Od stycznia 2017 roku zmieniły się przepisy dotyczące faktur opłacanych gotówką w wysokości powyżej 15 000 zł. Od tej daty tego rodzaju wydatków nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Płatności w firmie – czy faktura może być opłacona gotówką?
Zgodnie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców zarówno dokonywanie jak i przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno odbywać się za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy w każdej sytuacji kiedy:
stroną transakcji jest inny przedsiębiorca
jednorazowa wartość transakcji przekracza kwotę 15 000 zł niezależnie od liczby wynikających z niej płatności z zastrzeżeniem, że kwoty w walucie obcej przelicza się na złotówki wg średniego kursu ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie mają prawa zaliczyć do kosztów firmowych, transakcji powyżej kwoty 15 000 zł opłaconej gotówką w części płatności dotyczącej transakcji kupna dokonanej bez pośrednictwa rachunku bankowego.
W przypadku gdyby przedsiębiorca zaliczył do kosztów uzyskania przychodów zakup, za który płatność została dokonana bez pośrednictwa rachunku bankowego ma obowiązek do:
pomniejszenia kosztów
zwiększenia przychodów, o ile nie ma możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym dokonano płatności gotówkowej.
Powyższe zasady stosuje się również w przypadku do:
nabycia lub wytworzenia środków trwałych lub nabycia wartości niematerialnych i prawnych
dokonania płatności:
po zmianie formy opodatkowania na ryczałt
po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej.
Zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów musi dotyczyć roku podatkowego, w którym nastąpiła likwidacja działalności lub za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym miała miejsce zmiana formy opodatkowania.
Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że każde oddzielne nabycie i jednorazowe nabycie na podstawie faktury zakupu jest traktowane jak jedno zamówienie. Tak długo dopóki nabywca nie będzie związany ze sprzedawcą żadną umową na podstawie, której mogłyby być wystawiane faktury, to każdy zakup będzie traktowany jak jednorazowa transakcja, co daje możliwość zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów. Słowo „transakcja” nie jest pojęciem zdefiniowanym. Jeżeli świadczenia wykonywane są w wyniku różnych zleceń oraz w ramach różnych umów, to mogą zostać uznane za odrębne transakcje. Takiego samego zdania jest Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, który wyraził je w interpretacji indywidualnej wydanej 13 stycznia 2017 roku, sygn. 0461-ITPB1.4511.971.2016.1.MR.
Limit transakcji gotówkowych do 15 000 zł
Ministerstwo Finansów potwierdza, że limit transakcji gotówkowych do wysokości kwoty 15 000 zł dotyczy tylko i wyłącznie transakcji dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami, również zagranicznymi.
Faktury opłacone gotówką do 15 000 zł w kwocie brutto, czy netto?
Limit w transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami stanowi kwota brutto:
jeżeli podatnik zwolniony jest z VAT, to przedsiębiorca ma prawo ująć w kosztach całą wartość transakcji opłaconej gotówką do kwoty 15 000 zł
czynny podatnik VAT ma prawo ująć w kosztach wartość netto transakcji opłaconej gotówką do kwoty 15 000 zł brutto.
Powyższe nie dotyczy podatników objętych zryczałtowaną formą opodatkowania. Przez kwotę transakcji należy rozumieć kwotę 15 000 zł brutto i jest to końcowa kwota jaką przedsiębiorca powinien zapłacić swojemu kontrahentowi. Takie samo stanowisko w sprawie zajął Dyrektor Izby Skarbowej z Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 29 grudnia 2016 roku, sygn. 0461-ITPB3.4510.555.2016.2.PS.
Faktury opłacone gotówką – kilka umów, a jednorazowa transakcja
Wojewódzki Sad Administracyjny z Opola w wyroku z dnia 14 stycznia 2014 roku, sygn. IISA/Op 469/13 stwierdził, że przez pojęcie jednorazowej transakcji należy rozumieć łączną wartość wierzytelności lub zobowiązań, która dotyczy realizacji takiej samej inwestycji pomiędzy tymi samymi przedsiębiorcami.
W przypadku kiedy przedsiębiorca zleci tej samej firmie jedno zamówienie składające się z wielu umów, które to zamówienie celowo podzieli na części, to w takiej sytuacji na wartość jednorazowej transakcji będzie składała się wartość całego zamówienia. W tym wypadku nie można uznać, że nie miała miejsca jednorazowa transakcja w wyniku, której zostało zawartych kilka umów dotyczących wykonywania prac na różnych etapach tej samej inwestycji.
Podsumowując, zlecenie temu samemu wykonawcy realizacji prac na podstawie kilku umów stanowi jednorazową transakcję. Przedsiębiorcy, którzy dokonują płatności w ratach na podstawie zawartej umowy, której wartość przekracza 15 000 zł brutto, gdzie kwoty poszczególnych rat są niższe od 15 000 zł brutto mają także obowiązek dokonywania płatności przelewem na rachunek bankowy. Jeżeli tego zaniechają nie będą mogli zaliczyć poniesionych wydatków do kosztów podatkowych. Transakcją jednorazową będzie też zawarta pomiędzy przedsiębiorcami umowa kilkuletnia.
