Jak zaksięgować bilet kolejowy PKP w kosztach firmy?
Od lipca 2021 roku zaczął obowiązywać przepis, który daje możliwość zaliczenia jednorazowego biletu na przejazd zakupionego w kasie biletowej automatycznie do dokumentów jakimi są faktury. Przepis ten odnosi się do różnych biletów, między innymi do biletów kolejowych, autobusowych, a także zapłaty za przejazd płatną autostradą. Kiedyś przedsiębiorców obowiązywał limit powyżej 50 km, który obecnie w związku z wprowadzeniem nowych przepisów został zniesiony. Wcześniej, jeżeli podatnik chciał otrzymać fakturę musiał złożyć u przewoźnika wniosek o jej wystawienie.
Par. 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur
Od dnia wprowadzenia w życie nowych przepisów bilet zakupiony na przejazd określonym środkiem transportu, np. pociągiem lub autobusem bez względu na pokonywaną odległość jest traktowany jak faktura. Dzięki takiej możliwości wydatek poniesiony na zakup biletu na przejazd koleją PKP w celu związanym z działalnością gospodarczą może być uznany za fakturę, od której można odliczyć podatek VAT.
Jakie dane powinien zawierać bilet za przejazd koleją, aby mógł być uznany za fakturę?
Bilet jednorazowy na przejazd zostanie uznany za fakturę tylko wtedy, kiedy będzie spełniał określone warunki. Przede wszystkim muszą na nim znaleźć się dane identyfikujące osobę odbywającą podróż na podstawie takiego biletu, czyli:
imię i nazwisko lub nazwa podatnika oraz jego numer, za pomocą którego można go zidentyfikować na potrzeby podatku (NIP)
numer oraz data wystawienia biletu
informacja pozwalająca na zidentyfikowanie rodzaju usługi
kwota należności razem z podatkiem
kwota podatku.
Jeżeli na bilecie nie będzie powyższych danych, to nie będzie on mógł być uznany za fakturę i podatnik nie będzie miał prawa do odliczenia podatku VAT od takiego dokumentu. Należy pamiętać, że do kosztów zalicza się jedynie wartość netto biletu.
Sposób zakupu biletu – czy zawsze bilet PKP jest fakturą VAT?
Przedsiębiorca, który zakupi bilet na przejazd koleją PKP i spełni wyżej wymienione warunki może traktować go jako fakturę VAT, od której przysługuje mu prawo do odliczenia podatku od towarów i usług niezależnie od ilości przejechanych kilometrów. Dotyczy to jednak tylko biletów jednorazowych zakupionych w kasie przewoźnika. Jeżeli bilet zostanie kupiony przez aplikację mobilną lub Internet, to podatnik nadal musi zgłosić chęć wystawienia faktury, którą będzie mógł otrzymać na podanego e-maila lub jako dokument do ściągnięcia w aplikacji.
W związku z tym, że obecnie na niektórych biletach, np. za przejazd autostradą nie ma możliwości umieszczenia na bilecie numeru NIP podatnika, to przedsiębiorca sam musi zadbać o to, aby bilet był imienny. Dobrą praktyką jest umieszczenie na odwrocie biletu imienia i nazwiska oraz NIP-u przedsiębiorcy.
