Przedsiębiorcy dość często kupują do firmy artykuły spożywcze. Czy taki zakup można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Jednym z artykułów spożywczych kupowanych systematycznie jest kawa. W jej przypadku zakup nie zawsze będzie stanowił koszt uzyskania przychodu.
Jakie wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?
W art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych znajduje się definicja kosztów uzyskania przychodów. Wspomniany przepis mówi, że za koszty uzyskania przychodu uważa się wydatki poniesione przez przedsiębiorcę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów. Z wydatków tych zostają wyłączone koszty wymienione w art. 16 ust. 1 tejże ustawy. Z definicji wynika, że do kosztów podatkowych przedsiębiorstwa można zaliczyć wiele różnych wydatków mających związek z prowadzoną działalnością gospodarczą poza niektórymi ograniczeniami, na które wskazują przepisy. Do przedsiębiorcy należy wykazanie, że dany wydatek rzeczywiście ma związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i ma wpływ na osiągnięcie przez firmę przychodu teraz oraz w przyszłości. Jednocześnie przedsiębiorca nie może zapominać o katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. W przypadku, kiedy wystąpią jakiekolwiek wątpliwości co do możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów firmowych, to przedsiębiorca może wystąpić do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o wydanie interpretacji podatkowej. Wszelkie wydatki wskazujące wyłącznie na użytek prywatny nie mogą zostać zaliczone do firmowych kosztów uzyskania przychodu.
Koszty reprezentacji, a koszty uzyskania przychodu
Jak stanowi art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznychkoszty reprezentacji nie są uważane za koszty uzyskania przychodu. W szczególności nie zalicza się do nich wydatków poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym napojów alkoholowych. Jednakże zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego nie każdy wydatek poniesiony na zakup żywności i napojów do firmy może stanowić koszt wydatkowany na reprezentację. Każdy taki wydatek powinien być rozpatrywany indywidualnie. Jeżeli przedsiębiorca zakupi kawę lub zorganizuje poczęstunek w celu poprawy wizerunku firmy, to taki zakup należy uznać za koszt reprezentacji. Dyrektor KIS w wydanej interpretacji napisał między innymi:
Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika.
Z powyższego jednoznacznie wynika, że wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów uzyskania przychodu w działalności. Czynni podatnicy VAT mogą od poniesionych kosztów reprezentacyjnych jedynie odliczyć podatek VAT pod warunkiem, że nie są to wydatki przeznaczone na usługi gastronomiczne ani hotelowe, od których nie ma możliwości odliczenia podatku od towarów i usług. Jednak niektórzy przedsiębiorcy wymienione koszty zaliczają do wydatków poniesionych na reklamę i wliczają je w całości do kosztów uzyskania przychodu biorąc przede wszystkim pod uwagę cel, który firma ma zamiar osiągnąć. Czasami trudno jest rozróżnić, do której grupy można zaliczyć poniesione wydatki, czy do kosztów reklamy czy reprezentacji. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dobrze jest wystąpić do organu podatkowego o wydanie interpretacji indywidualnej.
Zakupy napojów dla pracowników, a koszty uzyskania przychodu
Pracodawca zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy ma obowiązek zapewnienia każdemu pracownikowi wody zdatnej do picia. Jest to powód, dla którego taki wydatek można zaliczyć do kosztów podatkowych firmy. Podobnie jest z innymi napojami typu kawa czy herbata, których zakup dla pracowników może być ujęty w kosztach firmowych. Podobnego zdania jest Dyrektor KIS, który w interpretacji z dnia 30 maja 2022 roku o nr 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK napisał między innymi, że wydatków poczynionych na rzecz pracowników, a także kontrahentów korzystających z napojów takich jak: kawa, herbata i woda, a także owoców i słodyczy udostępnionych w siedzibie firmy nie zalicza się do kosztów reprezentacji. Przedsiębiorca, który zapewnia pracownikom i kontrahentom różne napoje oraz drobne artykuły spożywcze takim gestem przyczynia się do poprawy atmosfery w pracy i jednocześnie wpływa na motywację oraz poprawia efektywność pracowników, co z kolei przekłada się na wyższe przychody w firmie. Natomiast kontrahenci dobrze postrzegają takiego przedsiębiorcę i z chęcią podejmują z nim współpracę.
