Sprzedawcy w niektórych okolicznościach wymagają, aby nabywca na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczonych usług po otrzymaniu faktury zaliczkowej wpłacił zaliczkę. W przypadku wpłaty przedsiębiorca ma prawo odliczyć podatek VAT naliczony. Natomiast wystawca faktury ma obowiązek naliczyć podatek VAT należny. W zakresie podatku dochodowego, zaliczki nie można ująć w kosztach podatkowych u nabywcy, a u sprzedawcy nie powstaje przychód. Czasami miejsce zaliczki zajmuje kaucja. Czy w jej przypadku obowiązują takie same zasady? Jakie obowiązki na gruncie podatku dochodowego lub VAT wywołuje otrzymana kaucja?
Kaucja to określona kwota pieniędzy jaką zamawiający towar lub usługę wpłaca na konto sprzedającego. Zadaniem kaucji jest zabezpieczenie roszczeń na wypadek niewywiązania się lub niewłaściwego wywiązania się ze zobowiązań. Kaucja może też pokryć straty jakie mogą powstać podczas realizacji zamówienia. Kaucja ma charakter zwrotny i nie wchodzi w skład ceny. Nie można jej porównywać z zaliczką, ponieważ wywołuje inne skutki zarówno w podatku dochodowym, jak i w podatku VAT.
Kaucja, a podatek dochodowy
Kaucja jako wpłata zwrotna nie jest dla podatnika kosztem. Podobnie jak i wadium, które wpłaca się celem zabezpieczenia dotrzymania warunków umowy dotyczącej aukcji lub przetargu. Wpłata wadium jest wymagana jako dodatkowe zabezpieczenie finansowe i może być jednym z warunków wzięcia udziału w przetargu lub aukcji. Wadium również ma charakter zwrotny i nie podlega ewidencji po stronie kosztów ani przychodów firmowych w przypadku przedsiębiorców rozliczających się na podstawie KPiR, ewidencji przychodów lub karty podatkowej. Kaucja nie została wymieniona w art. 23 ustawy o PIT, który zawiera wykaz wydatków mogących stanowić koszt firmowy.
Jedne z pierwszych ustaleń pomiędzy przedsiębiorcami powinny dotyczyć kwestii czy dana wpłata ma być potraktowana jak zaliczka, czy jak kaucja. Jest to ważne z punktu widzenia podatkowego. Chodzi o sposób udokumentowania wpłaconych środków i ujęcia ich we właściwej ewidencji. Zaliczkę należy wprowadzić jedynie do rejestru VAT. Natomiast kaucja nie jest ujmowana ani w KPiR, ani w rejestrze VAT.
Kaucja, a podatek VAT
W przypadku kaucji nie występuje obowiązek w podatku VAT. Wynika to z tego, że kaucja ma charakter zwrotny i nie jest udokumentowana fakturą. W niektórych okolicznościach kaucja może być zaliczona na poczet należności głównej za świadczoną usługę lub zakupiony towar. Strony transakcji muszą w tej kwestii dojść do porozumienia i uznać wpłaconą kaucję za zaliczkę. W takiej sytuacji sprzedawca powinien wystawić fakturę zaliczkową w kwocie wpłaconej kaucji. Na podstawie faktury nabywca będzie mógł odliczyć podatek VAT, a sprzedawca będzie musiał odprowadzić podatek VAT.
