Powody zaprzestania używania kasy fiskalnej mogą być różne. Najczęstszym powodem zakończenia pracy kasy rejestrującej jest zaprzestanie wykonywania działalności gospodarczej. Zakończenie pracy urządzenia fiskalnego zobowiązuje podatnika do wykonania wielu czynności, między innymi do wyrejestrowania urządzenia z ewidencji kas.
Od 1 maja 2020 roku dostępne są trzy rodzaje kas fiskalnych:
kasy z papierowym zapisem kopii
kasy z elektronicznym zapisem kopii
kasy online.
Kasy z papierowym oraz elektronicznym zapisem kopii mogą być stosowane tak długo aż nie zostanie zapełniona ich pamięć fiskalna. Co do zasady kasy te powinny być używane do 2023 roku. W przypadku, kiedy przedsiębiorca zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży na kasie online, to ma obowiązek niezwłocznie wymienić kasę rejestrującą z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na nowsze urządzenie typu online.
Numery kasy fiskalnej
Do każdej kasy fiskalnej przypisane są trzy rodzaje numerów:
numer fabryczny – nadany przez producenta
numer unikatowy – czyli numer pamięci kasy nadany w procesie fiskalizacji
numer ewidencyjny – nadany przez urząd skarbowy
Numery przypisane do danej kasy powinny zostać wpisane do książki kasy fiskalnej. Numer ewidencyjny powinien znaleźć się w widocznym miejscu na obudowie urządzenia.
Zakończenie pracy kasy fiskalnej
Powody zakończenia ewidencjonowania na kasie fiskalnej mogą być różne, jak np.:
likwidacja firmy
zapełnienie pamięci fiskalnej kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii
zakończenie ewidencjonowania sprzedaży na kasie z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii z uwagi na obowiązek stosowania kasy online
zmiana profilu działalności firmy na działalność, w której brak jest obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie.
Likwidacja kasy wymaga wykonania kilku niezbędnych czynności. Niektóre z nich muszą być dokonane z pomocą serwisanta. Proces likwidacyjny kończy złożenie wniosku do urzędu skarbowego o wyrejestrowanie kasy fiskalnej.
Likwidacja kasy fiskalnej – jakie czynności musi wykonać przedsiębiorca?
W związku z likwidacją kasy fiskalnej na podatnika zostały nałożone określone obowiązki wskazane w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Likwidacja kasy fiskalnej wymaga złożenia zawiadomienia do właściwego urzędu skarbowego lub do urzędu skarbowego dla największych podmiotów. Odpowiednio:
do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania podatnika - podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą
do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby danej firmy – podatnicy będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, jak np. stowarzyszenia
do urzędu skarbowego właściwego dla stałego miejsca prowadzenia działalności – podatnicy nieposiadający w Polsce siedziby firmy, którzy na stałe prowadzą działalność gospodarczą w kraju
do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście – podatnicy nieposiadający siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
W przypadku, kiedy przedsiębiorca prowadzi określoną formę działalności i dodatkowo osiąga wysokie przychody, to zobowiązany jest do ich rozliczenia w urzędzie skarbowym przewidzianym dla największych podmiotów. W związku z tym powinien złożyć wniosek w:
jednym z wyspecjalizowanych urzędów skarbowych o zasięgu wojewódzkim – przedsiębiorca osiąga przychód w wysokości netto minimum 3 mln euro
I Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie – przedsiębiorca osiąga przychód w wysokości netto powyżej 50 mln euro.
Wyrejestrowanie kasy fiskalnej – obowiązki przedsiębiorcy, terminy
Zgodnie z par. 31 Rozporządzenia w ostatnim dniu korzystania z kasy fiskalnej przedsiębiorca musi wystawić:
raport dobowy – dotyczy każdego rodzaju kas fiskalnych, z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, również kas online. Dokument powinien być sporządzany codziennie po zakończeniu dnia pracy kasy, czyli po zakończeniu sprzedaży. Zaraz po automatycznym przejściu urządzenia w tryb tylko do odczytu lub po zapewnieniu, że kasa przeszła w tryb tylko do odczytu podatnik powinien z pomocą serwisanta dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej i wystawić raport fiskalny rozliczeniowy oraz sporządzić protokół z dokonanej czynności zgodnie ze wzorem zamieszczonym w załączniku nr 4 do Rozporządzenia
raport miesięczny (okresowy) – dotyczy kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii. Sporządza się go zgodnie z par. 34 Rozporządzenia. Dokument jest podsumowaniem całego miesiąca sprzedaży. Znajdują się w nim wszystkie raporty dobowe z danego miesiąca, które zostały zapisane w pamięci kasy. Powinien być sporządzony z pomocą serwisanta niezwłocznie po zakończeniu pracy urządzenia.
