką kasę ufiskalnioną, aby móc skorzystać z prawa do ulgi. [...] skoro Wnioskodawca nie dokonał ufiskalnienia kasy online w terminie do 1 stycznia 2021 r., nie zwrócił się też do Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego z wnioskiem o indywidualne rozstrzygnięcie w tej sprawie, to nie będzie miał prawa do skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej online.
Dodatkowo przedsiębiorca, który spóźni się z zakupem kasy fiskalnej naraża się na sankcje karno-skarbowe. Art. 60 par. 1 Kodeksu karno-skarbowego mówi, że osoba, która pomimo obowiązku nie prowadzi księgi, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych, a w przypadku popełnienia czynu mniejszej wagi podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. W tym przypadku za księgi uważane są między innymi urządzenia ewidencyjne do prowadzenia, których podatnicy zobowiązani są ustawą (w szczególności chodzi o zapisy z kasy fiskalnej).
Jeżeli przedsiębiorca chce uniknąć kary, to powinien złożyć czynny żal, w którym powiadomi organy podatkowe powołane do ścigania przestępstw skarbowych o popełnionym czynie zabronionym i ujawni istotne okoliczności jego popełnienia, a także wskaże osoby z nim współdziałające. Złożenie czynnego żalu nie oznacza, że przedsiębiorca będzie mógł skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi sklep internetowy. Z reguły klienci za zakupy płacą przelewem. Podatnik ujmuje przychody w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Czy w tej sytuacji może dokonać sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej?
Odpowiedź: Tak może, ponieważ w przypadku kiedy zapłata została otrzymana w całości za pośrednictwem banku, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika o jaką konkretnie czynność chodzi i kogo ona dotyczy, to sprzedaży nie trzeba ewidencjonować na kasie fiskalnej.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca sporządzając raport miesięczny z kasy fiskalnej za miesiąc maj zauważył, że nie nabił paragonu za usługę wykonaną 12 maja. Zaraz po zauważeniu błędu naprawił go i w dniu 31 maja złożył czynny żal. W tym przypadku podatnik nabił zapomniany paragon w tym samym miesiącu, co spowoduje, że zostanie on ujęty w raporcie za ten sam miesiąc, czyli maj. Przychód będzie zaksięgowany w kwocie wynikającej z raportu miesięcznego za maj.
Podsumowanie
Przedsiębiorca, który dokonuje sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej naraża się na konsekwencje prawno-podatkowe. Kary może uniknąć jeżeli szybko naprawi błąd jeszcze przed zauważeniem go przez organ podatkowy. Jednocześnie podatnik powinien złożyć tzw. czynny żal, w którym zawiadomi organ podatkowy o popełnionym czynie, określi okoliczności, w których doszło do jego popełnienia i wskaże osoby współdziałające jeżeli takie były. Poza tym podatnik zobowiązany jest do poprawnego wykazania przychodu, o ile wcześniej nie został on zaksięgowany w inny sposób. Być może będzie musiał ponownie przeliczyć także wysokość zaliczki na podatek dochodowy i dokonać korekty JPK_V7.
