Jakie benefity dla pracowników są zwolnione z podatku i składek ZUS?
Przedsiębiorca pragnący zatrudnić kompetentnych i doświadczonych pracowników oprócz wynagrodzenia oferuje im również dodatkowe benefity i motywatory pozapłacowe. Takie postępowanie wpisuje się w nowoczesne prowadzenie firmy i jest zgodne z oczekiwaniami pracowników. Niestety ustawodawca nie wprowadził zmian w przepisach podatkowych uwarunkowanych nowym trendem, co może budzić wiele wątpliwości. Celem dzisiejszego artykułu jest omówienie kwestii rozliczania świadczeń dedykowanych pracownikom. Zweryfikujemy, czy podlegają opodatkowaniu i składkom ZUS.
Wynagrodzenie za wykonywaną pracę - podstawowe prawo pracownika
Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma obowiązek regulowania wynagrodzenia - zgodnie z Kodeksem pracy. Oprócz pensji zatrudnione osoby otrzymują również dodatkowe środki finansowe w formie premii i nagród - są przyznawane zgodnie z polityką firmy albo regulaminem wynagrodzenia.
Benefity są dedykowane za:
wybitne osiągnięcia,
zakończenie projektu,
zawarcie kontraktu z ważnym klientem,
przekroczenie limitu sprzedaży,
wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań, które mają wpływ na funkcjonowanie całej firmy.
Nagrody i premie są przyznawane nie tylko za wymienione osiągnięcia - podane zostały tylko przykłady.
Badania pokazują, że zatrudnione osoby coraz chętniej korzystają z benefitów związanych z ich życiem prywatnym i czasem wolnym. Pozapłacowe dodatki dedykowane dla zatrudnionych osób to gwarancja zadowolenia i dodatkowy motywator mający wpływ na jakość wykonywanej pracy.
Ze środków obrotowych przedsiębiorcy zapewniają pracownikom na przykład samochód służbowy, telefon, komputer służbowy, ubezpieczenie, bony żywieniowe, karnety sportowe, imprezy integracyjne, kursy albo szkolenia, inne prezenty.
Nieodpłatne świadczenie - definicja
Bardzo istotne jest właściwe zrozumienie pojęcia świadczenie nieodpłatne, które zostało zdefiniowane przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku K 7/13 wydanym 08.04.2014 roku.
TK wskazuje, że świadczenie ma nieodpłatny charakter, jeżeli spełnione zostaną 3 przesłanki:
pracownik przyjął świadczenie dobrowolnie,
świadczenie jest korzystne dla pracownika, a nie pracodawcy, następuje przysporzenie majątkowe albo pracownik nie ponosi wydatku,
uzyskane świadczenie można zmierzyć, czyli wyznaczyć jego wartość dla konkretnej osoby.
Po spełnieniu wymienionych warunków świadczenie może zostać zakwalifikowane jako nieodpłatne, będące przychodem dla pracownika - wymaga opodatkowania i oskładkowania.
Katalog świadczeń dedykowanych dla pracowników zostaje regularnie powiększany, dlatego podanie w ustawie PIT wszystkich nieodpłatnych świadczeń jest niemożliwe.
