W niektórych okolicznościach pracodawca zmuszony jest zatrudnić osobę na zastępstwo za zatrudnionego pracownika, który z różnych powodów nie może wykonywać czynności zawodowych w danym okresie. Czym jest umowa na zastępstwo i jakie przepisy jej dotyczą?
Umowa na zastępstwo, a standardowa umowa o pracę – czym się różnią?
W zasadzie umowa na zastępstwo jest umową o pracę zawieraną na czas określony. Jednak pomiędzy tymi dwoma rodzajami umów, umową na zastępstwo oraz umową na czas określony zachodzą pewne różnice dotyczące między innymi:
wynagrodzenia
czasu trwania
ograniczeń w zakresie ilości zawieranych umów
urlopu
rozwiązania umowy.
Czym jest umowa na zastępstwo?
Umowa na zastępstwo stosowana jest wtedy, kiedy sytuacja wymaga zatrudnienia na pewien okres czasu innego pracownika na miejsce zatrudnionego już wcześniej, który jest nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych. Do takich przyczyn zalicza się urlop macierzyński, wychowawczy, a także dłuższe zwolnienie chorobowe wystawione na druku L4. Zgodnie z przepisami prawa pracy umowa na zastępstwo jest częścią umów zawieranych na czas określony, co oznacza, że wszelkie uregulowania jej dotyczące podlegają pod przepisy Kodeksu pracy. Ogólna zasada zgodnie z art. 251 par. 1 Kodeksu pracy wskazuje, że łączny okres zatrudnienia na czas określony nie może być dłuższy niż 33 miesiące z zastrzeżeniem zawarcia maksymalnie 3 umów. Jednak zasada ta nie dotyczy umów zawieranych na zastępstwo w związku z nieobecnością pracownika w pracy. Regulacje dotyczące zatrudnienia na zastępstwo reguluje art. 251 par. 4 pkt 1 Kodeksu pracy. Pracownik, który zastępuje stałego pracownika ma takie same prawa i przywileje jak pracownik zatrudniony na stałe na podstawie standardowej umowy o pracę na czas określony.
Zastępstwo może trwać przez określony okres czasu aż do momentu powrotu do pracy zastępowanego pracownika, który po dniach nieobecności powinien wrócić na swoje dawne stanowisko. Przepisy pozwalają na konkretne wskazanie terminu trwania umowy, jeżeli jest pewne, kiedy zatrudniony wcześniej pracownik wróci do pracy z możliwością wskazania takiego dnia. Termin ten może zostać wydłużony, co spowoduje, że umowa będzie obowiązywała dłużej. Umowa o pracę na zastępstwo może zostać rozwiązana także przed czasem na podstawie porozumienia stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
Dane, które powinna zawierać umowa na zastępstwo
Pracownik, który zostanie zatrudniony na zastępstwo musi wykonywać ten sam rodzaj pracy, co pracownik, którego zastępuje. Dozwolone jest jedynie świadczenie pracy w innym wymiarze czasu.
Umowa na zastępstwo musi koniecznie zawierać takie elementy jak między innymi:
dane stron umowy: pracodawcy i pracownika wraz z ich pełnymi danymi osobowymi
pełna nazwa i siedziba firmy
NIP firmy
dane osoby reprezentującej firmę podczas zawierania umowy
dane pracownika, jak imię i nazwisko, adres zamieszkania i inne dane kontaktowe
numer PESEL
seria i numer dowodu osobistego
data zawarcia umowy
cel zawarcia umowy, czyli przejęcie obowiązków pracownika nieobecnego w pracy przez dłuższy czas. Zakres obowiązków może być taki sam lub może zostać lekko zmodyfikowany uwzględniając kompetencje i umiejętności pracownika na zastępstwo
rodzaj wykonywanej pracy
wysokość wynagrodzenia
miejsce wykonywania pracy
termin rozpoczęcia i zakończenia umowy
dzień rozpoczęcia pracy
czas trwania pracy lub dzień jej zakończenia przedstawione za pomocą daty lub będące opisem zdarzenia.
Jeżeli chodzi o wynagrodzenie pracownika na zastępstwo to jego wysokość zależy przede wszystkim od tego czy w firmie obowiązuje system wynagrodzeń na poszczególnych stanowiskach. Jeżeli taki jest to osoba zastępująca musi otrzymać wynagrodzenie zgodnie ze stanowiskiem, na które została zatrudniona, czyli jej pensja musi być taka sama co osoby, którą zastępuje. W przypadku, kiedy w zakładzie pracy nie obowiązuje system wynagradzania to pracodawca może ustalić wynagrodzenie na ogólnych zasadach, czyli przy ustalaniu jego wysokości będzie musiał wziąć pod uwagę np. wykształcenie takiej osoby i jej doświadczenie oraz posiadane umiejętności. Wynika z tego, że wynagrodzenie pracownika zastępczego może być niższe lub wyższe w zależności od posiadanych przez niego predyspozycji oraz propozycji złożonej przez pracodawcę. Dodatkowo w umowie powinny znaleźć się informacje o warunkach i trybie wykonywanej pracy, np. czy ma to być praca stacjonarna, zdalna czy hybrydowa.
