Niektórzy przedsiębiorcy mają problem z prawidłowym ewidencjonowaniem kosztów związanych z działalnością badawczo-rozwojową. Czym są koszty kwalifikowane? W jaki sposób powinny być ewidencjonowane w PKPiR lub w księgach rachunkowych?
Działalność badawczo-rozwojowa B+R – na czym polega?
Osoby prowadzące działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem dochodowym od osób fizycznych mają prawo dokonać odliczenia od podstawy opodatkowania części kosztów uzyskania przychodów jakie zostały poniesione na działalność badawczo-rozwojową (tzw. ulga B+R).
Definicja określająca ulgę na działalność badawczo-rozwojową została zawarta w art. 5a pkt 38-40 ustawy o PIT. Zgodnie z nią przez działalność badawczo-rozwojową należy rozumieć działalność twórczą, która obejmuje badania naukowe lub prace rozwojowe wykonywane systematycznie w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.
Czyli zgodnie z definicją działalność badawczo-rozwojowa musi:
posiadać charakter twórczy
prowadzić działalność w sposób systematyczny
zwiększać zasoby wiedzy oraz wykorzystywać zasoby wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.
W działalności badawczo-rozwojowej od podstawy obliczenia podatku odlicza się koszty uzyskania przychodów jakie zostały poniesione na działalność B+R, nazywane też kosztami kwalifikowanymi. Wspomniane koszty odlicza się w rocznym zeznaniu podatkowym składanym na formularzu PIT-36, PIT-36S, PIT-36L lub PIT-36LS, a także w załączniku do wymienionych zeznań PIT/BR składanych za rok podatkowy, w którym zostały poniesione koszty kwalifikowane.
Koszty działalności badawczo-rozwojowej, czyli koszty kwalifikowane
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za koszty kwalifikowane w ramach ulgi B+R uznaje się:
należności powstałe ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy, a także sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu
poniesione w danym miesiącu należności z umowy zlecenia lub o dzieło uzyskiwane wyłącznie od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej (art. 13 pkt 8 lit. a) oraz od przedsiębiorstwa w spadku (art.13 pkt 8 lit. c), a także sfinansowane przez płatnika składki z tytułu wymienionych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu
nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową
nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, a szczególnie naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych
ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmioty, o których mówi art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4–8 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – PSWiN, a także nabycie od takiego podmiotu wyników prowadzonych przez niego badań naukowych na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej
odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej o ile korzystanie z niej nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym
nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej o ile zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym
koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, poniesione na:
przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej i dokonanie zgłoszenia do Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedniego zagranicznego organu razem z kosztami wymaganych tłumaczeń na język obcy
prowadzenie postępowania przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedni zagraniczny organ poniesione od momentu zgłoszenia do tych organów, a szczególnie opłaty urzędowe i koszty zastępstwa prawnego oraz procesowego
odparcie zarzutów niespełnienia warunków wymaganych do uzyskania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego zarówno w postępowaniu zgłoszeniowym jak i po jego zakończeniu, a szczególnie koszty zastępstwa prawnego i procesowego, zarówno w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, jak i w odpowiednim zagranicznym organie
opłaty okresowe, opłaty za odnowienie, tłumaczenia oraz dokonywanie innych czynności koniecznych dla nadania lub utrzymania ważności patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy oraz prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, a szczególnie koszty walidacji patentu europejskiego
dokonywane w danym roku podatkowym zaliczone do kosztów uzyskania przychodów odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością
odpisy amortyzacyjne od wartości niematerialnych i prawnych w postaci kosztów prac rozwojowych zakończonych pozytywnie w proporcji w jakiej w wartości początkowej pozostają wskazane w ustawie koszty kwalifikowane wymienione w pkt 1-4a lub w pkt 2 dotyczącym dodatkowych kosztów podlegających odliczeniu w przypadku podatników posiadających status centrum badawczo-rozwojowego.
Sposób ewidencjonowania kosztów działalności badawczo-rozwojowej w księgach rachunkowych
Obowiązkiem podatników prowadzących działalność badawczo-rozwojową korzystających z ulgi B+R jest w prowadzonej książce przychodów i rozchodów lub w księgach rachunkowych wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej (art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Podatnicy, którzy prowadzą księgi rachunkowe mogą wykazywać koszty B+R w oddzielnej ewidencji pomocniczej. Potwierdzeniem tego są interpretacje indywidualne wydawane przez organy podatkowe, jak między innymi: interpretacja o nr. 0112-KDIL2-2.4011.136.2019.1.AA, interpretacja o nr. 0111-KDIB1-3.4010.387.2017.1.APO lub interpretacja o nr. 0115-KDIT3.4011.546.2020.4.PS.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe są zbiorem zapisów księgowych, obrotów i sald składających się na:
dziennik
księgę główną
księgi pomocnicze
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych
wykaz składników aktywów i pasywów.
Na kontach ksiąg pomocniczych zapisuje się bardziej szczegółowe i uzupełniające zapisy z kont księgi głównej. Należy je prowadzić w sposób systematyczny jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek, komputerowych zbiorów danych zgodny z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Sposób ewidencjonowania kosztów działalności badawczo rozwojowej w PKPiR
Podmioty zobowiązane do prowadzenia KPiR wymienione w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy o podatku od osób fizycznych, jak np.: osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki partnerskie, czy spółki cywilne osób fizycznych muszą prowadzić książkę wg wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sposób jaki został określony w rozdziale 2. Załącznik nr 1 do rozporządzenia zawiera wzór Książki Przychodów i Rozchodów. Zgodnie z nim w kolumnie 16 książki ujmuje się koszty działalności badawczo-rozwojowej, które zostały wskazane w art. 26e ustawy o PIT. Koszty należy zsumować po zakończeniu roku i wpisać je wszystkie do kolumny 16 PKPiR nie zwracając uwagi na to, jaka ich część zostanie odliczona od podstawy opodatkowania.
Zgodnie z przepisami podatnicy zobowiązani do prowadzenie KPiR muszą wyodrębnić koszty kwalifikowane działalności badawczo-rozwojowej na potrzeby skorzystania z ulgi, o której mówi art. 26e ustawy o PIT w sposób i w formie wskazanej w odpowiednich przepisach.