Zakup kawy, herbaty lub wody do firmy – ujmowanie w kosztach uzyskania przychodu
Od wydatków przeznaczonych na zakup artykułów spożywczych, które to artykuły kupowane są w celu poprawienia wizerunku firmy przedsiębiorca może odliczyć jedynie podatek VAT pod warunkiem, że jest czynnym podatnikiem tego podatku. Natomiast w przypadku zakupu tych towarów na potrzeby spotkań organizowanych w siedzibie firmy wydatek może być w całości zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ celem takich spotkań jest pozyskanie nowych zleceń, co uznaje się, że koszty ponoszone są po to, aby osiągnąć przychody. Podobne wytłumaczenie stosują organy podatkowe w interpretacjach podatkowych. Według urzędników spotkania służbowe organizowane w siedzibie firmy prowadzone są na tzw. luzie, swobodnie i w przyjaznej, koleżeńskiej atmosferze co sprzyja prowadzeniu rozmów związanych ze sprzedażą oraz negocjacjom z kontrahentami, które często kończą się podjęciem współpracy pomiędzy przedsiębiorcami. Niestety podatkowe interpretacje indywidualne nie są uregulowaniami prawnymi, a stanowią jedynie ułatwienie w interpretowaniu niektórych zagadnień prawnych. Interpretacje indywidualne odnoszą się przede wszystkim do sytuacji danego podatnika. Inni podatnicy mogą się jedynie na nich wzorować podczas zaliczania wydatków firmowych do kosztów uzyskania przychodów. Co jest istotne, organy skarbowe nie zawsze muszą zgadzać się ze zdaniem przedstawionym w danej interpretacji, a sytuacje dotyczące danego podatnika mogą być różne. Z tego powodu zawsze przy pojawiających się wątpliwościach podatnik powinien wystąpić o wydanie interpretacji indywidualnej odnoszącej się do jego sytuacji. Dopiero wtedy może mieć pewność, że właściwie zinterpretował i zastosował obowiązujące przepisy prawa. Wydatki poniesione w celu zapewnienia wody, kawy oraz herbaty bądź przekąsek wszystkim pracownikom zawsze mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodu nawet w sytuacji, kiedy z produktów tych korzystają również kontrahenci oraz firmy współpracujące z przedsiębiorcą. Wymienione wydatki mogą zostać od razu zaksięgowane w kosztach firmowych.
Czy zakup kawy może być kosztem w jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzonej w mieszkaniu?
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą i niezatrudniająca pracowników w zasadzie nie powinna wydatku poniesionego na zakup kawy ujmować w kosztach podatkowych firmy. Organy podatkowe uważają, że w tym przypadku, zwłaszcza kiedy działalność prowadzona jest we własnym mieszkaniu trudno jest stwierdzić czy dana osoba zużywa kawę podczas wykonywania czynności zawodowych w celach służbowych czy pije kawę prywatnie. Według organu podatkowego cel służbowy zachodzi wtedy, kiedy przedsiębiorca częstuje kontrahenta kawą. Z taką interpretacją nie zgadzają się przedsiębiorcy, którzy uważają, że podanie kawy ma za zadanie poprawić wydajność pracy oraz ma podtrzymać przyjazną atmosferę w firmie. Na tej podstawie można stwierdzić, że zakup kawy nawet w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej może stanowić dla przedsiębiorcy koszt podatkowy, ponieważ jest to wydatek poniesiony na utrzymanie obecnego lub uzyskanie dodatkowego źródła przychodu.
Zatrudnianie pracowników w jednoosobowej działalności gospodarczej – zakup kawy dla pracowników
Jeżeli przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą będzie zatrudniał pracowników, dla których zakupi kawę, która będzie cały czas dostępna dla niego i pracowników, to taki zakup może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Podobnie jest z innymi napojami, które pracodawca ma obowiązek dostarczyć pracownikowi. Mogą one być dla przedsiębiorcy również kosztem podatkowym. W przypadku częstowania kontrahentów kawą może ona być ujęta w kosztach uzyskania przychodu. W tym przypadku pod uwagę brany jest cel, któremu służy poczęstunek kawą lub innymi napojami. Podczas spotkania z kontrahentami podanie kawy służy rozładowaniu atmosfery, a także może pomóc w prowadzeniu rozmów biznesowych i podjęciu współpracy.
Podsumowanie
Przedsiębiorca w zależności od okoliczności może wrzucić w koszty zakup kawy oraz innych napojów. Taka możliwość występuje zwłaszcza wtedy, kiedy zatrudnia on pracowników i zobowiązany jest przepisami Kodeksu pracy do zapewnienia im dostępu do napojów. Jednak w sytuacji, kiedy działalność prowadzona jest w domu, to zaliczenie kosztów związanych z zakupem kawy do kosztów uzyskania przychodu jest dość ryzykownym posunięciem, które może zostać zakwestionowane przez organ podatkowy.
