Przedsiębiorcy w prowadzonej działalności gospodarczej mogą wystawiać lub otrzymywać różne rodzaje faktur oraz innych dokumentów. Najbardziej popularnym rodzajem dokumentu księgowego jest faktura VAT dokumentująca sprzedaż towarów i usług. Oprócz niej w obrocie gospodarczym występują jeszcze inne rodzaje faktur.
Rodzaje faktur występujących w obrocie gospodarczym
Każdy rodzaj faktur występujących w obrocie gospodarczym dotyczy różnych typów transakcji. Faktura może służyć do dokumentowania sprzedaży towarów i usług. Może też korygować błędy z faktury pierwotnej. Może też potwierdzać otrzymanie zaliczki.
Do najczęściej spotykanych rodzajów faktur należy:
Najczęściej stosowanym rodzajem faktur jest zwykła, podstawowa faktura VAT dokumentująca sprzedaż towarów i usług przez podatnika VAT na rzecz innego podatnika VAT. Na podstawie wystawionej i otrzymanej faktury VAT możliwe jest prawidłowe rozliczenie podatku. Zwykły konsument nie musi mieć wystawionej faktury VAT, chyba, że wyrazi taką chęć. W jego przypadku faktura będzie jedynie potwierdzeniem wykonanej transakcji. Faktura VAT może zostać wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej. W formie papierowej powinna posiadać 2 egzemplarze: jeden dla wystawcy, a drugi dla nabywcy.
Do najważniejszych danych jakie muszą znaleźć się na fakturze VAT należą:
data wystawienia
numer faktury
dane nabywcy i wystawcy wraz z ich adresami i numerami identyfikacji podatkowej
nazwa towaru/usługi
sprzedana ilość
jednostka miary
cena netto
stawka podatku VAT
wartość netto
wartość brutto
kwota należności ogółem.
Faktura korygująca
Faktura korygująca jest dokumentem wystawianym w przypadku, kiedy na fakturze pierwotnej wystąpi błąd. Należy ją koniecznie sporządzić, jeżeli na dokumencie wystawionym wcześniej zostały podane błędne wartości bądź zmieniła się cena lub stawka podatku od towarów i usług obejmująca dany towar lub usługę. Korekta wymagana jest również w przypadku zwrotu zakupionych towarów lub wtedy, kiedy sprzedawca udzielił nabywcy rabatu za zakupiony wcześniej towar lub usługę. Fakturę korygującą ma prawo wystawić tylko sprzedawca będący wystawcą faktury pierwotnej. Nabywca, który zauważy błąd musi powiadomić o tym sprzedawcę i poprosić o wystawienie dokumentu korygującego. Korekta nie dotyczy sytuacji, kiedy faktura pierwotna została zniszczona lub zaginęła. W tych przypadkach należy wystawić duplikat faktury.
Na fakturze korygującej powinny znaleźć się między innymi takie dane, jak:
nazwa dokumentu: „Faktura korygująca” lub „Korekta”
data wystawienia
numer
niektóre dane przeniesione z faktury pierwotnej, jak: numer korygowanego dokumentu, data wystawienia, nazwa towaru/usługi
przyczyna korekty
prawidłowa treść.
Faktura zaliczkowa i końcowa
Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie zaliczki, zadatku oraz dokonanej przedpłaty. Wystawia się ją jeszcze przed otrzymaniem części zapłaty od nabywcy towaru lub usługi wynikającej z dokonanej:
sprzedaży
dostawy towarów
wykonania usługi
wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość, ale tylko wtedy, kiedy podatnik nie korzysta z tzw. procedury unijnej w związku z dostawą towarów i świadczeniem niektórych usług.
Faktura zaliczkowa musi zostać wystawiona w terminie:
nie późniejszym niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik otrzymał całość lub część zapłaty
nie wcześniejszym niż 60 dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty dokonanej na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego wykonania usługi.
Faktura zaliczkowa wystawiana jest w celu zabezpieczenia transakcji lub pozyskania środków na pokrycie kosztów danej transakcji. Na zakończenie dostawy towaru lub wykonania usługi należy wystawić fakturę końcową.
W niektórych okolicznościach faktura zaliczkowa nie może zostać wystawiona. Dotyczy to sytuacji, kiedy podatnik otrzymał część lub całość zapłaty dotyczącej:
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych
świadczenia usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do Ustawy o VAT
świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej
świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
dostaw towarów na zasadzie transferu bonu jednego przeznaczenia.
