Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników z reguły sporządzają listę płac, chociaż nie mają takiego obowiązku. Lista płac może okazać się pomocna przy wykonywaniu przez przedsiębiorcę niektórych czynności, jak np. wypełnianie deklaracji podatkowych, czy dokumentów ubezpieczeniowych zatrudnionych pracowników. Poza tym zgodnie z art. 85 par. 5 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikowi na jego żądanie dokumenty na podstawie, których wyliczane jest jego wynagrodzenie. Jednym z takich dokumentów jest między innymi lista płac.
Lista płac jest dokumentem księgowym potwierdzającym naliczanie wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę u danego pracodawcy. Może mieć formę elektroniczną lub papierową. Jednym z obowiązków pracodawcy jest wypłata pracownikom comiesięcznego wynagrodzenia za pracę. Chociaż lista płac jest dość powszechnym dokumentem, to jednak pracodawca nie ma obowiązku jej sporządzania. Jednak mimo tego większość pracodawców taką wystawia. Tworzy się ją tylko dla pracowników zatrudnionych w ramach zawartego stosunku pracy. W przypadku zleceniobiorców i twórców dzieła listy płac nie są sporządzane. W ich przypadku rozliczenie i wyplata wynagrodzenia następuje na podstawie rachunków. Lista płac ma wiele zalet. Między innymi pozwala szybko sprawdzić kwotę wypłaty wynagrodzenia dla danego pracownika, a także wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, jak również wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Dzięki niej możliwe jest przygotowanie dokumentów dla ZUS-u i Urzędu Skarbowego, takich jak deklaracje oraz raporty. Lista płac może zostać stworzona grupowo dla wielu pracowników, ale może też mieć formę indywidualną, czyli wystawiana jest oddzielnie dla każdego pracownika. Pomimo, że lista płac dotyczy jedynie pracowników zatrudnionych w ramach umowy o pracę, to dopuszcza się, aby zostały do niej dopisane także wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. W tej sytuacji nie trzeba już wystawać rachunków.
Elementy jakie powinna zawierać lista płac
Pracodawca tworzy listę płac na podstawie posiadanych dokumentów takich jak:
karta ewidencji czasu pracy uwzględniająca między innymi godziny nadliczbowe, godziny pracy w dni wolne oraz święta, godziny nocne oraz godziny postojowe
oświadczenie PIT-2 - potrzebne do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy, dotyczy kosztów uzyskania przychodu
świadectwa pracy pracownika z wcześniejszych miejsc zatrudnienia
informacje dotyczące przysługujących pracownikowi premii.
Lista płac w danej firmie może być sporządzana indywidualnie dla każdego pracownika. Powinna zawierać:
numer lub nazwę listy
nazwę firmy (dane pracodawcy)
okres, za który obowiązuje
imię i nazwisko pracownika
datę wypłaty wynagrodzenia
wynagrodzenie zasadnicze razem z wyszczególnieniem na składniki
podpisy osób sporządzających listę
datę wypłaty wynagrodzenia.
Na części składowe wynagrodzenia składają się:
dodatki do wynagrodzenia, jak np. premie i prowizje
premia uznaniowa i regulaminowa
prowizja za sprzedaż
nagrody
wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych i/lub za pracę w nocy
dodatek funkcyjny oraz stażowy
wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy za czas choroby
wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy
zasiłek macierzyński
podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę
składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika
podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne
kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne
koszt uzyskania przychodu
podstawa naliczania podatku dochodowego
obowiązująca kwota wolna od podatku
zaliczka na podatek dochodowy należna do urzędu skarbowego
zrealizowane potrącenia, np. do komornika za alimenty lub za bycie uczestnikiem ubezpieczenia grupowego w zakładzie pracy
Obecnie coraz więcej pracodawców tworzy listę płac w wersji elektronicznej. Jest to bardziej wygodna i trwała forma. Listę można sporządzić w programie Excel, ale dostępne są też inne programy dedykowane specjalnie do jej tworzenia i weryfikacji. Listę elektroniczną w programie tworzy się łatwo i szybko. Program sam wylicza poszczególne składniki wynagrodzenia, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz wartość wynagrodzenia netto. Posiada też inne przydatne funkcje ułatwiające rozliczenia.
Potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia
Lista płac służy jedynie do wskazania wyliczenia wynagrodzenia pracownika. Nie można za jej pomocą potwierdzić, że należność została wypłacona.
Potwierdzeniem wypłaty wynagrodzenia w zależności od formy wypłaty może być:
dowód wypłaty KW lub podpis pracownika na liście płac – wynagrodzenie otrzymane w gotówce
potwierdzenie dokonania przelewu – wypłata wynagrodzenia w formie bezgotówkowej za pomocą przelewu bankowego.
Lista płac – termin na przygotowanie
W przepisach brak jest informacji mówiących w jakim terminie powinna zostać przygotowana lista płac. W związku z tym, że jest ona pomocna przy obliczaniu wynagrodzenia pracowników to najlepiej, jeżeli zostanie stworzona przed wypłatą pensji. Terminy wypłaty wynagrodzenia za pracę określa art. 85 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim:
§ 1. Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. § 2. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. § 3. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. § 4. Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy. § 5. Pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.
PRZYKŁAD Pan Piotr otrzymuje wynagrodzenie przelewem w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po przepracowanym miesiącu. W grudniu 2023 roku 10 dzień miesiąca przypada w niedzielę, dlatego pracodawca powinien wypłacić pensję pracownikowi do dnia poprzedzającego dni wolne, czyli w tym przypadku do 8 grudnia, ponieważ 9 grudzień przypada w sobotę i jest to także dzień wolny od pracy. 8 grudnia jest też ostatecznym terminem na przygotowanie listy płac. Dzięki niej pracodawca wie dokładnie w jakiej wysokości ma wypłacić wynagrodzenie, zwłaszcza wtedy, jeżeli pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim lub na urlopie wypoczynkowym. W opisanym przypadku wynagrodzenie powinno znaleźć się na rachunku bankowym pracownika do 8 grudnia.
Okres przechowywania listy plac
Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy lista płac jako jeden z dokumentów pracowniczych powinna być przechowywana przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasła lub została rozwiązana umowa o pracę pod warunkiem, że odrębne przepisy nie przewidują dłuższego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Powyższy przepis dotyczy osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku. Z kolei na podstawie art. 74 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości karty wynagrodzeń pracowników lub listy płac powinny być przechowywane przez okres wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, jednak nie krócej niż przez 5 lat.
Lista płac - podsumowanie
Lista płac dotyczy tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę. Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych otrzymują rachunki stanowiące podstawę do wypłaty wynagrodzenia. Lista płac może być sporządzona w formie papierowej lub elektronicznej. Obecnie coraz częściej wybierana jest wersja elektroniczna, która wymaga właściwego zabezpieczenia i przechowywania, najlepiej na dysku zewnętrznym lub w chmurze.
