Czy otworzenie własnej kawiarni jest dobrym pomysłem na biznes? Wydaje się, że tak, pomimo, że obecnie podobną działalność prowadzi wiele firm. Aby kawiarnia odniosła sukces musi wyróżniać się czymś wyjątkowym na tle konkurencji. Jak otworzyć kawiarnię i jakich formalności należy dopełnić?
Wydawać by się mogło, że otworzenie i prowadzenie własnej kawiarni nie jest trudne. Jednak jest to dość skomplikowane przedsięwzięcie, które wymaga odpowiedniego przygotowania, posiadania sporych środków finansowych i przede wszystkim dużego zaangażowania.
Zakładanie kawiarni należy rozpocząć od:
dobrego pomysłu na jej prowadzenie
zastanowienia się nad serwowanymi produktami, jak: desery, kawa itp.
znalezienia odpowiedniego lokalu
rejestracji firmy
otrzymania zgody od Sanepidu
otrzymania koncesji na alkohol
poszukania i zatrudnienia pracowników.
Na początek dobry biznesplan
Na początku warto jest stworzyć dobry biznesplan, od którego może zależeć powodzenie całego przedsięwzięcia. Dobry biznesplan to podstawa każdego biznesu. Wbrew pozorom nie jest to wcale łatwe zadanie, dlatego najlepiej powierzyć je specjalistom. Dobrze jest też zastanowić się nad charakterem kawiarni oraz sprawdzić konkurencję i zainteresowanie potencjalnych klientów lokalem tego rodzaju w wybranej lokalizacji. W zależności od wielkości miejscowości, w której ma działać kawiarnia mogą być serwowane w niej różne produkty. Przykładowo w dużych miastach klienci mogą interesować się kawą i deserami, ale również mogą zamawiać sałatki oraz śniadania. Z kolei w mniejszych miejscowościach najlepiej będzie sprzedawała się tylko kawa i ciasta. Od rodzaju oferowanych posiłków zależy też rodzaj sprzętów, w które powinna zostać wyposażona kawiarnia. Wszystkie wydatki związane z zakupem wyposażenia powinny zostać ujęte w biznesplanie. W związku z tym, że koszty związane z otworzeniem kawiarni nie należą do najmniejszych, to spora część przedsiębiorców składa wnioski o dofinansowanie ze środków unijnych lub Urzędu Pracy.
Do takiego wniosku należy dołączyć biznesplan, który powinien zawierać niżej wymienione elementy:
nazwę i logo kawiarni
planowaną liczbę zatrudnionych pracowników
opis planowanej działalności
opis celów działalności
analizę kosztów
prognozę finansową na okres od 3 do 5 lat
analizę SWOT (mocne i słabe strony firmy)
plan budowy lub remontu lokalu
analizę konkurencji
plan wprowadzanych działań marketingowych
wizję przedsiębiorstwa
harmonogram wdrożenia.
Pełny, prawidłowo napisany biznesplan musi posiadać objętość od 20 do 40 stron. Powinien odpowiadać na pytania: kto?, co?, gdzie?, kiedy?, jak?. Założenie jest takie, że osoba go czytająca musi poznać pomysł biznesowy w ciągu 15 minut, a cały plan powinien zostać przeczytany w przeciągu godziny. Musi zawierać wszystkie najważniejsze informacje dotyczące między innymi wydatków i przychodów. Ważne jest też wskazanie wszelkich zagrożeń ze strony konkurencji.
Rejestracja firmy
Rejestracja firmy zajmującej się prowadzeniem kawiarni przebiega w taki sam sposób jak w przypadku rejestracji innych działalności gospodarczych. Przedsiębiorca musi zgłosić działalność w CEIDG, jeżeli będzie prowadził ją w formie jednoosobowej działalności gospodarczej lub w KRS-ie, jeżeli będzie zakładana spółka. Podczas rejestracji należy wybrać właściwy kod PKD. W tym celu przedsiębiorca powinien skorzystać z ogólnodostępnej wyszukiwarki kodów PKD. W następnej kolejności należy zgłosić firmę do ZUS-u korzystając z formularzy ZUS ZUA (zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego) lub ZUS ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego). Po tych formalnościach pozostaje zgłoszenie rejestracyjne do VAT w Urzędzie Skarbowym na formularzu VAT-R. Przy zatrudnieniu pracowników na umowę o pracę należy powiadomić o tym fakcie inspektora pracy w terminie 14 dni od założenia działalności.
