Lista płac w KPiR

Jednym z obowiązków pracodawcy jest wypłata wynagrodzenia dla pracownika razem z innymi świadczeniami wynikającymi ze stosunku pracy. Kwota wynagrodzenia ujmowana jest na liście płac razem ze wszystkimi składnikami oraz potrąceniami. Pracodawca może zaliczyć wynagrodzenie pracownika do kosztów uzyskania przychodów.

Lista płac

jest pewnego rodzaju dokumentem księgowym stosowanym w rachunkowości. Służy do potwierdzania naliczonych wynagrodzeń pracowników razem ze wszystkimi obowiązującymi składkami zarówno tymi płaconymi przez pracownika jak i pracodawcę. 
Zestawienie wszystkich składników mających wpływ na wysokość wynagrodzenia pracownika tworzy listę płac. 

Lista plac – elementy

Obowiązujące przepisy dokładnie nie określają jakie elementy powinna zawierać lista płac. Przyjęło się, że powinny na niej znaleźć się takie elementy jak:

• nazwa pracodawcy
• okres, za który wypłacane jest wynagrodzenie
• data wypłaty wynagrodzenia
• nazwa lub numer listy płac
• podpisy osób sporządzających listę
• wszystkie składniki wynagrodzenia, naliczenia składek i podatku oraz innych potrąceń.

Na liście płac nie ujmuje się wynagrodzeń wypłacanych na podstawie umów cywilnoprawnych. Dla tego typu umów powinna zostać sporządzona dodatkowa lista wypłat. 

Wynagrodzenie minimalne w 2023 roku

W 2023 roku wynagrodzenie minimalne wypłacane na podstawie umowy o pracę wynosi 3 490 zł brutto, a od 1 lipca wzrośnie ponownie do 3 600 zł brutto Razem ze wzrostem płacy minimalnej wzrosły także kwoty wynagrodzeń osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Kwoty brutto od podstawy 3 490 zł wynoszą odpowiednio: 

• ¾ etatu – 2 617,50 zł
• ½ etatu – 1 745,00 zł
• 1/3 etatu - 1163,33 zł
• ¼ etatu – 872,50 zł

Składki ubezpieczeniowe za pracownika wynoszą:

Składka na ubezpieczenie	Stopa procentowa składki	Składka finansowana przez pracownika %		Składka finansowana przez pracodawcę %
Emerytalne	19,52%	9,76%		9,76%
Rentowe	8%	1,5%		6,50%
Chorobowe	2,45%	2,45%		-
Wypadkowe	1,67%	-		1,67%
Fundusz Pracy	2,45%	-		2,45%
FGŚP	0,10%	-		0,10%
Ubezpieczenie zdrowotne	9%	Z wynagrodzenia 9%	Z podatku 7,75%	-

Wysokość procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe zależy od zakładu pracy. 

Lista płac – wyliczenia przy kwocie wynagrodzenia 4 000 zł

• wynagrodzenie brutto: 4 000 zł
• ubezpieczenie emerytalne: 390,40 zł (4 000 x 9,76%)
• ubezpieczenie rentowe: 60 zł (4 000 x 1,50%)
• ubezpieczenie chorobowe: 98 zł (4 000 x 2,45%)
• suma ubezpieczeń społecznych: 548,40 zł (390,40 + 60 + 98)
• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 3 451,60 zł (4 000 – 548,40)
• koszty uzyskania przychodu: 250 zł
• podstawa opodatkowania (zaokrąglona do pełnych złotych): 3 202 zł (4 000 – 548,40 – 250 = 3 201,60)
• ulga podatkowa: 43,76
• zaliczka na podatek dochodowy: 340,48 zł (3 202 x 12% - 43,76)
• ubezpieczenie zdrowotne: 310,64 zł (3 451,60 x 9%)
  odliczenie od podatku: 267,50 zł (3 451,60 x 7,75%)
• podatek do US (zaokrąglony do pełnych złotych):  73 zł (340,48 – 267,50)
• do wypłaty: 3 067,96 zł (4 000 – 548,40 – 310,64 – 73).

Wysokość składek opłacanych przez pracodawcę – wyliczenia przy kwocie wynagrodzenia 4 000 zł brutto

• wynagrodzenie brutto: 4 000 zł
• ubezpieczenie emerytalne: 390,40 zł (4 000 x 9,76%)
• ubezpieczenie rentowe: 260 zł (4 000 x 6,50%)
• ubezpieczenie wypadkowe: 66,80 zł (4 000 x 1,67%)
• suma składek na ubezpieczenia społeczne: 717,20 zł (390,40 + 260 + 66,80)
• Fundusz Pracy: 98 zł (4 000 x 2,45%)
• FGŚP: 4 zł (4 000 x 0,10%)
• suma składek na FP i FGŚP: 102 zł (98 + 4)
• koszt składek za pracownika: 819,20 zł (717,20 + 102).

Lista płac – księgowanie w KPiR

Wszelkie wydatki związane z wypłatą wynagrodzeń dla pracowników, pracodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy je zaksięgować w kolumnie 12 PKPiR. Listę płac ujmuje się w kwocie brutto i to niezależnie od rodzaju zawartej umowy. Księgowane są więc również składki na ZUS i zaliczki na podatek dochodowy w części płaconej przez pracownika. 
Składki zusowskie opłacane przez pracodawcę za pracownika księguje się w kolumnie 13 PKPiR „Pozostałe wydatki związane z działalnością gospodarczą”. Pod uwagę brane są też składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Składki stają się kosztem dopiero w momencie ich rzeczywistej zapłaty. Termin na ich opłacenie upływa z 15 dniem miesiąca następnego za miesiąc bieżący. 
Przedsiębiorca powinien posiadać potwierdzenia wypłaty wynagrodzeń i zapłaty za składki ZUS.

Ostatnia aktualizacja: 2023-04-24
Data publikacji: 2021-05-25, autor: FakturaXL