Dodatkowe świadczenia na rzecz pracowników a składki ZUS i opodatkowanie
Przykładowe interpretacje podatkowe dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników:
interpretacja wydana 22.05.2020 r. 0112-KDIL2-1.4011.389.2020.1.KF - w interpretacji rozważono kwestię stworzenia sali zabaw dedykowanej dla pociech zatrudnionych osób. Przedsiębiorca uważa, że przychód nie powstanie, gdyż wszystkie przesłanki wskazane w definicji nieodpłatnego świadczenia nie zostały spełnione. Takie samo stanowisko przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, czyli nie powstaje obowiązek opłacenia zaliczek na podatek PIT. Z kolei biorąc pod uwagę wymiar składek na ubezpieczenia społeczne, do którego nie zalicza się dodatkowego świadczenia dla pracownika, składki ZUS nie będą od niego uwarunkowane,
interpretacja wydana 10.03.2021 roku 0113-KDIPT2-2.4011.1021.2020.2.AKU - w interpretacji rozważono kwestię szczepienia przeciwko grypie, polisy na życie, masażu oraz fizjoterapii będącej dla pracowników przychodem ze stosunku pracy. Dyrektor KIS wskazał, iż nabyta polisa na życie dla pracownika jest dla niego przychodem, od którego trzeba naliczyć i pobrać zaliczki na podatek PIT. Szczepienie przeciwko grypie, masaż i fizjoterapia nie są traktowane jako przychód, co oznacza, że nie zalicza się ich do podstawy naliczenia składek ZUS. Od polisy na życie składki zostaną naliczone,
interpretacja wydana 23.06.2022 r. 0115-KDIT2.4011.183.2022.1.RS - w interpretacji rozważono kwestią ekwiwalentu za pranie, naprawę oraz konserwację odzieży roboczej własnej bądź przekazanej przez pracodawcę. Ekwiwalent jest traktowany jako przychód dla zatrudnionej osoby, z zastrzeżeniem, iż możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia od podatku PIT, gdy ekwiwalent zostaje przyznany zgodnie z przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy. Jeżeli przepisy bhp wymagają na pracownikach korzystanie z odzieży roboczej, ekwiwalenty za pranie są zwolnione z obowiązku regulowania składek ZUS. Niniejsza zasada jest wyznaczona w rozporządzeniu w sprawie zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest wypłacanie stałego dodatku do wynagrodzenia - wtedy otrzymany ekwiwalent jest uwzględniany w składce ubezpieczenia społecznego - stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji wydanej 14.07.2022 r o numerze DI/2000000/43/698/2022. Zakład ubezpieczeń społecznych wskazał, iż zwolnienie ze składek jest dedykowane jedynie dla rzeczywiście poniesionych kosztów,
interpretacja wydana 21.07.2023 roku 0114-KDWP.4011.59.2023.1.IG - interpretacja dotyczy zapewnienia zatrudnionym osobom voucherów oraz świadczeń rzeczowych ze względu na pracę świadczoną w biurze, jednak nie w formie pracy zdalnej. Wymienione świadczenia są klasyfikowane jako przychód ze stosunku pracy, co oznacza, że konieczne jest jego opodatkowanie w PIT. Przychód jest zaliczany również do podstawy składek ZUS,
posiłki i bony żywieniowe przekazane pracownikom muszą być zaliczone do podstawy zaliczki w PIT. Jeżeli wartość ekwiwalentu nie przekracza 300 zł, nie zostają dodane do podstawy naliczania składek ZUS,
interpretacja wydana 22.12.2022 r. o numerze 0113-KDIPT2-3.4011.796.2022.1.GG - w interpretacji rozważono przekazywanie zatrudnionym osobom upominków rzeczowych na ważne okazje (urodziny, święta), które nie są dla pracowników przychodem, czyli podatek PIT nie musi zostać od nich uregulowany, nie płaci się również składek ZUS,
interpretacja z dnia 14.01.2022 r. 0113-KDIPT2-3.4011.952.2021.1.SJ - w interpretacji rozważono kwestię świadczeń pieniężnych, uzyskanych przez pracowników z uwagi na ważne życiowe uroczystości, do których zalicza się na przykład ślub albo urodziny dziecka – Dyrektor KIS wskazał, iż wymienione świadczenia nie są klasyfikowane jako przychody do opodatkowania, jednak pracownik ma obowiązek uregulowania podatku od spadków i darowizn. Świadczenie nie zostaje dodane do podstawy naliczenia składek ZUS.
Dodatkowe świadczenie dedykowane dla pracowników - kilka słów podsumowania
Przedsiębiorcy oferują zatrudnionym osobom szereg dodatkowych świadczeń - część z nich podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, a inne nie. Aby zakwalifikować świadczenia, warto korzystać z interpretacji podatkowych, jednak stanowiska organów podatkowych nie zawsze są spójne.
Po analizie przepisów prawa i dostępnych interpretacji można zauważyć, iż większość dodatkowych świadczeń nie jest klasyfikowanych jako nieodpłatne.
Jeżeli uzyskane świadczenie nie wymaga oskładkowania i opodatkowania, trzeba zweryfikować, czy pracownik nie ma obowiązku uregulowania podatku od spadków i darowizn.
Jeżeli konkretne świadczenie pracownicze budzi wątpliwości, warto poznać stanowisko organów podatkowych w indywidualnej interpretacji.
