Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży i usług świadczonych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są zobowiązani do ewidencjonowania transakcji na kasie fiskalnej. Co w sytuacji kiedy dojdzie do pomyłki na kasie lub klient zmieni zdanie i zrezygnuje z zakupu?
Niestety kasy rejestrujące nie są przystosowane do naprawy błędów. Dokumentują jedynie bezbłędną, klasyczną sprzedaż, dlatego wszystkie błędy, korekty, zwroty, pomyłki należy wykazywać poza kasą. Mówi o tym par. 3 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących w przypadku zwrotu towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części zapłaty.
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest ujęcie zwróconej kwoty w oddzielnej ewidencji. Na dokumencie wprowadzającym powinny znaleźć się takie informacje, jak:
data sprzedaży
nazwa towaru lub usługi, która pozwala ją zidentyfikować oraz ewentualnie opis towaru lub usługi
termin dokonania zwrotu lub reklamacji
wartość brutto zwracanego lub reklamowanego towaru bądź usługi oraz wartość podatku należnego (jeżeli zwrot całości należności)
wartość zwracanej kwoty brutto oraz odpowiadająca jej wartość podatku należnego (jeżeli zwrot części należności)
dokument potwierdzający sprzedaż
protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji towaru bądź usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Ewidencja korekty na kasie fiskalnej w przypadku pomyłki
Przepisy mówią, że wszystkie rodzaje błędów, które zostaną popełnione podczas ewidencjonowania sprzedaży muszą zostać koniecznie ujęte w oddzielnej ewidencji. Nie może to być ten sam dokument, który służy do uwzględniania zwrotów i pomyłek (par. 3 ust. 4). Dołącza się do niego:
błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego)
krótki opis dlaczego doszło do błędu i okoliczności w jakich popełniono pomyłkę (należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego daną sprzedaż).
W razie wystąpienia pomyłki, błędu należy na kasie rejestrującej zaewidencjonować poprawną transakcję, a ewidencja będzie stanowiła podstawę do obniżenia podstawy opodatkowania wyliczonej na podstawie raportu kasowego za dany okres.
Korekta faktury wystawionej do paragonu
Sprzedawca wystawił nabywcy na jego prośbę, fakturę do wcześniej wydrukowanego paragonu. Jeden egzemplarz faktury otrzymuje nabywca, a drugi pozostaje u sprzedawcy razem z dopiętym paragonem. Jeżeli kupujący zwróci towar, to przedsiębiorca powinien wystawić mu fakturę korygującą stanowiącą podstawę wpisu do ewidencji księgowych. Ma też obowiązek ujęcia zwrotu w dodatkowej ewidencji zwrotów.
