Podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji jest faktura VAT. Jest dowodem sprzedaży oraz służy do rozliczeń podatkowych i księgowych. Pomimo tego, że jest ważnym dokumentem, to niektórzy kontrahenci z różnych powodów odmawiają jej przyjęcia. Co należy zrobić, jeżeli klient odmawia przyjęcia faktury?
Kontrahent z różnych powodów może odmówić przyjęcia faktury. Warto wtedy dowiedzieć się jaka jest tego przyczyna. Najczęstszym powodem odmowy są błędy formalne, takie jak np.:
nieprawidłowe dane nabywcy – błędne lub niepełne dane dotyczące przykładowo:
nazwy firmy
adresu
numeru NIP
które mogą prowadzić do problemów z zaksięgowaniem faktury przez kontrahenta
błędne dane dotyczące transakcji – jak np.:
niewłaściwa kwota
nieprawidłowo naliczony podatek VAT
błędny opis towaru lub usługi
brak wymaganych elementów na fakturze – np.:
pominięcie obowiązkowych elementów faktury, jak data sprzedaży, numer faktury, oznaczenie stron transakcji.
W drugiej kolejności odmowa przyjęcia faktury może dotyczyć jakości lub zakresu wykonanej usługi bądź dostarczonego towaru. Kontrahent może być niezadowolony z wykonania usługi bądź może uważać, że dostarczony towar nie spełnia jego oczekiwań. W tej sytuacji może odmówić przyjęcia faktury aż do momentu poprawienia błędów. Czasami odmowa może być spowodowana problemami finansowymi kontrahenta.
Dane jakie powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT
Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktura VAT powinna zawierać między innymi takie elementy jak te wymienione poniżej:
data wystawienia
kolejny numer faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w jednoznaczny sposób będzie ją identyfikował
dane dotyczące podatnika i nabywcy towaru/usługi, jak:
imiona i nazwiska lub nazwa oraz adresy
numery identyfikacji podatkowej podatnika (NIP lub VAT UE przy transakcjach unijnych)
numer identyfikacji podatkowej nabywcy towarów/usług na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi albo data otrzymania zapłaty o ile miała miejsce przed sprzedażą i została określona oraz jest inna niż data wystawienia faktury
nazwa towaru/usługi
jednostka miary i ilość towaru lub zakres wykonanej usługi
cena jednostkowa
wartość towaru/usługi
kwoty wszelkich opustów, rabatów itp.
stawka podatku
wartość sprzedaży netto
wartość sprzedaży brutto
kwota należności ogółem.
Jakie mogą być skutki odmowy przyjęcia faktury?
Odmowa przyjęcia faktury wiąże się z różnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi zarówno po stronie kontrahenta, jak i sprzedawcy będącego wystawcą faktury. Przede wszystkim czynność nieprzyjęcia faktury VAT przez odbiorcę ma wpływ na rozliczenie podatku VAT. Wystawca dokumentu ma obowiązek rozliczenia podatku i odprowadzenia go do urzędu skarbowego w terminie jaki wynika z faktury. Nie ma znaczenia, czy odbiorca przyjął fakturę, czy też jej nie przyjął. Brak potwierdzenia przyjęcia dokumentu przez kontrahenta nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku rozliczenia podatku od towarów i usług. Przedsiębiorca, któremu kontrahent odmówił przyjęcia faktury nie może dochodzić roszczeń z tytułu takiej faktury w postępowaniu nakazowym przy wykorzystaniu w tym celu faktury zaakceptowanej przez odbiorcę. Nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym wydawany jest na wniosek powoda w złożonym przez niego pozwie. Na tej podstawie sąd po zapoznaniu się ze wszystkimi faktami wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym o ile istnieją dowody uzasadniające roszczenie. Powinny one zostać dołączone do pozwu. Najczęściej będzie to rachunek zaakceptowany przez dłużnika lub wezwanie dłużnika do zapłaty i pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu. Przedsiębiorca, który nie jest w posiadaniu faktury zaakceptowanej przez odbiorcę może dochodzić swoich roszczeń, np. na drodze postępowania upominawczego. Jeżeli nie doszło do transakcji lub kontrahent odmówił przyjęcia faktury z uwagi na zawarte w niej błędy, to w takiej sytuacji przedsiębiorca powinien wystawić fakturę korygującą.
Odmowa przyjęcia faktury – co powinien zrobić przedsiębiorca?
