Statystycznie aż w około 80% polskich firm dochodzi do popełnienia przestępstwa. Najczęściej są to kradzieże. Jeżeli zdarzają się często, to firma może odnotowywać obniżenie przychodów. Przedsiębiorcy mogą być okradani zarówno przez własnych pracowników jak i mogą stać się celem nieznanych oszustów. Czy kradzież w firmie może być dla niej kosztem podatkowym?
Jak najlepiej zabezpieczyć majątek firmy przed złodziejami?
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zapewnienie bezpieczeństwa majątku. W związku z tym powinien on podjąć kroki mające zapobiec włamaniom i kradzieżom. W tym celu może np.:
założyć monitoring
kupić psa stróżującego
założyć dobre zamki antywłamaniowe
cenne przedmioty przechowywać w sejfie.
Przy wyborze najbardziej odpowiedniego rozwiązania powinien wziąć pod uwagę wiele czynników, np. rodzaj branży, w której prowadzi działalność. Zastosowanie właściwych środków bezpieczeństwa ma kolosalny wpływ na możliwość zaliczenia kradzieży do kosztów firmowych.
Kradzież jako koszt podatkowy
Jeżeli do kradzieży dojdzie pomimo zastosowania środków ostrożności, to przedsiębiorca może rozliczyć stratę w kosztach. W tym celu powinien:
wskazać wszystkie okoliczności w jakich doszło do kradzieży i utraty majątku
wskazać podjęte działania, które mają na celu zabezpieczenie majątku przed kradzieżą i jednocześnie mogą wykluczyć winę przedsiębiorcy w tym zakresie
przedstawić właściwe dokumenty dotyczące poniesionej straty
wskazać w jakiej branży działa firma.
Pierwszą czynnością jaką powinien dokonać przedsiębiorca po stwierdzeniu kradzieży jest zgłoszenie zdarzenia na policji. Poza tym informacja z policji o zgłoszeniu kradzieży może stanowić dla przedsiębiorcy dowód wskazujący na okoliczności kradzieży, który będzie mógł przedstawić w urzędzie skarbowym.
Dokumentowanie kradzieży w firmie
W celu udokumentowania kradzieży w firmie przedsiębiorca powinien sporządzić protokół wewnętrzny zawierający poniższe informacje:
data i przyczyna włamania
rodzaj oraz wartość skradzionego mienia
data i miejsce sporządzenia protokołu
podpis przedsiębiorcy.
Co w przypadku kradzieży samochodu firmowego?
Czasami łupem złodziei może być samochód firmowy. W takim przypadku najważniejsze, żeby przedsiębiorca posiadał wykupione dobrowolne ubezpieczenie autocasco AC. Jeżeli dojdzie do kradzieży, to jego posiadanie będzie niezbędne. W przypadku braku ubezpieczenia AC rozliczenie w kosztach straty spowodowanej kradzieżą może okazać się problemem.
Kiedy kradzież nie będzie kosztem?
Za koszt podatkowy może zostać uznana tylko taka kradzież, która została dokonana pomimo zastosowania wszelkich zabezpieczeń i przedsiębiorca nie był w stanie jej zapobiec. W przypadku, kiedy do włamania i kradzieży dojdzie na skutek braku zachowania przez przedsiębiorcę należytych środków ostrożności, to powstała strata nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. Uznaje się, że należyta ostrożność nie została zachowana, np. wtedy, kiedy przedsiębiorca lub jego pracownik zapomną zamknąć drzwi do firmy lub nie włączą alarmu i tym samym ułatwią złodziejom wejście do pomieszczenia. Podobnie, jeżeli np. ważne dokumenty nie zostaną zabezpieczone w sejfie, a pozostaną w miejscu, do którego każdy ma łatwy dostęp. W przedstawionych sytuacjach widać dokładnie, że wina leży po stronie przedsiębiorcy, a to oznacza, że kradzież absolutnie nie może być kosztem podatkowym firmy.
Kradzież w firmie, a interpretacje podatkowe, stanowisko organów podatkowych
Interpretacja podatkowa nr sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.462.2024.2.KD dotyczy sprawy podatnika, który padł ofiarą oszustów podszywających się pod pracowników banku, którzy nakłonili go do przelania środków ze swojego rachunku bankowego na inny rachunek bankowy, który miał być bezpieczny. Do przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie instalacji elektrycznych zadzwonili oszuści i przekazali mu informację, że jego środki pieniężne przechowywane na koncie nie są bezpieczne i dlatego powinien przelać je na inny rachunek bankowy. W rezultacie pieniądze trafiły na konto oszustów. W konsekwencji przedsiębiorca poniósł sporą stratę. Jego zdaniem oszuści byli bardzo dobrze poinformowani o jego sytuacji i dysponowali wieloma informacjami w zakresie jego danych i prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Według podatnika strata, którą poniósł na skutek kradzieży ma związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i spełnia wszystkie warunki, które pozwalają zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Podatnik we wniosku o wydanie interpretacji podkreślił, że niezwłocznie podjął działania, aby jak najszybciej zweryfikować tożsamość osób podszywających się pod pracowników banku i od razu zgłosił sprawę na policję. Jednocześnie przypomniał, że kradzież i strata jaką poniósł nie wynikała z jego zaniedbań, a jedynie była konsekwencją działań sprawców, na które on nie miał wpływu. Organ podatkowy nie uznał opisanej sytuacji za zdarzenie losowe i nie przyznał racji podatnikowi. Jego zdaniem jedynie kradzież powstała na skutek zdarzeń, które nie są przewidywalne może zostać uznana za zdarzenie losowe, które pozwala zaliczyć powstałą stratę do kosztów uzyskania przychodu. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji podatkowej wydanej na wniosek podatnika napisał między innymi, że:
Wobec tak przedstawionej treści wniosku, należy stwierdzić, że opisane zdarzenie nie może być uznane za zdarzenie losowe, niezależne od dochowania staranności w zapobieganiu powstania straty. Prowadząc działalność gospodarczą ponosi Pan ryzyko z nią związane, a w celu jego wyeliminowania winien Pan podjąć wszelkie niezbędne działania zabezpieczające przed powstaniem straty, zwłaszcza w przypadku obrotu mieniem o znacznej wartości. W przedmiotowej sprawie nie można natomiast uznać, że dochowano należytej staranności, skoro dokonał Pan przelewu środków pieniężnych na wskazany przez sprawców rachunek bankowy na podstawie jednej rozmowy telefonicznej. Podkreślić równocześnie należy, że uczestniczące w obrocie gospodarczym podmioty prowadzące działalność gospodarczą na własne ryzyko, nie mogą wynikających z niego konsekwencji „przerzucać” na Skarb Państwa. Ciężar właściwego rozporządzania środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych spoczywał na Panu, a samo zaistnienie sytuacji opisanej we wniosku, nie uprawnia do zaliczenia powstałej straty do kosztów uzyskania przychodów. Zatem, mając na uwadze całokształt okoliczności przedstawionych we wniosku, nie może Pan zaliczyć skradzionej gotówki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.
