Jednym z dokumentów występujących w obrocie gospodarczym jest nota obciążeniowa. Do czego służy i jak ją prawidłowo zaksięgować? W tekście najważniejsze informacje dotyczące noty, które powinien wiedzieć przedsiębiorca.
księgowa, inaczej uznaniowa lub obciążeniowo-uznaniowa, to dokument rozliczeniowy danej jednostki. Stosowana między innymi przy dokumentowaniu transakcji nie podlegających przepisom ustawy o VAT.
Dowód księgowy, nota obciążeniowa
W Rozporządzeniu dotyczącym prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów znajduje się lista dokumentów, które zostały uznane za dowody księgowe. Zawiera je par. 12 ust. 3 tego rozporządzenia. Zalicza się do nich:
które dalej zwane są „fakturami” i odpowiadają warunkom określonym w odrębnych przepisach
inne dowody, które zostały wymienione w par. 13 i 14 będące dowodem na dokonanie operacji gospodarczej zgodnie ze stanem rzeczywistym, które zawierają przynajmniej:
określenie wystawcy dokumentu lub wskazanie stron z nazwami i adresami osób będących uczestnikami danej operacji gospodarczej, której dotyczy dowód
datę wystawienia dowodu i datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dotyczy dowód (jeżeli data dokonania operacji jest taka sama co data wystawienia dowodu, to wystarczy podać tylko jedną)
przedmiot danej operacji gospodarczej oraz jego wartość i określenie ilości o ile przedmiot danej operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych
podpisy osób, które uprawnione są do wystawiania dokumentów operacji gospodarczych
oznaczenie za pomocą numeru lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Paragraf 13 rozporządzenia wskazuje inne dokumenty, które zostały uznane za dowody księgowe. Są to:
dzienne zestawienia dowodów zapisane zbiorczo gotowe do zaksięgowania (faktury dotyczące sprzedaży)
noty księgowe sporządzone po to, aby dokonać korekty zapisu operacji gospodarczej jaka wynika z zewnętrznego lub własnego dowodu jaki został otrzymany od kontrahenta lub został przekazany kontrahentowi
dowody przesunięć
dowody opłat pocztowych i bankowych
inne dowody opłat, również dokonane na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mówi par. 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.
Część wydatków zgodnie z par. 14 rozporządzenia można udokumentować dowodami wewnętrznymi.
Co prawda nota obciążeniowa nie może stanowić podstawy do dokonania zapisu w KPiR (nie została wymieniona w katalogu), to w oparciu o wydaną przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach interpretację indywidualną o sygn.. IBPBI/1/415-1115/10/ZK istnieje możliwość żeby nota obciążeniowa została uznana za dowód księgowy jeżeli posiada dane wymienione w par. 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia.
Zatem podstawą wpisu przedmiotowych wydatków w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów winny być inne dokumenty, o których mowa w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia, jeżeli zawierają dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia. Jeżeli zatem nota obciążeniowa, o której mowa we wniosku zawiera ww. dane, a Wnioskodawca nie jest w stanie uzyskać na udokumentowanie przedmiotowych kosztów innych dowodów (np. faktur, refaktur, itp.) to nota ta może stanowić podstawę do ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
