Czy do kosztów można dodać wydatek bez faktury?

Głównym dowodem księgowym używanym w obrocie gospodarczym jest faktura. Informacje widniejące w fakturze stanowią podstawę do księgowania wydatków w kosztach uzyskania przychodów. Pojawia się więc pytanie, co w sytuacji, kiedy do podatnika nie dotarła faktura od sprzedawcy i czy w takim przypadku wydatek może zostać wprowadzony do kosztów?

Koszt podatkowy — kiedy występuje?

Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT zawiera definicję kosztu podatkowego. Przepisy wskazują, że koszty uzyskania przychodu to koszty pozwalające na uzyskanie przychodów albo zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów. Ustawodawca wyznaczył katalog wydatków, które nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty (art. 23).

Wydatek zostanie zakwalifikowany jako koszt podatkowy, jeżeli wszystkie wymagane przesłanki zostaną spełnione:

• wydatek został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, czyli bezzwrotny,
• wydatek jest związany z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• wydatek został poniesiony w celu wygenerowanie przychodów albo zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów,
• wydatek nie jest zaliczany do kosztów wskazanych w 23 ust. 1 ustawy,
• wydatek został udokumentowany w odpowiedni sposób.

Można zauważyć, iż kluczowe znaczenie odkrywa występowanie związku przyczynowo-skutkowego między występującym wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą. Reasumując, wydatek może zostać zakwalifikowany jako koszt podatkowy, gdy pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem lub możliwością powstania przychodu występuje związek przyczynowy.

Wymaga się, aby wydatek miał charakter definitywny, bezzwrotny, a do tego był udokumentowany. Należy podkreślić, iż ustawodawca nie wymaga dokumentowania wydatku poprzez fakturę. Ta informacja jest bardzo istotna i ma wpływ na kontynuację rozważań.

W definicji kosztu uzyskania przychodu zwraca się szczególną uwagę na występujący związek pomiędzy prowadzoną firmą a celowością poniesienia wydatku. Posiadanie faktury nie stanowi podstawy do zakwalifikowania wydatku jako kosztu uzyskania przychodu.

Dokumentowanie poniesionych wydatków

Ponoszone wydatki muszą być prawidłowo udokumentowane, gdyż dokumenty są używane w celach dowodowych. Dlatego w dalszej kolejności należy odpowiedzieć na pytanie, czy wydatek musi zostać udokumentowany fakturą?
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów musi posiłkować się przepisami art. 22 ust. 6b ustawy PIT. W przepisach występuje informacja, iż dniem poniesienia kosztu uzyskania przychodów jest dzień, w którym wystawiono fakturę, rachunek bądź inny dowód umożliwiający zakwalifikowanie kosztów w prowadzonej ewidencji.

Jeżeli przedsiębiorca nie otrzymał faktury, koszt może zostać ujęty w księgowości z wykorzystaniem innego dowodu. Takie postępowanie jest zgodne z prawem.

Należy mieć na uwadze, iż w trakcie kwalifikacji wydatku jako kosztu, kluczowe znaczenie odgrywają przepisy prawa podatkowego, w których występuje definicja kosztu i które w sposób szczegółowy omówiono w ustawie PIT albo CIT.

Z kolei rozporządzenie w sprawie KPiR wyznacza tylko metodę prowadzenia księgi, a także ewidencji, lecz nie wykazuje charakteru decydującego, gdy mowa o możliwości zakwalifikowania konkretnego wydatku za koszt podatkowy.

W tym miejscu warto wspomnieć o paragrafie 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie KPiR, z którego wynika, iż podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, czyli:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej fakturami, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami,
• inne dowody potwierdzające wykonanie operacji gospodarczej na podstawie jej rzeczywistego przebiegu i zawierające minimum:
  • wiarygodne wyznaczenie wystawcy bądź wskazanie stron, czyli podaje się nazwy i adresy uczestników operacji gospodarczej, która została udokumentowana konkretnym dowodem,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę bądź okres, w którym miała miejsce operacja gospodarcza udokumentowana przez fakturę, z zastrzeżeniem, że w przypadku gdy data operacji gospodarczej jest zgodna z datą wystawienia dokumentu, nie trzeba jej wprowadzać dwa razy,
  • przedmiot operacji gospodarczej wraz z jego wartością i ilością — gdy przedmiot operacji jest wyznaczony w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do właściwego dokumentowania operacji gospodarczych,
• oznaczone numerem bądź w inny sposób pozwalający na połączenie dowodu z zapisami księgowymi, które zostają wykonane na jego podstawie.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR wskazuje na rodzaje dokumentów i sposób, w jaki trzeba księgi prowadzić. Należy podkreślić, iż nie jest to akt formułujących prawa oraz możliwości traktowania konkretnego wydatku jako kosztu. Zarówno dla podatników, jak i organów podatkowych kluczowe znaczenie odkrywają przepisy ustaw o podatkach dochodowych.

Brak faktury a klasyfikacja wydatków jako koszty

Przepisy prawa podatkowego wyznaczają zasadę otwartego katalogu środków dowodowych. Art. 180 ordynacji podatkowej wskazuje, iż dowodem może być wszystko, co posłuży do wyjaśnienia sprawy, równocześnie nie będąc sprzeczne z obowiązującym prawem.

Ta informacja potwierdza, że do udokumentowania wydatku nie jest wymagana faktura.

Takie samo stanowisko przedstawiają sądy administracyjne, co jest możliwe do zweryfikowania w wyroku NSA wydanym 15 maja 2018 roku (II FSK 1034/16):

Natomiast możliwość rozpoznania kosztu mimo braku faktury/rachunku zarezerwowana jest wyłącznie do przypadków, gdy brak ten ma charakter trwały; nie chodzi tu zatem o chwilowy brak faktury, wynikający z normalnego toku czynności wystawiającego ją podmiotu, czy nawet opóźnienia po jego stronie, ale o przypadki, kiedy faktura/rachunek w ogóle nie będą wystawione.

Wyrok zwraca uwagę na ważną kwestię, a dokładnie, jeżeli brak faktury jest trwały, wydatek może zostać zakwalifikowany do kosztów podatkowych. W praktyce oznacza to, iż ta zasada nie obowiązuje dla faktur, które przedsiębiorca otrzymał z opóźnieniem.

Gdy przedsiębiorca nie posiada faktury, poniesiony przez niego wydatek może zostać wprowadzony do kosztów podatkowych, z zastrzeżeniem, że musi zostać właściwie i rzetelnie udokumentowany. Otwarty katalog środków dowodowych pozwala na zastosowanie innych dowodów w celach ewidencyjnych.

Przepisy aktów prawnych poświęconych księgowości nie mają charakteru podatkowo-twórczego. Kiedy dodać do tego otwarty katalog środków dowodowych można zauważyć, iż faktura nie jest niezbędna do udokumentowania wydatku. Inne dokumenty również mogą zostać wykorzystane w tym celu i takie postępowanie jest zgodny z obowiązującymi przepisami.

Data publikacji: 2023-08-02, autor: FakturaXL