Możliwości jakie daje ulga badawczo-rozwojowa są bardzo korzystne dla przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie działań innowacyjnych. Jednak wielu z nich ma problemy z jej prawidłowym rozliczeniem.
Podatnik uzyskujący przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej ma prawo odliczyć od podstawy opodatkowania koszty uzyskania przychodów jakie poniósł na działalność BR, znane również pod nazwą koszty kwalifikowane (art. 26e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Kwota odliczenia nie może przekroczyć kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z pozarolniczej działalności gospodarczej w danym roku podatkowym.
W art. 5a pkt 38 ustawy o PIT znajduje się definicja działalności badawczo-rozwojowej. Zgodnie z nią przez działalność badawczo-rozwojową należy rozumieć działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, które podejmowane są w sposób systematyczny po to, aby powiększyć zasób wiedzy i wykorzystać go do wytworzenia nowych zastosowań. W związku z tym działalność badawczo-rozwojowa powinna:
mieć charakter twórczy i systematyczny
obejmować badania naukowe lub prace rozwojowe
być prowadzona w celu zwiększenia zasobów wiedzy, a także wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.
Z kolei badania naukowe wg definicji to:
badania podstawowe w rozumieniu przepisu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, dalej jako ustawa o PSWiN, a więc prace empiryczne lub teoretyczne, które podejmowane są przez badacza lub zespół badaczy celem osiągnięcia wiedzy naukowej, ustalenia nowych twierdzeń naukowych
badania aplikacyjne w rozumieniu przepisu art. 4 ust. 2 pkt 2 ustawy o PSWiN, a więc prace, które mają na celu zdobycie nowej wiedzy i umiejętności, które nastawione są na stworzenie nowych produktów, procesów lub usług bądź wprowadzanie do nich mających znaczenie ulepszeń.
Prace rozwojowe zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o PSWiN to działalność obejmująca nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej w danym momencie wiedzy oraz umiejętności, także w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania potrzebnych do planowania produkcji, projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych bądź nowych produktów, procesów i usług wyłączając działalność obejmującą pospolite i okresowe zmiany jakie są do nich wprowadzane nawet jeżeli będą one miały cechy ulepszeń.
Podsumowując, prace badawczo-rozwojowe występują wtedy, kiedy wykorzystywana jest dostępna wiedza z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej, a także innej wiedzy i umiejętności potrzebnej do stworzenia nowych lub ulepszania już istniejących produktów oraz usług, procesów i technologii produkcji.
Ulga badawczo-rozwojowa w świetle kosztów kwalifikowanych
Nie wszystkie koszty mogą być zaliczone do kosztów kwalifikowanych. Zgodnie z art. 26e ust. 2 ustawy o PITza koszty kwalifikowane uznawane są między innymi koszty:
poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mówi art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, a także składki płacone przez płatnika z tytułu należności na ubezpieczenia społeczne w części w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej ma się do ogólnego czasu pracy pracownika w danym miesiącu
poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mówi art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o PIT, a także sfinansowane przez płatnika składki z tytułu należności określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych w części w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w działalności badawczo-rozwojowej ma się do całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu
nabycie materiałów i surowców, które bezpośrednio związane są z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową
ekspertyzy, opinie, usługi doradcze oraz usługi równorzędne świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmiot, o którym jest mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 -8 ustawy PSWiN, w tym nabycie od takiego podmiotu wyników prowadzonych przez niego badań naukowych na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej.
Kosztami kwalifikowanymi są również odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które wykorzystywane są w działalności badawczo-rozwojowej z wyłączeniem samochodów osobowych, a także budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością, dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.
Koszty kwalifikowane mogą zostać odliczone pod warunkiem, że nie zostały podatnikowi zwrócone w żadnej formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi działalność związaną z robotyzacją. Wykonuje działalność badawczo-rozwojową oraz ponosi wysokie koszty kwalifikowane. W 2020 roku podpisał umowę o dofinansowanie części kosztów z funduszu przeznaczonego na innowacje. Koszt dofinansowania to 60% wszystkich kosztów projektu. Część kosztów nie może być rozliczona. Podatnik otrzymał dofinansowanie tylko na część kosztów projektu.
Ulga badawczo-rozwojowa - odliczenie
W przypadku ulgi badawczo-rozwojowej odliczenia dokonuje się w rozliczeniu rocznym, w zeznaniu składanym za rok podatkowy, w którym zostały poniesione koszty kwalifikowane. Jeżeli podatnik poniósł w danym roku stratę lub wysokość jego dochodów była niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, to odliczenia dokonuje się odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części w następnych zeznaniach w okresie kolejnych 6 lat podatkowych następujących bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo do skorzystania z odliczenia. Obowiązkiem podatnika korzystającego z odliczeń jest wykazanie w zeznaniu poniesionych kosztów kwalifikowanych podlegających odliczeniu.
Rozliczanie energii elektrycznej jako kosztu kwalifikowanego
Przy działalności badawczo-rozwojowej koszty energii elektrycznej są dość znaczące, dlatego zaliczenie ich do kosztów kwalifikowanych jest dla przedsiębiorcy korzystnym rozwiązaniem. Energia elektryczna uważana jest za surowiec, który zużywany jest do produkcji. Z kolei koszt energii elektrycznej zużytej do produkcji stanowi koszt produkcji. Zgodnie z tym energia elektryczna ulegająca zużyciu jest w całości kosztem działalności badawczo-rozwojowej. Ma to znaczenie w świetle przepisów związanych z kosztami kwalifikowanymi. Jak wiadomo koszty te muszą mieć związek z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Ponadto z katalogu kosztów kwalifikowanych wyłączone są odpisy amortyzacyjne dokonywane od samochodów, budynków, budowli i lokali. Podatnik nie może więc zaliczyć do kosztów kwalifikowanych wydatków mających charakter ogólny, które przede wszystkim dotyczą działalności innych niż działalność BR.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca prowadzi tylko działalność badawczo-rozwojową. W swojej pracy zużywa duże ilości energii elektrycznej. W związku z tym, że wykonuje jedynie działalność BR, to ma zamiar odliczyć koszty energii w ramach ulgi badawczo-rozwojowej.
W tym przypadku koszty energii elektrycznej dotyczą jedynie energii zużywanej na działalność badawczo-rozwojową i mogą zostać uznane za surowiec i dzięki temu stanowią koszt kwalifikowany.
Podobnego zdania jest też Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który w interpretacji indywidualnej z dnia 21 stycznia 2020 roku, nr 0111-KDIB1 3.4010.505.2019.2.JKT napisał między innymi:
odnosząc cytowane powyżej przepisy do przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego, zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że jest uprawniony do odliczenia od podstawy opodatkowania kosztów kwalifikowanych, takich jak koszty energii, poniesionych na działalność badawczo-rozwojową.
