Przedsiębiorcy często w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wyjeżdżają sami lub wysyłają pracowników w podróż służbową w kraju lub za granicą. Czasami taka podróż odbywa się samolotem. Czy bilet lotniczy związany z podróżą służbową może stanowić koszt podatkowy firmy i czy można go zaksięgować?
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 1), kosztem firmowym są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów wyłączając koszty wymienione w art. 23 ustawy.
Do wydatków, które nie będą kosztem firmowym zalicza się między innymi:
podatek dochodowy
podatek od spadków i darowizn
koszty egzekucji związane z niewykonaniem zobowiązań
Bilet lotniczy będzie kosztem firmowym, pod warunkiem, że będzie miał związek z prowadzoną działalnością i zostanie odpowiednio udokumentowany. Prawidłowym dokumentem jest sam bilet lotniczy lub faktura. Bilet będzie można zaksięgować jeżeli trasa lotu wyniesie minimum 50 km, a na bilecie znajdą się niżej wymienione dane:
numer i data wystawienia biletu
imię i nazwisko lub nazwa podatnika
numer za pomocą, którego podatnik jest identyfikowany na potrzeby podatku
informacje o rodzaju usługi
kwota podatku
kwota należności ogółem.
Bilet może stanowić również podstawę do odliczenia podatku VAT. W tym wypadku traktowany jest tak samo jak faktura VAT. Zgodnie z przepisami bilet otrzymany w formie elektronicznej może zostać uznany za fakturę. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma prawo odliczyć VAT od jego nabycia pod warunkiem, że otrzyma go w formie, która zapewni jego autentyczność, integralność i czytelność.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca prowadzi Książkę Przychodów i Rozchodów. Jest czynnym podatnikiem VAT. Odbył krajową podróż służbową z Warszawy do Krakowa. Jako środek transportu wybrał samolot. Zakup biletu udokumentował fakturą VAT, na której znalazły się poniższe dane:
wartość netto - 250 zł
podatek VAT 8% - 20 zł
wartość brutto – (250 zł + 20 zł) = 270 zł.
Jak powinien zaksięgować fakturę? Wartość netto z faktury powinien ująć w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”. Podatek VAT będzie mógł odliczyć jeżeli będzie on miał związek z działalnością opodatkowaną i zostanie wykazany w rejestrze zakupów VAT ze stawką 8%.
W sytuacji gdyby przedsiębiorca był zwolniony z VAT, to musiałby zaksięgować w kolumnie 13 KPiR kwotę brutto z faktury, ponieważ jako podmiot zwolniony z zapłaty VAT, nie może odliczyć kwoty podatku.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca, czynny podatnik VAT odbył służbową podróż zagraniczną z Warszawy do Nowego Jorku. Za środek transportu wybrał samolot. Zakup biletu został udokumentowany za pomocą biletu wystawionego przez podmiot unijny. Jego wartość to 850 zł. Podatek VAT w wysokości 0%, ponieważ w tym wypadku mamy do czynienia z transportem międzynarodowym. W jaki sposób powinna zostać zaksięgowana faktura?
W omawianym przykładzie zakupiony bilet lotniczy nie stanowi importu usług, dlatego należy go ująć w kolumnie 13 KPiR – „Pozostałe wydatki”.
Pozostałe koszty podróży
Z podróżą służbową przedsiębiorcy wiążą się też inne wydatki, takie jak: nocleg, czy wyżywienie. Rozlicza się je w następujący sposób:
Koszty noclegu Zgodnie z przepisami, od wydatków za nocleg nie można odliczyć podatku VAT (art. 88 ust 1 pkt 4 ustawy o VAT), dlatego przedsiębiorca nawet jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT, to koszty z faktury za nocleg podczas podróży służbowej księguje w kolumnie 13 – „Pozostałe wydatki” w kwocie brutto. Wyjątkiem są usługi noclegowe nabyte w ramach refakturowania. W takiej sytuacji podatnik ma prawo odliczyć VAT z faktury za nocleg. Usługi noclegu, które zostały nabyte w zagranicznych hotelach nie stanowią importu usług, dlatego rozlicza się je na takich samych zasadach co usługi krajowe. Księgowana jest kwota brutto po przeliczeniu na złotówki wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie faktury za hotel.
Koszty wyżywienia i diety Przedsiębiorca nie ma prawa rozliczyć w kosztach wydatków poniesionych na wyżywienie podczas podróży służbowej (wyżywienie zabezpiecza osobiste potrzeby podatnika). Kosztem są natomiast diety z tytułu podróży służbowej jakie przysługują osobom odbywającym taką podróż. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych diety z tytułu podróży służbowej mogą stanowić koszt do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Diety księguje się za pomocą dowodu wewnętrznego, który powinien zawierać wymienione informacje:
imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową
cel podróży
nazwę miejscowości docelowej
liczbę godzin oraz dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu)
