Przedsiębiorcy wykorzystujący pojazd samochodowy tylko dla celów firmowych mają prawo do pełnego odliczenia podatku VAT. W związku z tym mają obowiązek złożenia do urzędu skarbowego deklaracji VAT-26 oraz prowadzenia ewidencji przejechanych kilometrów.
Przedsiębiorcy mają możliwość odliczenia całości VAT od nabycia samochodów osobowych. Jednak, aby mogli skorzystać z tego prawa muszą dopełnić kilku obowiązków, jak:
prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu
zgłoszenia pojazdu jako wykorzystywanego wyłącznie dla celów działalności gospodarczej.
Jeżeli podatnik popełni błąd w ewidencji lub nie dokona aktualizacji zgłoszenia, to za te przewinienia grożą mu kary pieniężne. Deklaracja VAT-26 składana jest niezależnie od pliku JPK_V7. Zgłoszenia nie trzeba dokonywać w każdym miesiącu, wystarczy jednorazowa informacja.
Deklaracja VAT-26 – kto powinien ją złożyć?
Formularz VAT-26 powinni złożyć podatnicy, którzy wykorzystują w prowadzonej działalności gospodarczej pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Dotyczy to zarówno samochodów osobowych, jak i zarejestrowanych jako pojazdy ciężarowe.
Jeżeli przedsiębiorca nie dokona zgłoszenia samochodu na druku VAT-26, to uznaje się, że jest on wykorzystywany do działalności mieszanej, co oznacza, że przedsiębiorca ma prawo odliczyć jedynie 50% podatku VAT od zakupu, najmu, dzierżawy, leasingu oraz 50% kosztów zawiązanych z korzystaniem z pojazdu, jego remontem i eksploatacją. W sytuacji kiedy przedsiębiorca wykorzystuje pojazd w sposób mieszany, to nie ma obowiązku składania formularza VAT-26.
Deklaracja VAT-26 – kiedy nie trzeba składać?
W niektórych przypadkach przedsiębiorcy, pomimo posiadania prawa do pełnego odliczenia VAT nie muszą zgłaszać pojazdu w deklaracji VAT-26, ani prowadzić ewidencji przejechanych kilometrów. Dotyczy to:
pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony
pojazdów konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą
pojazdów konstrukcyjnie przeznaczonych dla celów działalności gospodarczej:
innych niż osobowe mające jeden rząd siedzeń oddzielony od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą
klasyfikowane na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym dla podrodzaju, wielozadaniowy van
z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków
inne niż osobowe z kabiną kierowcy z jednym rzędem siedzeń oraz nadwoziem przeznaczonym do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu
pojazdy specjalne spełniające kryteria klasyfikowania ich do następujących przeznaczeń (z dokumentów musi wynikać, że pojazd jest specjalny):
agregat elektryczny/spawalniczy
agregat do prac wiertniczych
koparka, koparko-spycharka
ładowarka
podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych
żuraw samochodowy
bankowóz typu A i B oraz pojazd pogrzebowy, pod warunkiem, że mają jeden rząd siedzeń lub ich dopuszczalna masa całkowita jest większa niż 3 tony
pojazdów przeznaczonych wyłącznie do odsprzedaży, sprzedaży (w przypadku wytworzenia pojazdów), oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu, z zastrzeżeniem, że jest to przedmiot działalności gospodarczej podatnika.
Tylko wyżej wymienione pojazdy dają uprawnienie do pełnego odliczenia VAT. Pozostałe pojazdy korzystają z odliczenia 50% VAT. Jednak jeżeli podatnik:
złoży druk deklaracji VAT-26
będzie prowadził dla danego samochodu ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT
będzie prowadził dla danego pojazdu ewidencję korzystania z niego przez pracownika,
to będzie mógł odliczyć 100% VAT.
Deklaracja VAT-26 – termin składania
Formularz VAT-26 składa się w terminie 7 dni licząc od dnia, w którym został poniesiony pierwszy wydatek związany z pojazdem. Jeżeli podatnik nie złoży wymienionego druku, to zostaje uznane, że pojazd samochodowy wykorzystywany jest do działalności mieszanej, czyli prywatnie i w firmie, co oznacza, że podatnik nie ma prawa do odliczenia 100% VAT, a tylko 50%. W przypadku aktualizacji celem wskazania zmiany wykorzystania samochodu dla celów mieszanych lub tylko dla celów prywatnych należy także złożyć druk VAT-26 w terminie najpóźniej przed dniem, w którym dochodzi do zmiany przeznaczenia pojazdu.