Kolejnym krokiem po wystawieniu raportów jest zmiana trybu pracy kasy na tryb „do odczytu”. Osobą uprawnioną do zmiany trybu jest serwisant. Czynność ta dotyczy kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii. W przypadku kas online powyższa czynność wykonywana jest automatycznie. Następnie podatnik powinien z pomocą serwisantadokonać odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej i sporządzić protokół. Zawartość pamięci kasy fiskalnej musi odczytać serwisant. Odczyt powinien mieć formę raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego. Sporządzony raport jest podsumowaniem wszystkich raportów dobowych wystawionych przez kasę. Odczyt pamięci kasy fiskalnej należy zakończyć sporządzeniem protokołu, w którego przygotowaniu może pomóc serwisant. Po wykonaniu wymienionych czynności przedsiębiorca powinien złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas i dołączyć do niego protokół oraz raport fiskalny rozliczeniowy. Dokumenty musi złożyć w urzędzie skarbowym w terminie 5 dni licząc od dnia ich sporządzenia. W przypadku, kiedy serwisant nie może odczytać pamięci kasy, to w takiej sytuacji powinien przekazać urządzenie do głównego serwisu, czyli do sprzedawcy kas, importera lub firmy przez niego upoważnionej, który powinien odczytać zawartość pamięci i sporządzić protokół. Sporządzony protokół powinien zostać przesłany do urzędu skarbowego właściwego dla przedsiębiorcy w terminie 3 dni od momentu jego sporządzenia, a do podatnika powinna trafić kopia. W sytuacji, kiedy serwis główny również nie jest w stanie odczytać zawartości pamięci kasy, to zobowiązany jest w protokole opisać przyczyny niemożności dokonania odczytu i przesłania takiego protokołu do urzędu skarbowego przedsiębiorcy w terminie 3 dni od momentu jego sporządzenia. Jedna kopia dokumentu musi trafić do podatnika, a druga do Prezesa Głównego Urzędu Miar. Po przejściu kasy w tryb „tylko do odczytu” należy jak najszybciej złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas Wniosek powinien zostać złożony do naczelnika urzędu skarbowego, który dokonał rejestracji kasy. We wniosku muszą zostać zawarte obowiązkowo poniższe informacje:
dane podatnika
numer kasy fiskalnej unikatowy
numer kasy fiskalnej fabryczny
numer kasy fiskalnej ewidencyjny
data fiskalizacji
miejsce instalacji kasy, czyli adres siedziby firmy lub adres zamieszkania, jeżeli podatnik jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą
powód wyrejestrowania kasy.
Dokumenty dotyczące wyrejestrowania kasy z ewidencji może również w imieniu podatnika dostarczyć ustanowiony przez niego pełnomocnik.
Protokół z odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej
Zgodnie z przepisami przy czynności odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej powinny uczestniczyć następujące strony:
podatnik
pracownik urzędu skarbowego
serwisant.
Z odczytu zawartości pamięci kasy należy sporządzić protokół. Jego wzór zawiera załącznik nr 4 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Sporządza się go w 3 egzemplarzach przeznaczonych dla każdej ze stron. Każdy musi być podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w odczycie.
Podsumowanie
Po likwidacji kasy fiskalnej nie ma już możliwości prowadzenia ewidencji sprzedaży z jej użyciem. W przypadku otrzymania ulgi na zakup kasy fiskalnej przedsiębiorca zobowiązany jest do jej zwrotu, jeżeli zamknie firmę w okresie trzech lat licząc od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży na kasie.