Lokalizacja i wymagania związane z lokalem gastronomicznym
W przypadku kawiarni istotną rzeczą jest jej atrakcyjna lokalizacja. Od niej w dużej mierze może zależeć sukces przedsięwzięcia, na który składają się nie tylko wysokiej jakości produkty czy wspaniała obsługa, ale również usytuowanie lokalu. Ważne, żeby kawiarnię odwiedzała duża liczba klientów, a tak może być, jeżeli będzie on usytuowany przy dość ruchliwej ulicy lub w centrum miasta. Lokal pod kawiarnię musi zostać odpowiednio przygotowany, tak aby spełniał wszystkie wymagania dotyczące lokalu gastronomicznego. Czasami koszt wynajmu takiego lokalu o dużej powierzchni może wynieść nawet kilka tysięcy złotych. Do tego dochodzi koszt remontu i przystosowania do lokalu gastronomicznego, a to może już być niemała kwota rzędu nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Kawiarnia powinna być wyposażona w klimatyzację oraz wszystkie potrzebne media, jak np. w kanalizację. Na zapleczu musi znaleźć się zlewozmywak, toaleta, 2 wejścia oraz szatnia lub inne miejsce, w którym będzie można zostawić ubrania. Kuchnia powinna posiadać na podłodze i ścianach łatwo zmywalne płytki.
Wyposażenie lokalu
Jak kawiarnia to przede wszystkim dobry, profesjonalny ekspres do parzenia kawy. Można kupić używany lub nowy za gotówkę bądź wziąć w leasing. Kolejnym sprzętem przydatnym w kawiarni jest blender, młynek, kostkarka i kruszarka do lodu, lodówka. Dodatkowo w przypadku własnych wypieków należy zakupić piec, najlepiej konwekcyjny. Niezbędnym wyposażeniem będą naczynia, w których serwowane mają być produkty. Będą to: filiżanki do kawy, szklanki do napojów, talerzyki, kieliszki, łyżeczki, widelczyki itp. Kawiarnia musi posiadać również stoliki i krzesła bądź fotele dla klientów. Wszystkie naczynia powinny być myte w zmywarce. Jest to kolejny sprzęt, który musi zostać zakupiony. Właściciel lokalu powinien też zadbać o odpowiedni strój dla pracowników kuchni oraz kelnerów. Każda sprzedaż produktów osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej, dlatego też przedsiębiorca zobowiązany jest do zakupu urządzenia rejestrującego sprzedaż. Zakup kasy fiskalnej to koszt ok. 1 500 zł.
O co jeszcze należy zadbać?
W kawiarni bardzo ważna jest panująca w niej atmosfera oraz tzw. klimat. Od tych dwóch czynników może wiele zależeć, czy kawiarnia odniesie sukces i czy klienci będą chętnie do niej przychodzić. Planując wystrój można wzorować się na różnej tematyce. Należy jednak pamiętać, aby współgrał on z ofertą produktową. Przykładowo kawiarnia może być przystosowana do rodziców z małymi dziećmi, a także do młodych mam, które będą mogły spotkać się w takim miejscu i wymienić między sobą własne doświadczenia z bycia mamą. Dobrym pomysłem jest też stworzenie kawiarni w stylu romantycznym czy dedykowanej seniorom z przytulnym, domowym wnętrzem. Nieważne jaki styl zostanie wybrany ważne, aby wszystkie elementy ze sobą współgrały. Pozwoli to zbudować silną markę budzącą zaufanie u klientów. Warto też pomyśleć o ofercie darmowego Internetu.
Otworzenie kawiarni – jakich formalności należy dopełnić?
