Podatek od towarów i usług (VAT) jest nakładany na różne rodzaje towarów i usług. Dotyczy odpłatnej dostawy towarów (eksport, import) oraz importu usług. Wszystkie te czynności muszą być odpowiednio udokumentowane. Ustawa o VAT zawiera definicję podatnika dla celów rozliczania VAT (dział III Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535). Tu znajdują się szczegółowe wskazówki jak prowadzić księgi handlowe.
Definicja podatnika dla celów VAT zgodnie z ustawą
Art. 15 ust. 1 Ustawy o VAT określa: "podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności".
Definicja działalności gospodarczej została szczegółowo doprecyzowana w art. 15 ust. 2 Ustawy o VAT
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ewidencja zakupu i sprzedaży dla podatku VAT
Podatnicy prowadzący działalność i będący czynnymi podatnikami VAT mają obowiązek prowadzenia szczegółowych rejestrów VAT. Ewidencja księgowa musi dotyczyć każdego zdarzenia gospodarczego, które tego wymaga. Rejestr zakupów i rejestr sprzedaży są takie same zarówno dla osób prawnych jak i fizycznych. W przypadku osób prawnych (np.: spółka z o. o.) różnica w ewidencji wynika jedynie z tego, że spółka musi mieć prowadzoną pełną księgowość.
Ewidencja podatku VAT w księgach handlowych
Szczegółowy opis tego jak ma wyglądać ewidencja księgowa określa Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591). Do zapisów w księgach rachunkowych służą dowody księgowe. Podatnicy VAT są zobowiązani do tworzenia deklaracji VAT-7, w której wykazują VAT naliczony i należny. Aby prawidłowo naliczyć zobowiązanie z tytułu podatku, przedsiębiorcy muszą prowadzić ewidencję VAT w taki sposób żeby możliwe było całkowite oddzielenie VAT naliczonego od należnego. Prowadzi się ją na szczegółowych kontach związanych z rozrachunkami i roszczeniami.
Powyższe nie dotyczy podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku (art. 43 i 82 ust. 3 ustawy o VAT) oraz podatników zwolnionych od podatku na podstawie (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT).
Co musi zawierać ewidencja VAT?
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 109 ust. 3 ustawy o VATw ewidencji powinny znaleźć się w szczególności:
dane potrzebne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania
