Kto jest zobligowany do używania kasy fiskalnej?
Kasa fiskalna jest obowiązkowa dla podatników, którzy sprzedają na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a także na rzecz rolników ryczałtowych. Gdy przedsiębiorca nie prowadzi sprzedaży na rzecz takich osób, a jego klientami są jedynie przedsiębiorcy, nie ma obowiązku dokumentowania sprzedaży z wykorzystaniem kasy fiskalnej.
To stanowisko zostało potwierdzone przez organy podatkowe, chociażby w interpretacji indywidualnej wydanej 21 czerwca 2023 roku (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.303.2023.1.MN).
Stanowisko Dyrektora KIS przedstawiało się następująco:
Pana wątpliwości dotyczą możliwości rezygnacji z posiadania kasy rejestrującej w sytuacji, gdy będzie Pan prowadził sprzedaż wyłącznie na rzecz firm które są czynnymi podatnikami podatku VAT.
Aby odnieść się do powyższego konieczne jest nawiązanie do cytowanego wyżej art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Z jego treści jednoznacznie wynika, że obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej ciąży na podatnikach dokonujących sprzedaży na rzecz dwóch rodzajów podmiotów, mianowicie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Tym samym obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej nie występuje w przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, tj. firm, przedsiębiorstw, organizacji. Obowiązek ten uzależniony jest od wystąpienia sprzedaży, która podlegać będzie ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
W wyniku analizy opisanego stanu faktycznego, stwierdzić należy, że skoro w niniejszej sytuacji nie występuje/nie wystąpi sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej ani też na rzecz rolników ryczałtowych – wyraźnie wskazał Pan, że kontrahentami są/będą wyłącznie firmy – to brak jest sprzedaży podlegającej obowiązkowi ewidencjonowania przy użyciu kasy. Zatem, w związku z prowadzeniem sprzedaży wyłącznie na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, nie ma Pan obowiązku posiadania i ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Rezygnacja z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej – co robić?
Jeżeli podatnik korzysta z kasy z elektronicznym zapisem kopii, w celu likwidacji musi dopełnić następujące formalności:- wygenerować raport fiskalny dobowy oraz raport fiskalny okresowy (miesięczny),
- bez żadnej zwłoki z wykorzystaniem serwisanta odczytać zawartość pamięci fiskalnej, co jest możliwe przy pomocy raportu fiskalnego rozliczeniowego; w dalszej kolejności czynność jest podstawą do przygotowania protokołu, zgodnie ze wzorem załącznika nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych,
- składka protokołu odczytu zawartości pamięci fiskalnej oraz przygotowanego raportu fiskalnego rozliczeniowego, w terminie 5 dni od dnia ich przygotowania, musi zostać przekazana do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego,
- przygotować i dostarczyć razem z dokumentami wyznaczonymi w pkt 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, co oznacza naczelnika urzędu skarbowego, gdzie kasa była rejestrowana wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, zgodnie ze wzorem dostępnym w załączniku nr 5 do rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych (§ 34 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych).
Należy zauważyć, że wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji nie wymaga uregulowania żadnej płatności.
Przepisy rozporządzenia nie wyznaczają terminu, gdzie trzeba dostarczyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas. Wynika to z faktu, że wniosek zostaje dostarczony razem z protokołem odczytu zawartości pamięci fiskalnej oraz raportem fiskalnym rozliczeniowym. Wymagane dokumenty muszą zostać dostarczone w terminie 5 dni od dnia ich przygotowania, co oznacza, że termin dotyczy także wniosków o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas.
Jeżeli podatnik przestanie używać kasy fiskalnej, nie może tam dłużej prowadzić ewidencji.
Gdy podczas weryfikacji pamięci fiskalnej, osoba odpowiedzialna stwierdzi brak możliwości wykonania odczytu, dostarcza bez żadnej zwłoki kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny, aby zająć się odczytem zawartości pamięci fiskalnej. W omawianej sytuacji podmiot prowadzący serwis główny odpowiada za odczytanie zawartości pamięci fiskalnej i przygotowuje protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej, zgodnie ze wzorem dostępnym w załączniku nr 4 do rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych. Kiedy podmiot prowadzący serwis główny zauważy brak opcji odczytu zawartości pamięci fiskalnej, bardzo istotne jest wprowadzenie przyczyny tej okoliczności. Za przygotowanie i podpisanie protokołu odpowiada podmiot prowadzący serwis główny. Bardzo istotne jest czytelne wprowadzenie wszystkich informacji w protokole, a na końcu zawarcie czytelnego podpisu – wymagane jest imię i nazwisko uprawnionego pracownika podmiotu, który prowadzi serwis główny.
Oryginalny dokument zostaje dostarczony do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, a z kolei kopia protokołu musi trafić do podatnika w terminie 3 dni, liczonych od momentu jego przygotowania. Sytuacja jest inna, gdy odczytanie zawartości pamięci fiskalnej kasy przez podmiot prowadzący serwis główny nie jest możliwe, wtedy kopia protokołu musi trafić do Prezesa Głównego Urzędu Miar.
Reasumując, jeżeli podatnik zakończy sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzącym działalności gospodarczej, którą dokumentował na kasie fiskalnej, musi dopełnić kilku formalności związanych z zakończeniem używania kasy fiskalnej. Zostały one dokładnie opisane powyżej.
Data publikacji: 2024-05-24, autor: FakturaXL