Deklaracja VAT-26 – zmiana przeznaczenia pojazdu
Jeżeli w trakcie użytkowania pojazdu, przedsiębiorca zdecyduje o zmianie przeznaczenia z celów wyłącznie firmowych na cele prywatne lub nie będzie chciał pomimo dalszego korzystania z samochodu dla celów służbowych, prowadzić w dalszym ciągu ewidencji i odliczać 100% VAT, a tylko 50%, to musi ponownie złożyć druk VAT-26 w formie aktualizacji. Formularz składa się najpóźniej przed dniem, w którym podatnik dokonuje zmiany przeznaczenia samochodu. Zgłoszenie dokonane z kilkudniowym opóźnieniem nie powoduje żadnych konsekwencji karnych.
Deklaracja VAT-26, a ewidencja przejechanych kilometrów
Aby przedsiębiorca mógł odliczyć pełny VAT 100% od ceny pojazdu, czy rat leasingu bądź najmu, a także od wydatków na jego eksploatację musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu oraz powinien udowodnić, że pojazd użytkowany jest jedynie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Ewidencja przebiegu pojazdu nie musi być prowadzona w przypadku samochodów wymienionych powyżej, dla których nie ma obowiązku składania druku VAT-26.
Ewidencja powinna być prowadzona od pierwszego dnia rozpoczęcia wykorzystywania samochodu wyłącznie dla danej działalności i powinna zawierać:
numer rejestracyjny pojazdu
dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji
stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji
liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego, a także na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
W ewidencji musi znaleźć się wpis z każdej jazdy samochodem. Jeżeli pojazdu używa zarówno pracownik jak i pracodawca, to wpisu dokonuje każdy z nich samodzielnie ze wskazaniem:
kolejnego numeru wpisu
daty i celu wyjazdu
opisu trasy, czyli skąd i dokąd
liczby przejechanych kilometrów
imienia i nazwiska osoby kierującej pojazdem.
Każdy wpis musi być potwierdzony przez podatnika (przedsiębiorcę lub inną osobę upoważnioną) na koniec okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem. W przypadku kiedy pojazd wykorzystywany jest tylko przez podatnika, to poświadczenie autentyczności wpisu nie jest wymagane. Jeżeli pojazd udostępniany jest osobie niebędącej pracownikiem podatnika, to wpisu dokonuje osoba udostępniająca pojazd. W tej sytuacji wpis powinien zawierać:
kolejny numer wpisu
datę i cel udostępnienia pojazdu
stan licznika na dzień udostępnienia
liczbę przejechanych kilometrów
stan licznika na dzień zwrotu
imię i nazwisko osoby, której udostępniany jest pojazd.
Kary za brak ewidencji oraz niezłożenie druku VAT-26
Za błędy w zgłoszeniach podatnik naraża się na kary finansowe. Te błędy to przede wszystkim:
brak informacji o wykorzystywaniu pojazdów wyłącznie dla celów firmowych
złożenie informacji po terminie
podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym i łącznie z tym dokonanie odliczenia podatku niezgodnie z przepisami ustawy o VAT.
Za wymienione błędy podatnik może ponieść odpowiedzialność karną o wartości nie niższej niż 933 zł. Wartość kary zależy od kwoty minimalnego wynagrodzenia na dany rok. W przypadku przewinienia mniejszej wagi (zależy od oceny organu podatkowego i sądu), kara w 2021 roku nie może być niższa niż 280 zł.
Podatnik może uniknąć odpowiedzialności jeżeli informacja zgłoszona zostanie po terminie, ale przed dniem:
rozpoczęcia czynności sprawdzających w zakresie podatku VAT
doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej lub postępowania kontrolnego w ramach kontroli skarbowej w zakresie podatku VAT, a w sytuacji kiedy nie stosuje się zawiadomienia, przed dniem wszczęcia takiej kontroli lub postępowania
wszczęcia postępowania podatkowego w zakresie podatku od towarów i usług.
Dodatkowo podatnik, który dokona zgłoszenia po terminie, to pozbawia się prawa odliczenia VAT za okres przed złożeniem druku VAT-26. Opóźnienie w zgłoszeniu wymaga dokonania korekty deklaracji VAT za okres korzystania z samochodu kiedy odliczał 100% VAT, a nie złożył druku VAT-26. Podatnik ponosi też odpowiedzialność karną za brak ewidencji taką samą jak przy nieprowadzeniu ksiąg podatkowych.