Na fakturze zaliczkowej koniecznie muszą znaleźć się między innymi takie dane jak te wymienione poniżej:
data wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii jednoznacznie identyfikujący fakturę
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów/usług razem z ich adresami
numer NIP, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów, wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli taka data została określona i jest inna niż data wystawienia faktury
otrzymana kwota zapłaty
stawka podatku
kwota podatku obliczona od otrzymanej kwoty zapłaty
dane dotyczące zamówienia lub umowy, jak np. nazwa, czyli rodzaj towaru bądź usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawka podatku, kwota podatku, wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.
Jeżeli podatnik wystawił więcej niż jedną fakturę zaliczkową dotyczącą jednej i tej samej transakcji, która dokumentuje otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, to na ostatniej z wystawionych faktur należy umieścić również numery poprzednich, wcześniej wystawionych dokumentów.
Faktura uproszczona
Za fakturę uproszczoną uważa się paragon fiskalny wystawiony do kwoty 450 zł (100 euro), który koniecznie musi zawierać NIP nabywcy. W rozliczeniu faktura uproszczona traktowana jest jak zwykła faktura VAT, chociaż zawiera mniej elementów co podstawowa faktura VAT. Nie trzeba już do niej wystawiać zwykłej faktury zawierającej pełne dane.
Do informacji jakie musi zawierać paragon z NIP należą:
data wystawienia faktury oraz data sprzedaży
kolejny numer faktury
nazwa sprzedawcy oraz nabywcy razem z numerami NIP
nazwa towaru lub usługi
kwota ewentualnego rabatu
kwota należności ogółem.
W niektórych przypadkach nie ma możliwości wystawienia faktury uproszczonej. Dotyczy to przede wszystkim:
wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość
sprzedaży na odległość towarów importowanych
sprzedaży, dla której na fakturze nie jest podany numer NIP
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
transakcji, podlegających opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Polska, dla których to transakcji osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług.
Jeżeli sprzedaż została zarejestrowana na kasie fiskalnej i została potwierdzona paragonem, to sprzedawca może wystawić fakturę do paragonu pod warunkiem, że:
paragon będzie zawierał NIP nabywcy
kwota na paragonie będzie przekraczała wartość 450 zł brutto, ponieważ w takim przypadku paragon z NIP-em nie jest fakturą uproszczoną.
Nabywca towaru lub usługi musi powiadomić sprzedawcę w chwili zakupu, że kupuje towar/usługę jako podatnik (musi wtedy podać numer NIP), a nie jako konsument. Jeżeli nie poda swojego NIP-u, to uważa się, że zakupu dokonał jako konsument. Jeżeli w przyszłości będzie chciał otrzymać fakturę do tak wystawionego paragonu bez NIP nabywcy, to sprzedawca wystawi mu fakturę przeznaczoną dla konsumentów bez numeru NIP.
Refakturowanie
Refakturowanie występuje wtedy, kiedy przedsiębiorca nabywa samodzielnie usługi, których faktycznym odbiorcą jest inny przedsiębiorca. W tej sytuacji dochodzi do odsprzedaży usług i na taką czynność wystawia się fakturę, która została nazwana refakturą. Refaktura swoim wyglądem przypomina zwykłą fakturę VAT. Przykładem refaktury może być dokument wystawiony w związku z poniesieniem kosztów związanych z mediami w wynajmowanej nieruchomości. Kwoty za media kupuje właściciel lokalu. Natomiast kosztami zostaje obciążony najemca. Przy odsprzedaży usług podatnik traktowany jest w taki sposób jakby sam świadczył te usługi, dlatego jest on zobowiązany do wystawiania faktur VAT, na których umieszcza taką samą kwotę netto i stawkę podatku VAT, która widnieje na fakturze dokumentującej nabycie usługi od jej bezpośredniego dostawcy. Najlepiej, jeżeli transakcje związane z refakturowaniem regulowane są na podstawie wzajemnych umów, głównie z takiego powodu, że stawka podatku od towarów i usług na fakturze może zależeć od postanowień zawartych w umowie.
