Jak anulować fakturę wydaną klientowi?

Czasami przedsiębiorca przy wystawianiu faktury może pomylić się. W zasadzie każda pomyłka na dokumencie powinna być poprawiona przez wystawienie faktury korygującej. W niektórych przypadkach możliwe jest anulowanie dokumentu. Czy można anulować fakturę już przekazaną do klienta?

Kiedy można anulować fakturę?

Fakturę można anulować jeżeli zostaną spełnione łącznie dwa warunki: 

• nie doszło do transakcji
• odbiorca nie otrzymał błędnie wystawionej faktury.

Najczęściej do anulowania dokumentu dochodzi w przypadku sprzedaży wysyłkowej za pobraniem. Odbiorca nie zawsze może odebrać przesyłkę w terminie i co się z tym wiąże nie płaci za nią.

Nieodebrany towar razem z dokumentem trafia ponownie do sprzedawcy, który powinien ją anulować w następujący sposób: 

• przekreślając oryginał i kopię
• na przekreślonych egzemplarzach umieścić odpowiednią adnotację informującą o powodzie anulowania oraz datę i podpis osoby uprawnionej do wystawiania faktur.

Anulowane faktury muszą być przechowywane w dokumentacji księgowej, ze względu na umieszczony na nich kolejny numer w ramach danej serii numeracji. 

W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 17 lipca 2018 roku, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.330.2018.2.AP można przeczytać:

anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym Wnioskodawca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Jak anulować fakturę wydaną do klienta?

W zasadzie fakturę, która już trafiła do klienta można anulować jedynie w sytuacji kiedy nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego.

Faktura nie zostaje wprowadzona do obrotu prawnego jeżeli:

• została wysłana, ale nie została odebrana przez kontrahenta
• została wysłana i odebrana przez kontrahenta, a następnie została przez niego odesłana do podatnika i sprzedawca jest w posiadaniu obu egzemplarzy, z zastrzeżeniem, że  kontrahent nie może uwzględnić takiego dokumentu w swoich ewidencjach oraz transakcja nie została zrealizowana.

W obu tych przypadkach faktura wcześniej przekazana do kontrahenta może zostać anulowana. Potwierdza to Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 25 sierpnia 2016 roku, sygn. ITPP3/4512-307/16-2/AT

w okolicznościach przedstawionego stanu faktycznego zgodzić należy się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, że jest On uprawniony do «anulowania» opisanych we wniosku faktur. W tej sytuacji bowiem faktury nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego. Wprawdzie kontrahent otrzymał te faktury i zapoznał się z ich treścią, jednak stwierdził, że wystawienie tych faktur było nieuprawnione. Faktury te zostały zakwestionowane przez kontrahenta, albowiem – na co wskazuje opis sprawy – nie doszło do faktycznego i zgodnego z umową wykonania usług będących przedmiotem zawartej umowy. Okoliczności tej nie zmienia fakt, że Wnioskodawca ujął wskazane faktury w ewidencji (rejestr sprzedaży VAT) i deklaracji.

Natomiast zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z Lublina z dnia 28 kwietnia 2009 roku, nr SA/Lu 752/08, faktura zostaje wprowadzona do obrotu prawnego w momencie odebrania jej przez klienta.  

O wprowadzeniu faktury do obrotu prawnego można mówić niewątpliwie wówczas, gdy została ona odebrana przez nabywcę, co oznacza, że w takim przypadku wystawca faktury nie ma już możliwości dokonania jej anulowania, a może tylko dokonać jej korekty na zasadach określonych stosownymi przepisami (np. skorygować ją do zera). Nie może budzić przy tym wątpliwości, że pojęcia «wprowadzenie do obrotu» nie można rozumieć inaczej, jak tylko przez fakt ich doręczenia kontrahentowi.

Faktura korygująca – poprawianie błędów na fakturze

Co do zasady błędy na fakturze pierwotnej należy poprawić przez wystawienie faktury korygującej. W art. 106j ust. 1 ustawy o VAT zostały wskazane sytuacje, które zobowiązują podatnika do wystawienia faktury korygującej. Należy ją sporządzić jeżeli po wystawieniu faktury pierwotnej:

• została udzielona obniżka ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty
• zostały udzielone opusty i obniżki ceny już po dokonanej sprzedaży
• podatnik otrzymał zwrot towaru i opakowań
• nabywca otrzymał zwrot całości lub części zapłaty
• została podwyższona cena lub nastąpiła pomyłka w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury
• odesłanie przez kontrahenta nieprawidłowo lub omyłkowo wystawionej faktury, która dokumentuje faktyczną czynność. 

Błędnie wystawiona faktura, która zostanie przekazana do klienta i przez niego przyjęta nie może już zostać anulowana. W przypadku faktury już wprowadzonej do obiegu błędy należy poprawić jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej. 


PRZYKŁAD 1
Firma wystawiła fakturę za wykonanie usług elektrycznych. Faktura, która trafiła do firmy odbiorcy zawierała błędy w jej adresie, dlatego została odesłana do wystawcy. Czy sprzedawca ma prawo anulować fakturę i wystawić nowy dokument? 

Odpowiedź:
Sprzedawca nie może anulować faktury, ponieważ dokumentuje ona transakcję, która rzeczywiście miała miejsce. Błąd dotyczył danych adresowych nabywcy. Sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą dane formalne lub błąd może poprawić sam nabywca sporządzając notę korygującą, którą przesyła do sprzedawcy w celu akceptacji. 


PRZYKŁAD 2 
Przedsiębiorca prowadzi sprzedaż wysyłkową. Pomylił się i wystawił fakturę na podmiot, którego nie dotyczyła dana transakcja. Klient nie odesłał faktury. Czy sprzedawca ma prawo anulować wystawioną fakturę? 

Odpowiedź:
W tej sytuacji nie jest możliwe anulowanie faktury, ponieważ klient jej nie odesłał. Sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą zerującą.

Data publikacji: 2022-05-26, autor: FakturaXL