Co to są wydatki o charakterze osobistym?

Przedsiębiorca codziennie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponosi różne wydatki. Nie wszystkie z nich mogą być kosztem podatkowym. O tym, czy dany wydatek może stanowić koszt firmowy decyduje przede wszystkim charakter i cel poniesionego wydatku.

Które wydatki mogą być kosztem uzyskania przychodu?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przedsiębiorca ma prawo ująć w kosztach firmowych wydatki, które spełniają warunki wymienione w przepisie. Zaliczają się do nich koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów z wyłączeniem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (katalog kosztów niebędących podatkowymi kosztami uzyskania przychodu). Dodatkowo obowiązkiem przedsiębiorcy jest udowodnienie, że pomiędzy poniesionym wydatkiem, a osiągniętym z tego tytułu przychodem występuje związek przyczynowo – skutkowy.

Typowym kosztem podatkowym w prowadzonej działalności gospodarczej jest przykładowo:

• zakup towarów handlowych oraz materiałów
• wypłata wynagrodzeń dla pracowników
• opłaty bankowe pobierane za prowadzenie firmowego rachunku bankowego
• zakup paliwa do pojazdu firmowego
• zakup materiałów biurowych do firmy.

Wydatki o charakterze osobistym

Wydatek może być kosztem podatkowym, jeżeli ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. W sytuacji, kiedy związek taki nie zachodzi, to w zasadzie wydatek nie powinien być zaliczony do kosztów podatkowych. Niektóre ponoszone wydatki mogą mieć charakter osobisty i w związku z tym nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu, pomimo, że pośrednio związane są z działalnością.

Do najczęściej spotykanych wydatków typu osobistego można zaliczyć między innymi zakupione:

• okulary korekcyjne lub soczewki
• kurs na prawo jazdy
• karnet na siłownię
• karnet na basen
• wizyty u stomatologa
• ubezpieczenie na życie.

Podstawowym kryterium, które decyduje o zakwalifikowaniu danego wydatku do kosztów podatkowych bądź do wydatków o charakterze osobistym jest specyfika danej działalności gospodarczej. 
Zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z dnia 24 września 2020 roku, nr 0113-KDIPT2-1.4011.574.2020.2.MGR, wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na zakup okularów lub soczewek dla siebie nie mogą zmniejszać osiągniętych przychodów z działalności o poniesione koszty na ten zakup, ponieważ celem takiego zakupu nie jest osiągnięcie przychodu, a ochrona zdrowia. 

wydatek na zakup okularów korekcyjnych ma na celu przede wszystkim ochronę zdrowia. Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą należą do wydatków o charakterze osobistym. W sytuacji zaistnienia wady wzroku, czy też jej pogłębiania się, osoba fizyczna jest zmuszona do zakupu okularów korekcyjnych niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Tak więc bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Pomimo wskazania, że Wnioskodawczyni będzie używała zakupionych okularów korekcyjnych wyłącznie do wykonywania obowiązków powyższy zakup jest uwarunkowany stanem zdrowia Wnioskodawczyni, tzn. wadą wzroku, która wymaga korekcji, a więc jest wydatkiem o charakterze osobistym, niezależnym od prowadzenia działalności gospodarczej. Poniesienie wydatków na zakup okularów korekcyjnych nie ma wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych ze świadczenia usług wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też związku z prowadzoną działalnością jako źródłem przychodów. A zatem wydatek poniesiony na zakup okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze nie może zostać zakwalifikowany jako koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wydatki na cele osobiste – wyjątki, które można zaliczyć do kosztów podatkowych

W niektórych okolicznościach wydatki mające charakter osobisty mogą stanowić koszty podatkowe. Dotyczy to niektórych, szczególnych form działalności. Sytuację odzwierciedla interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 10 marca 2010 roku, nr IPPB1/415-17/10-2/AM, w której wskazał, że: 

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na ochronie osób zgodnie z ustawą o Ochronie Osób i Mienia. Działalność prowadzona przez Wnioskodawcę opiera się na kontaktach z kontrahentem rosyjsko- i angielskojęzycznym. Wskazany kontrahent jest też głównym źródłem dochodu firmy Wnioskodawcy. Dodatkową działalnością Wnioskodawcy jest działalność w zakresie szkoleń specjalnych, które w większości Wnioskodawca wykonywał dla wojska wyjeżdżającego na misje do Czadu, Iraku i Afganistanu, a w roku obecnym – planuje rozszerzenie działalności szkoleniowej na rynki zagraniczne, głównie Wielką Brytanię i Niemcy.
W konsekwencji podnoszenie kwalifikacji zawodowych przedsiębiorcy poprzez naukę języków obcych stwarza możliwość nawiązania i podtrzymywania kontaktów gospodarczych z kontrahentami zagranicznymi. Również specyfika prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie ochrony osób i szkoleń specjalnych pozwala na uznanie wydatków ponoszonych na basen, siłownię i sporty walk mających na celu utrzymanie dobrej kondycji fizycznej Wnioskodawcy do kosztów działalności gospodarczej.

Sytuacja przedstawiona powyżej, a także specyfika prowadzonej działalności gospodarczej pozwalają zaliczyć wydatek poniesiony na zakup karnetu na siłownię do kosztów podatkowych, pomimo, że jest to wydatek mający charakter osobisty.

Kolejnym przykładem może być zakup aparatu słuchowego. Wydatek może być zaliczony do kosztów firmowych, jeżeli pomoże w prawidłowy sposób wykonywać codzienne czynności zawodowe. Takie stanowisko potwierdza Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 29 czerwca 2020 roku, nr 0112-KDIL2-2.4011.323.2020.2.AA, w której napisał, że:

poniesienie wskazanych we wniosku wydatków na aparat słuchowy, który jest konieczny w trakcie wykonywania zawodu i stanowi niezbędny element kompleksowego wykonania usługi będącej przedmiotem prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności i wydatek ten obiektywnie może w efekcie końcowym przełożyć się na uzyskanie dochodu, będzie stanowić koszt podatkowy.

Wydatek na zakup maseczek i ochronę zdrowia – kiedy może być kosztem firmowym?

Przedsiębiorca, który w dobie pandemii COVID-19 lub innej zakaźnej choroby w ramach obowiązku dotyczącego bezpieczeństwa i higieny pracy bądź wytycznych lub zaleceń wskazywanych przez instytucje kompetentne do dbania o bezpieczeństwo sanitarne, czy też własnej decyzji oraz z powodu przeciwdziałania zagrożeniu epidemią, zakupi środki ochronne takie, jak np.  maseczki, przyłbice, środki do dezynfekcji, a nawet sfinansuje pracownikom testy na koronawirusa, to będzie mógł zaliczyć wymienione wydatki do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że zostaną one udokumentowane we właściwy sposób. 

Podsumowanie

W celu zakwalifikowania konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów należy przede wszystkim ocenić w sposób rzetelny charakter danego wydatku. Przedsiębiorca ma też obowiązek wykazania związku pomiędzy poniesionym kosztem, a uzyskanym przychodem. Dodatkowo to on decyduje o tym co jest potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej. W przypadku jakiejkolwiek niepewności podatnik ma prawo zwrócić się do organów podatkowych o wydanie interpretacji indywidualnej.

Data publikacji: 2022-07-15, autor: FakturaXL