Umowa na zastępstwo – czas trwania
Umowa na zastępstwo zawierana jest na czas, w którym pracownik zatrudniony na stałe nie jest w stanie stawiać się do pracy i wykonywać swoich obowiązków zawodowych. Zwykle termin stawienia się do pracy jest ściśle określony czego nie można powiedzieć o terminie zakończenia zatrudnienia. W tej kwestii pracodawca ma prawo zastosować opisową formę i określić termin na dzień powrotu do pracy zastępowanego pracownika. Takie rozwiązanie może budzić u pracownika pewne obawy co do stabilności jego zatrudnienia. Z kolei pracodawca stosując taką formę nie musi myśleć, że będzie musiał sporządzać nową umowę z pracownikiem zastępczym, jeżeli nieobecność pracownika stałego będzie się przedłużać. Umowy o pracę na zastępstwo nie są ograniczone ilością umów zawieranych na czas określony, tak jak ma to miejsce w przypadku standardowej umowy na czas określony.
Umowa na zastępstwo – urlop
Pracownik zatrudniony w ramach umowy na zastępstwo ma prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego, chociaż niekoniecznie musi to być urlop w pełnym wymiarze. Pewne wątpliwości co do jego wielkości mogą wynikać z faktu, że nie zawsze wiadomo jak długo pracownik zastępczy będzie wykonywał swoje obowiązki służbowe w zastępstwie za nieobecnego pracownika. W przypadku pierwszego miesiąca pracy stosuje się urlop cząstkowy naliczany w wysokości 1,66 dni za każdy przepracowany miesiąc, czyli w przypadku przepracowania jednego miesiąca będą to opcjonalnie dwa dni urlopu.
Osoby, którym urlop wypoczynkowy należy się z góry otrzymują urlop w wymiarze:
20 dni urlopu – zatrudnienie przez okres krótszy niż 10 lat
26 dni urlopu – zatrudnienie przez okres dłuższy niż 10 lat.
Umowa na zastępstwo w przypadku ciąży pracownicy
Jeżeli pracodawca podpisze umowę na czas określony przykładowo na okres trzech miesięcy to taka umowa ulega rozwiązaniu po upływie okresu, na który została zawarta. W przypadku, kiedy w międzyczasie okaże się, że pracownica jest w ciąży to przepisy nie pozwalają rozwiązać takiej umowy i zostaje ona przedłużona do dnia porodu. Zasada ta nie odnosi się do umów na zastępstwo. Pracodawca może, ale nie musi przedłużyć takiej umowy. Nie wolno mu jedynie wypowiedzieć umowy pracownicy będącej w ciąży przed powrotem do pracy pracownika, którego zastępuje. Pracownik zatrudniony na zastępstwo ma prawo do zasiłku chorobowego na ogólnie obowiązujących zasadach, czyli pracownik może otrzymać zasiłek chorobowy, jeżeli jego ubezpieczenie trwa przynajmniej 30 dni. Gdyby umowa o pracę zakończyła się w trakcie przebywania na zwolnieniu lekarskim to pracownik nadal zachowuje prawo do zasiłku aż do chwili zakończenia leczenia pod warunkiem, że zostanie zachowana ciągłość zwolnienia.
W jaki sposób można wypowiedzieć umowę na zastępstwo?
Zgodnie z przepisami umowa na zastępstwo będąca umową zawartą na czas określony wygasa automatycznie z dniem lub zdarzeniem przewidzianym w umowie, czyli wtedy, kiedy zastępowany pracownik powraca do pracy na swoje stanowisko. Czasami, kiedy termin zakończenia umowy nie został z góry określony to może zdarzyć się, że umowa będzie musiała być wcześniej rozwiązana.
Strony mogą wypowiedzieć ją na podstawie porozumienia stron bez wypowiedzenia z winy jednej strony lub za wypowiedzeniem, które wynosi odpowiednio:
2 tygodnie – zatrudnienie poniżej 6 miesięcy
1 miesiąc – zatrudnienie od 6 miesięcy do 3 lat
3 miesiące – zatrudnienie powyżej 3 lat.
Pracownik zatrudniony na zastępstwo ma prawo wypowiedzieć umowę w każdej chwili. Natomiast pracodawca nie może wypowiedzieć umowy z pracownikiem przebywającym na zwolnieniu lekarskim oraz z pracownicą będącą w ciąży. Za niezastosowanie się do powyższej zasady pracodawcy grozi kara pieniężna w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
Czy warto pracować na zastępstwo?
Jak już zostało wcześniej powiedziane umowa na zastępstwo zawierana jest w sytuacji, kiedy trzeba wykonać pracę za nieobecnego pracownika, a czynności przez niego wykonywane muszą mieć ciągłość. Praca na zastępstwo nie może być wykonywana na podstawie umowy cywilnoprawnej. Dla pracodawcy zawarcie umowy o zastępstwo przynosi wiele korzyści, chociaż należy mieć na uwadze, że tego typu umowa nie jest zbyt trwała, dlatego może wpływać na motywację i zaangażowanie w wykonywaniu czynności zawodowych przez pracowników zastępczych.
Podsumowanie
Umowa na zastępstwo jest idealnym rozwiązaniem w przypadku, kiedy występuje potrzeba czasowego zastąpienia nieobecnego pracownika. Umowa zawierana jest na określony okres czasu aż do powrotu nieobecnego pracownika do pracy. Może być w niej podana konkretna data, do której będzie obowiązywała. W przypadku potrzeby okres, na który została zawarta może zostać przedłużony. Istnieje możliwość jej wcześniejszego wypowiedzenia z zastosowaniem okresu wypowiedzenia.
