Nota korygująca w pliku JPK_V7, czy i jak wystawić?
W księgowości czasami zachodzi potrzeba skorygowania błędnie wystawionych dokumentów. Korekty dokonuje się przez wystawienie faktury korygującej lub noty korygującej.
Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę VAT zawierającą pomyłki z wyłączeniem pomyłek określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8 – 15. Ust. 3 art. 106k ustawy o VAT określa informacje jakie powinna zawierać nota korygująca. Zgodnie z przepisem na nocie muszą znaleźć się następujące dane:
dane nabywcy i podatnika (imiona i nazwiska lub nazwy) razem z ich adresami
numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku
numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej
umieszczenie korygowanej treści oraz treści prawidłowej.
Nota korygująca jest dokumentem, który wymaga akceptacji wystawcy faktury. Za jej pomocą poprawia się błędy mniejszej wagi popełnione na fakturze pierwotnej, takie jak:
pomyłki w nazwie sprzedawcy lub nabywcy
pomyłki w oznaczeniach towaru lub usługi.
Nota korygująca nie może doprowadzić do zmiany informacji, zwłaszcza o podmiotach umowy sprzedaży, Oznacza to, że musi dokumentować rzeczywistą transakcję. Błędy nie mogą dotyczyć zmiany podmiotów operacji gospodarczej (sprzedawcy i nabywcy) lub oznaczeń towarów bądź usług. W sytuacji, kiedy pomyłki dotyczą danych nabywcy lub sprzedawcy wskazanych na fakturze, to może poprawić je jedynie wystawca dokumentu (sprzedawca) za pomocą faktury korygującej.
Jeżeli na fakturze dokumentującej daną transakcję pojawią się błędy mniejszej wagi to w takiej sytuacji nie ma podstaw do zakwestionowania dokumentu. Drobne błędy np. w adresie zaliczają się do wadliwości mniejszej wagi. Co prawda faktury VAT z błędami w adresie nabywcy nie są zgodne z przepisami prawa, ale jednak nie są to pomyłki, które uniemożliwiałyby przebieg zdarzeń objętych fakturą. Oznacza to, że nota korygująca wystawiana jest tylko w sytuacji, kiedy na fakturze lub fakturze korygującej wystąpią pomyłki w informacjach dotyczących zarówno sprzedawcy jak i nabywcy oraz w oznaczeniach towarów lub usług, ale tylko wtedy, kiedy będą to wadliwości mniejszej wagi. Nabywca ma prawo wystawić notę korygującą, ale ma też prawo odmowy do wystawienia takiego dokumentu. Co prawda nota korygująca wymaga akceptacji ze strony sprzedawcy, ale brak jest informacji w jaki sposób powinna ona być dokonana, dlatego może odbyć się w dowolny sposób. Brak jest też informacji czy musi koniecznie zawierać podpis akceptanta. Brak odpowiedzi kontrahenta w sprawie akceptacji noty oznacza, że odbiorca zgadza się z nią i ją zaakceptował. Jest to zgodne z art. 106k ust. 2 ustawy.
Nota korygująca, a plik JPK_V7
Zgodnie z przepisami nota korygująca jest jednym z rodzajów faktury i dlatego należy do niej stosować reguły właściwe dla faktur. W sytuacji, kiedy na fakturze zostanie wykryty błąd, ale już po złożeniu pliku JPK_V7, to jak mówią przepisy należy go poprawić za pomocą noty lub faktury korygującej. Dodatkowo należy skorygować plik JPK w części ewidencyjnej. Taka informacja została podana przez Dyrektora KIS w piśmie z dnia 2 lutego 2022 roku, nr 0111-KDIB3-1.4012.942.2021.1.KO. Poprawnie złożona korekta JPK_V7 musi dotyczyć obu wystawionych dokumentów, czyli faktury pierwotnej zawierającej błędne dane nabywcy (storno) i faktury korygującej zmieniającej nieprawidłowe dane nabywcy (zapis poprawnych danych i numer faktury pierwotnej). W przypadku korekty JPK_V7 w zakresie zmiany adresu można ją sporządzić podczas dokonywania innych zmian, ponieważ zmiany w adresie nie wymagają koniecznie korekty.
Korektę w JPK_V7 składa się za okres powstania obowiązku podatkowego w VAT. W przypadku zmiany danych nabywcy na fakturze (np. zmiana w zakresie nr NIP) wystawia się fakturę korygującą. Nie jest prawidłową czynnością wyzerowanie faktury pierwotnej i sporządzenie nowej faktury VAT sprzedaży i ujęcie obu faktur w okresie, w którym doszło do faktycznej sprzedaży. W sytuacji, kiedy sprzedawca po wystawieniu i złożeniu pliku JPK_V7 otrzyma notę korygującą i ją zaakceptuje to koniecznym jest złożenie korekty. W przypadku, kiedy plik JPK_V7 za dany okres rozliczeniowy nie został jeszcze wysłany to wystarczy ująć tylko jeden zapis, ten z poprawnymi danymi.
