Czy dokument WZ Wydanie zewnętrzne może być dowodem księgowym?
Dokument WZ, czyli wydanie zewnętrzne to dowód magazynowy, za którego wystawienie odpowiada magazynier. Służy do udokumentowania rozchodu towarów albo wyrobów gotowych w chwili ich wydania poza magazyn. Przygotowany WZ nie ma żadnego wpływu na zapisy w rejestrach VAT, a także płatnościach. Zastanowimy się nad kwestią, czy WZ może posłużyć przedsiębiorcy do wykonania zapisów w księdze przychodów i rozchodów oraz, czy może zostać potraktowany jako dowód księgowy?
Posiłkując się Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe informacje na temat dowodów księgowych będących podstawą dokumentowania zapisów w KPiR możemy znaleźć w art. 11 ust 3.
Dowody księgowe to między innymi:
faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami” przygotowane z zachowaniem odrębnych przepisów,
dokumenty wyznaczające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów),
pozostałe dowody wskazane w § 12 i 13 Rozporządzenia, służącego do potwierdzenia faktu wykonania operacji gospodarczej określonej na podstawie przejrzystego przebiegu, a także wskazującej minimum:
precyzyjne wyznaczenie wystawcy albo podanie stron (niezbędne są nazwy oraz adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej związanej z dowodem,
data wystawienia dowodu, a także data bądź okres wykonania operacji gospodarczej związanej z dowodem, mając na uwadze, że data wykonania operacji gospodarczej zgodna z datą przygotowania dowodu, sprawia, iż nie trzeba podawać dwóch dat, jedna jest wystarczająca,
przedmiot operacji gospodarczej oraz jego wartość wraz z ilościowym określeniem, kiedy przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
podpisy osób uprawnionych do właściwego udokumentowania operacji gospodarczych,
oznaczenie numerem albo w inny sposób pozwalający na powiązanie dowodu z zapisami księgowymi wykonanymi na jego podstawie.
§12. ww. rozporządzenia wyznacza dokumenty, które zostają określane jako dowody księgowe:
dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) przygotowanych do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
noty księgowe przygotowane, aby poprawić zapisy związane z operacjami gospodarczymi, określone przy pomocy dowodu obcego albo własnego, uzyskane od kontrahenta podatnika albo przekazane kontrahentowi,
dowody przesunięć,
dowody opłat pocztowych i bankowych,
inne dowody opłat, wliczając w to dowody wykonywane na podstawie książek opłat, a także dokumenty, w których podane są dane wskazane w 12 ust. 3 pkt 3.
Posiłkując się § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia, dowiadujemy się, że w celu udokumentowania zapisów w księdze, związanych z wybranymi kosztami (wydatkami) można wykorzystać dokumenty wzbogacone w datę oraz podpisy osób, które odpowiadają za wykonanie wydatków (dowody wewnętrzne), wyznaczające: dla zakupu – nazwę towaru, a także ilość, cenę jednostkową i wartość, a w pozostałych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
WZ jako dowód księgowy
Dokument WZ nie jest podstawą do wprowadzenia kosztów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jest to uwarunkowane brakiem wymaganych danych, które zostały wskazane w rozporządzeniu, dlatego Wydanie zewnętrzne nie może zostać zakwalifikowane jako dowód księgowy.
Przedstawione stanowisko można sprawdzić także w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe:
(...)Z informacji zawartych we wniosku wynika, że Wnioskodawca zakupił od firmy towar, a sprzedawca nie wystawił faktury. Wnioskodawca posiada tylko dokument wewnętrzny, na którym widnieje data, kwota przelewu, kod banku rejestrowego wykonanego przelewu, dany asortyment w sztukach za który zapłacono w kwocie netto i brutto oraz podsumowanie, czyli wartość.
Mając na uwadze powyższe w sprawie będącej przedmiotem wniosku, na podstawie dowodu wewnętrznego tzw. „WZ”, nie można dokonać ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, bowiem taki dokument nie będzie zawierał wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, czyli podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.
Z uwagi na powyższe (...) dowód wewnętrzny tzw. „WZ” , który nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym powyżej rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.(...) - indywidualna interpretacja z dnia 10 stycznia 2014 r. o sygn. ILPB1/415-1140/13-2/AMN wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu.
Reasumując, zakup towarów może być dla firmy kosztem udokumentowanym WZ, jeżeli zawiera wyznaczone w rozporządzeniu dane. Jeżeli brakuje informacji, konieczne jest wystawienie innego dokumentu, najczęściej faktury. Trzeba mieć świadomość, że WZ bez wymaganych danych nie stanowi dowodu księgowego.