Otworzenie i prowadzenie kawiarni wiążą się ze spełnieniem określonych formalności. Aby lokal mógł być legalnie prowadzony przyszły właściciel musi:
posiadać koncesję na sprzedaż napojów alkoholowych wydaną przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwych ze względu na lokalizację lokalu świadczącego sprzedaż. Koncesję wydaje się na czas nie krótszy niż 4 lata
posiadać zgodę na prowadzenie kawiarni wydaną przez Wojewódzki Inspektorat Sanitarny (WIS), czyli Sanepid – zgodę można otrzymać między innymi po:
przygotowaniu projektu technicznego lokalu
przedstawieniu książeczki wydanej przez Sanepid
przeszkoleniu pracowników z zakresu BHP
przebadaniu wody
posiadania umowy na wywóz śmieci
przeprowadzeniu deratyzacji
wdrożyć zasady Dobrej Praktyki Higienicznej (GHP) oraz Dobrej Praktyki Produkcyjnej (GMP)
spełnić wszystkie wymagania związane z BHP
spełnić wymagania Inspektora Nadzoru Budowlanego oraz Ochrony Przeciwpożarowej.
Do wniosku o wydanie koncesji na alkohol przedsiębiorca musi dołączyć wymagane dokumenty:
kserokopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z KRS
kserokopię dokumentu potwierdzającego tytuł prawny przedsiębiorcy do lokalu, w którym ma być prowadzona sprzedaż napojów alkoholowych, jak np.: umowa najmu, umowa użyczenia, umowa dzierżawy, akt własności
pisemną zgodę właściciela, użytkownika, zarządcy lub administratora budynkuna prowadzenie kawiarni – jeżeli punkt sprzedaży będzie zlokalizowany w budynku mieszkalnym wielorodzinnym
oryginał decyzji właściwego państwowego powiatowego inspektora sanitarnego, która będzie potwierdzała spełnienie warunków sanitarnych przez punkt sprzedaży.
Przed wydaniem zezwolenia przedsiębiorca musi dokonać odpowiedniej wpłaty na konto gminy. Dodatkowo w każdym roku wymagana jest opłata za sprzedaż detaliczną alkoholu.
Koszty związane z otworzeniem i prowadzeniem kawiarni
Koszty ponoszone w związku z prowadzeniem kawiarni można podzielić na:
koszty stałe
koszty zmienne.
Należą do nich:
wysokość czynszu
koszty związane z utrzymaniem lokalu, takie jak:
opłata za wodę
opłata za ogrzewanie
wywóz śmieci
ochrona
inne
koszty usług telekomunikacyjnych
koszty poniesione na ubezpieczenie mienia
koszty prowadzenia działalności gospodarczej (składki ZUS)
dzierżawa terminala płatniczego oraz systemu POS
koszty renowacji i utrzymania sprzętu
koszty księgowości
koszty energii elektrycznej
prowizje transakcyjne.
Przypuszczalnie koszty poniesione w związku z otworzeniem lokalu powinny zwrócić się mniej więcej po ok. 2 latach przy założeniu, że kawiarnia będzie usytuowana w dobrej lokalizacji i będzie posiadała pełne obłożenie klientów.
Co może mieć wpływ na sukces kawiarni?
Wpływ na odniesienie sukcesu w kawiarni mają zapewne pierwsze dni i tygodnie jej funkcjonowania, dlatego właściciel powinien postarać się, aby ten czas był spożytkowany na budowanie jak największej ilości pozytywnych opinii i pozyskaniu wielu zadowolonych klientów, którzy mogliby pozostać na dłużej i polecić kawiarnię swoim znajomym. Z tego powodu tak ważne jest zaangażowanie właściciela jak również wszystkich zatrudnionych pracowników i utrzymywanie przez cały czas usług na wysokim poziomie. Dla właściciela oznacza to przebywanie cały czas na miejscu w kawiarni oraz doglądanie lokalu i przypatrywanie się pracy personelu. Obsługa gości musi odbywać się wg najwyższych standardów obsługi. Może pomóc w tym obecność właściciela kawiarni, co zapewne będzie motywujące dla załogi pracowniczej. Później właściciel może zostać zastąpiony przez dobrego managera.
Podsumowanie
Otworzenie kawiarni wiąże się ze spełnieniem wielu formalności oraz posiadaniem odpowiedniej ilości pieniędzy na start. Przedsiębiorca musi przejść długą drogę zanim otworzy własny lokal. Jednak pomimo tego warto spróbować swoich sił w tym biznesie. Własna kawiarnia może okazać się strzałem w dziesiątkę. Jest to miejsce, w którym ludzie lubią się spotykać, dlatego między innymi ma szansę na powodzenie.