W przypadku, kiedy kontrahent odmówi przyjęcia faktury sprzedawca powinien podjąć odpowiednie kroki. Na początku musi dokładnie sprawdzić treść wystawionego dokumentu, głównie pod kątem błędów formalnych, które mogły przyczynić się do odmowy przyjęcia dokumentu. W przypadku znalezienia błędu, który może zostać poprawiony przez sporządzenie korekty, wystawca powinien w jak najszybszym czasie wystawić fakturę korygującą i przekazać ją kontrahentowi. Jeżeli okaże się, że faktura jest wystawiona prawidłowo, a odbiorca nadal nie przyjmuje dokumentu, to warto wyjaśnić sytuację bezpośrednio z nim i ustalić przyczynę odmowy oraz znaleźć rozwiązanie właściwe dla obu stron transakcji. Jeżeli klient jest niezadowolony z wykonanej usługi lub dostarczonego towaru i z tego powodu odmawia przyjęcia faktury, to warto jest zaproponować mu inne rozwiązanie, jak np. obniżenie ceny lub zasugerować mu jakąś inną rekompensatę. Dzięki temu przedsiębiorca może uniknąć niepotrzebnych nerwów i zapobiec dalszemu rozszerzaniu się konfliktu. W przypadku, kiedy klient nadal będzie odmawiał przyjęcia dokumentu, pomimo że przedsiębiorca starał się rozwiązać problem na różne sposoby, to nie pozostaje nic innego jak wysłanie do kontrahenta wezwania do zapłaty, które będzie zawierało:
dokładną kwotę do zapłaty wraz z odsetkami
dodatkowy termin na uregulowanie należności
podstawę prawną
określenie jakie są konsekwencje nieuregulowania zobowiązań
ostrzeżenie o możliwości podjęcia kroków prawnych w przypadku braku zapłaty w postaci złożenia pozwu o zapłatę lub wniosku o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym.
Wezwanie do zapłaty powinno zostać wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Warto do niego dołączyć fakturę, której dotyczy wezwanie oraz inne dokumenty potwierdzające dostawę towaru lub wykonanie usługi o ile takie istnieją.
Co bada sąd zanim wyda nakaz zapłaty?
Sąd zanim wyda nakaz zapłaty musi najpierw zbadać, czy roszczenie jest zasadne. W tym celu sprawdza, czy:
kontrahent rzeczywiście zamówił u przedsiębiorcy towar lub usługę - dobrze, jeżeli sprzedawca będzie dysponował pisemną umową z klientem
usługa została rzeczywiście wykonana lub towar został dostarczony - potwierdzeniem wykonania usługi może być protokół zdawczo-odbiorczy lub potwierdzenie w formie oświadczenia od klienta otrzymane e-mailem
została wystawiona faktura, którą klient otrzymał – sprzedawca może pokazać e-mail z wysłaną fakturą lub potwierdzenie nadania listu poleconego
do klienta zostało wysłane wezwanie do zapłaty – należy posiadać potwierdzenie nadania wezwania lub kopertę z wezwaniem oraz stemplami potwierdzającymi nieodebranie dokumentu przez klienta.
Sąd wydaje nakaz zapłaty, jeżeli uzna, że dowody przedstawione przez powoda są przekonujące.
PRZYKŁAD 1 Zgodnie ze złożonym zamówieniem firma X dostarczyła do firmy Y sprzęt komputerowy, który miał zostać podłączony przez specjalistów z firmy X. Po podłączeniu sprzętu i uruchomieniu firma X wystawiła fakturę VAT. Pomimo, że faktura została sporządzona poprawnie i zawierała wszystkie wymagane dane, a sprzęt spełniał wszystkie wymogi, to kontrahent odmówił przyjęcia dokumentu, ponieważ jak stwierdził nie ma w tej chwili wystarczających środków, aby zapłacić za towar i usługę. Czy firma Y ma prawo odmówić przyjęcia faktury z powodu braku środków na pokrycie zobowiązania?
Odpowiedź: Firma Y nie ma prawa odmowy przyjęcia faktury jedynie z powodu braku środków na pokrycie należności. Faktura jest nie tylko dokumentem na podstawie, którego należy dokonać płatności, ale jest również potwierdzeniem realizacji transakcji. W tej sytuacji firma X może wysłać do firmy Y wezwanie do zapłaty i ewentualnie, jeżeli pismo nie przyniesie oczekiwanych skutków może podjąć inne kroki pozwalające uzyskać zapłatę należności, w tym drogę sądową.
