Przedsiębiorcy, podobnie jak i osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej mają możliwość skorzystania z ofert zakupów na raty. Oferta wydaje się być atrakcyjna zwłaszcza jeżeli oprocentowanie wynosi 0%. Jak prawidłowo należy zaksięgować zakup na raty?
Jeżeli przedsiębiorca kupuje coś na raty to zawsze otrzymuje fakturę dokumentującą zakup tak samo gdyby od razu zapłacił całą kwotę. Będzie znajdować się na niej łączna kwota zakupionego produktu, a w pozycji „zapłacono” będzie widniała rzeczywiście uiszczona suma. Najczęściej jest nią wartość uregulowanej raty. Wykaz kolejnych będzie zawierał harmonogram spłat stanowiący załącznik do umowy sprzedaży.
Czasami może zdarzyć się, że informacja o kolejnej racie do zapłaty zostanie dołączona do innej faktury wystawionej przez tego samego sprzedawcę dotyczącą świadczonej przez niego usługi. W takim wypadku rata nie będzie jedną z pozycji na fakturze. Będzie jedynie informacją o kwocie do zapłaty. W innej sytuacji kwota przypadająca na ratę może zostać dodana do łącznej sumy widniejącej na fakturze i tym samym może stanowić podsumowanie łącznej kwoty do zapłaty. Kolejne raty nie powinny być księgowane, ponieważ w takim wypadku koszt może zostać podwojony.
Księgowanie zakupu na raty
Faktura, która dokumentuje zakup na raty uwzględniająca całą wartość zamówienia powinna zostać zaksięgowana zgodnie z datą wystawienia. Księgując należy ująć całą wartość z dokumentu mimo, że płatność została rozłożona na raty. Jeżeli zakup będzie stanowił środek trwały w firmie, to przedsiębiorca będzie mógł dokonać odpisów amortyzacyjnych, które będą dla niego kosztem podatkowym. Podatek VAT będzie mógł odliczyć zgodnie z datą otrzymania faktury.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca podczas przedłużania umowy telekomunikacyjnej otrzymał ofertę zakupu telefonu na raty, z której skorzystał. Telefon kosztował 2 400 zł, a oprocentowanie wyniosło 0%. Przedsiębiorca zakupił telefon 15 marca 2020 roku. Sprzedaż została udokumentowana fakturą wystawioną w dniu zakupu. Zapłata za telefon została rozłożona na 12 rat. Do umowy został dołączony harmonogram spłaty. Podatnik zaksięgował zakup w KPiR w kolumnie 13 (pozostałe wydatki) w kwocie widniejącej na fakturze (2 400 zł) w dacie wystawienia dokumentu, czyli 15 marca 2020 r. Każda opłacona rata będzie rozliczana zgodnie z harmonogramem, dlatego też każdego miesiąca, przedsiębiorca będzie rozliczał kwotę 200 zł z tytułu raty opłaconej za telefon zakupiony w sprzedaży ratalnej.
Odsetki
Jeżeli do zakupu na raty zostały doliczone odsetki, to po opłaceniu są kosztem podatkowym, który należy ująć w KPiR w kolumnie 13 jako pozostałe wydatki. Odsetki przeważnie księgowane są za pomocą dowodu wewnętrznego, pod który powinien być podpięty dowód zapłaty.