Koszty za media mogą być rozliczane jako osobne wartości lub mogą stanowić jedną kompleksową usługę najmu. W pierwszym przypadku najemca jest rozliczany z rzeczywistego zużycia mediów na podstawie wskazań licznika. W tej sytuacji w stosunku do refakturowanych opłat za media podatnik może zastosować obniżoną stawkę podatku VAT. W przypadku usługi kompleksowej, kiedy najemca ponosi koszty związane z opłatami za media zastosowanie ma ryczałt w stawce podatku 23%. W przypadku innych usług podlegających pod refakturowanie, to z reguły są one zwolnione z zapłaty VAT lub stosuje się wobec nich obniżoną stawkę podatku. Najczęściej usługi te związane są z podmiotami, które je świadczą. Zwolnieniu z VAT podlegają usługi pocztowe, sportowe, kulturalne oraz medyczne pod warunkiem, że są świadczone przez określone grupy podmiotów do tego upoważnione. W przypadku refakturowania stosuje się do nich stawkę podatku w wysokości 23%. Usługi gastronomiczne i hotelowe refakturuje się w kwocie brutto widocznej na fakturze od bezpośredniego dostawcy. Od wymienionych usług nie można odliczyć podatku VAT. Można je refakturować ze stawką VAT 8%.
Czynność samofakturowania przez nabywcę może być wykonana:
jeżeli nabywca jest podatnikiem VAT
jeżeli nabywca zawarł ze sprzedawcą umowę, która określa proces zatwierdzania faktur.
Umowa powinna zawierać informacje o okresie na jaki została zawarta oraz o sposobie postępowania w przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości, a także o warunkach wcześniejszej rezygnacji z umowy. Przy samofakturowaniu faktura staje się rzeczywistym i pełnoprawnym dokumentem w momencie zatwierdzenia przez sprzedawcę. Wystarczy, jeżeli w celu zatwierdzenia sprzedawca nie zgłosi sprzeciwu w okresie podanym w umowie. Sprzedawca zobowiązany jest do ujęcia faktury w swojej ewidencji. Na samofakturowanym dokumencie muszą znaleźć się takie same elementy jak na zwykłej fakturze VAT. Dodatkowo trzeba na nim umieścić dopisek „samofakturowanie”.
Faktura VAT marża
Faktura VAT marża wystawiana jest w przypadku:
świadczenia usług turystycznych
dostawy towarów używanych, jak np. samochody, laptopy czy telefony
dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków
dostawy dzieł sztuki.
Dotyczy tylko towarów używanych, które zostały nabyte od:
osób fizycznych niebędących podatnikami VAT
podatników VAT zwolnionych ze względu na wysokość sprzedaży, do kwoty 200 000 zł lub z uwagi na zwolnienie przedmiotowe (art. 43 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT)
podatników VAT, dla których dostawa towarów podlegała pod procedurę VAT marża.
Faktury VAT marża wystawia się na zasadzie dobrowolności. Sprzedawca, który wystawi fakturę VAT marża płaci niższy podatek od marży, ale jednocześnie nie ma prawa odliczyć podatku VAT z takiej faktury. Na fakturze VAT marża nie jest wyszczególniona:
cena jednostkowa netto
wartość sprzedaży netto
stawki podatku
sumy wartości sprzedaży z podziałem na poszczególne stawki
kwoty podatku (w tym miejscu wpisuje się cenę sprzedaży brutto).
Podstawę opodatkowania stanowi marża naliczana przez sprzedawcę, która musi zostać obniżona o podatek, czyli marża netto. Wysokość podatku można obliczyć odejmując marżę netto od marży brutto.
Faktura VAT RR
Faktury VAT RR dotyczą transakcji zawieranych z rolnikiem ryczałtowym. Rolnik przy sprzedaży produktów rolnych nie wystawia faktury jako sprzedawca, a otrzymuje fakturę VAT RR od kupującego.
Na dokumencie powinny znaleźć się między innymi takie dane, jak:
imię i nazwisko lub nazwa bądź nazwa skrócona dostawcy i nabywcy razem z ich adresami
numer NIP lub numer PESEL dostawcy oraz nabywcy
data dokonania nabycia oraz data wystawienia i kolejny numer faktury
nazwy nabytych produktów rolnych
jednostka miary i ilość nabytych produktów rolnych
oznaczenie klasy lub jakości tych produktów
cena jednostkowa nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku
wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku
stawka zryczałtowanego zwrotu podatku
kwota zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych
kwota należności ogółem razem z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyframi i słownie
czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska wymienionych osób
oświadczenie: „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 Ustawy o podatku od towarów i usług”.
Na fakturze konieczne jest umieszczenie oznaczenia „Faktura VAT RR”. Kwota zryczałtowanego zwrotu podatku naliczana jest wg stawki podatku w wysokości 7%.
Faktura proforma
Faktura proforma nie jest traktowana jak dokument księgowy. Jej rolą jest informowanie o szczegółach przeprowadzanej transakcji. Faktura proforma może:
mieć formę oferty handlowej
mieć formą wezwania do zapłaty
być dokumentem wystawianym dla kontrahenta przed zapłatą zaliczki na przyszłą dostawę towarów lub wykonanie usługi, którego celem jest zapłata wymaganej kwoty zaliczki
być dokumentem, który określa kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi.
Faktura proforma zawsze musi zostać wystawiona jeszcze przed otrzymaniem zapłaty. Wystawca powinien na niej umieścić dopisek „proforma”. Z uwagi na to, że nie jest dokumentem księgowym nie musi być ujmowana w ewidencji księgowej. Sprzedawca za dokonaną dostawę lub wykonanie usługi musi koniecznie wystawić zwykłą fakturę VAT, ponieważ faktura proforma nie dokumentuje rzeczywistej transakcji sprzedaży oraz żadnej innej operacji gospodarczej.
Faktury elektroniczne
Faktury elektroniczne są coraz częściej stosowane przez podatników. Wystawianie dokumentów ustrukturyzowanych za pomocą Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) dotyczy przede wszystkim podatników wykonujących zamówienia publiczne. Wskazana platforma wykorzystywana jest tylko w kontaktach z administracją publiczną, jak przykładowo: gminy, szpitale, szkoły, muzea. Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem występującym w postaci pliku elektronicznego xml. Dokumenty w tej postaci mogą być przesyłane automatycznie. Informacje zawarte na fakturze są od razu przetwarzane w systemach księgowych. Podatnik nie musi ręcznie wprowadzać danych z faktury. Jak na razie wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne. E-faktury przesyłane są za pomocą bezpłatnych aplikacji dostępnych na platformie PEF, z której można korzystać za pośrednictwem strony www.efaktura.gov.pl lub poprzez aplikację zainstalowaną na komputerze.
Przykłady stosowania faktur w obrocie gospodarczym
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej otworzył komis samochodowy. Od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej kupił samochód za 15 000 zł, który sprzedał za 18 000 zł. Chcąc wyliczyć podatek musi od marży brutto odjąć marżę netto. Marża brutto: 18 000 zł – 15 000 zł = 3 000 zł Marża netto: 3 000 zł : 1,23 = 2 439 zł VAT do zapłaty: 3 000 zł – 2 439 zł = 561 zł.
Dla porównania przy zastosowaniu rozliczenia standardowego przedsiębiorca musiałby zapłacić podatek VAT w wysokości 4 140 zł. Kwota ta wynika z wyliczenia: 18 000 zł x 23% podatku VAT
PRZYKŁAD 2 Pani Halina wynajęła powierzchnię biurową od firmy X. Oprócz wynajmu firma zajmuje się również wysyłką korespondencji pani Haliny za pośrednictwem Poczty Polskiej. Za swoje usługi Poczta Polska wystawia fakturę na koniec każdego miesiąca. W tym samym okresie firma X dokonuje refaktury na panią Halinę kosztów korespondencji ze stawką 23%. W tym przypadku nie ma zastosowania zwolnienie z VAT, ponieważ usługi pocztowe nie są świadczone bezpośrednio przez podmiot, który ma uprawnienia do wykonywania takiego typu usług.
PRZYKŁAD 3 Pan Karol jako czynny podatnik VAT nabył produkty rolne od rolnika ryczałtowego za kwotę 2 000 zł netto. Podatek VAT został naliczony wg stawki 7% zryczałtowanego zwrotu podatku dla rolnika ryczałtowego. Kwota brutto wyniosła 2 140 zł. Podatek został wyliczony w kwocie 140 zł. Pan Karol wpłacił na rachunek rolnika kwotę 2 140 zł. W deklaracji za dany miesiąc może dokonać odliczenia kwoty 140 zł z faktury VAT RR.
PRZYKŁAD 4 Pan Piotr prowadzi stacjonarny sklep spożywczy, którego klientami są w większości osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Każdą sprzedaż ewidencjonuje za pomocą kasy fiskalnej. Zdarzają się też klienci, którzy nabywają towar do prowadzonej działalności gospodarczej. Każdy taki klient powinien poinformować sprzedawcę czy robi zakupy osobiste jako konsument, czy firmowe jako podatnik. Przy zakupach firmowych na paragonie powinien znaleźć się NIP nabywcy. Na podstawie takiego paragonu pan Piotr może wystawić klientom fakturę VAT pod warunkiem, że wartość na paragonie przekracza kwotę 450 zł brutto. Jeżeli kwota na paragonie z NIP jest niższa od 450 zł, to w takiej sytuacji pan Piotr nie musi już sporządzać zwykłej faktury VAT, ponieważ taki paragon stanowi fakturę uproszczoną.
