Wydatki osobiste w kosztach firmy

Prowadzenie firmy to nie tylko przychody, ale także różne wydatki. Nie wszystkie z nich są kosztem podatkowym. Przy kwalifikacji wydatku duże znaczenie ma jego charakter i cel.

Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych 

wskazuje, które wydatki można ująć w kosztach firmy. Zgodnie z nim: 
„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 definicja negatywna kosztów uzyskania przychodów”.
Wydatek, aby mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów. Dodatkowo koszt nie może być wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących podatkowych kosztów uzyskania przychodów, które zostały wymienione w art. 23 ustawy. Podatnik musi też udowodnić związek przyczynowo – skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem, a osiągniętym z tego tytułu przychodem. 

Poniżej kilka typowych przykładów kosztów podatkowych w prowadzonej działalności gospodarczej:

• zakup towarów handlowych i materiałów
• wypłata wynagrodzeń pracowników
• zakup paliwa do samochodu firmowego
• zakup materiałów biurowych do użytkowania w firmie
• opłaty bankowe za prowadzenie firmowego rachunku bankowego.

PRZYKŁAD
Przedsiębiorca prowadzi sklep komputerowy. Na początku roku zakupił 5 laptopów o wartości 2 000 zł za każdy. Zdecydował, że 3 sztuki odsprzeda, jeden będzie użytkował w firmie, a ostatni przeznaczy na użytek prywatny. 
W jaki sposób przedsiębiorca powinien zaksięgować fakturę? 

Odpowiedź:
Przedsiębiorca powinien dokonać księgowania w następujący sposób:

• kolumna 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów” – w tym miejscu powinien ująć wartość 3 laptopów, które zakupił w celu dalszej odsprzedaży
• kolumna 13 „Pozostałe wydatki” – w tym miejscu powinien ująć 1 sztukę laptopa, którego będzie używał w działalności
• wartość sprzętu przekazanego do użytku prywatnego nie powinna zostać nigdzie ujęta. 

Wydatki o charakterze osobistym nie są kosztem podatkowym i w związku z tym nie mogą być ujęte w kosztach firmowych, nawet jeżeli faktura dokumentująca ich zakup wystawiona jest na dane firmy. 

Wydatki o charakterze prywatnym

Wydatek, aby mógł być uznany za firmowy koszt podatkowy, to musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli brak jest takiej zależności, to w zasadzie nie może on stanowić kosztu i być ujęty w ewidencji. Duża część wydatków, które mają chociaż pośredni związek z prowadzoną działalnością nie może być uznana za koszt uzyskania przychodów.
Najczęściej będzie to zakup przeznaczony dla przedsiębiorcy, jak np.:

• okulary korekcyjne lub soczewki
• kurs prawa jazdy
• karnet na basen
• karnet na siłownię
• szczepionka
• wizyta u stomatologa
• ubezpieczenie na życie.

Jeżeli przedsiębiorca zakupi okulary lub soczewki bądź inne przedmioty na własne potrzeby, to nie będzie mógł pomniejszyć ich o wartość przychodów z działalności. Takiego zdania jest Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który w interpretacji z dnia 24 września 2020 roku o nr. 0113-KDIPT2-1.4011.574.2020.2.MGR stwierdził, że: 

Wydatek na zakup okularów korekcyjnych ma na celu przede wszystkim ochronę zdrowia. Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą należą do wydatków o charakterze osobistym. W sytuacji zaistnienia wady wzroku, czy też jej pogłębiania się, osoba fizyczna jest zmuszona do zakupu okularów korekcyjnych niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Tak więc bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Pomimo wskazania, że Wnioskodawczyni będzie używała zakupionych okularów korekcyjnych wyłącznie do wykonywania obowiązków [...] powyższy zakup jest uwarunkowany stanem zdrowia Wnioskodawczyni, tzn. wadą wzroku, która wymaga korekcji, a więc jest wydatkiem o charakterze osobistym, niezależnym od prowadzenia działalności gospodarczej.
Poniesienie wydatków na zakup okularów korekcyjnych nie ma wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych ze świadczenia usług wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też związku z prowadzoną działalnością jako źródłem przychodów. A zatem wydatek poniesiony na zakup okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze nie może zostać zakwalifikowany jako koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

To czy dany koszt zostanie zakwalifikowany do wydatku firmowego, czy będzie miał charakter osobisty decyduje specyfika prowadzonej działalności. 
Od powyższej zasady obowiązują jednak pewne wyjątki, które pozwalają zakwalifikować niektóre nietypowe wydatki do kosztów podatkowych. Dotyczy to nie wszystkich form działalności. W tej kwestii została wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 10 marca 2010 roku interpretacja o nr. IPPB1/415-17/10-2/AM, w której można przeczytać, że:

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na ochronie osób zgodnie z ustawą o Ochronie Osób i Mienia. Działalność prowadzona przez Wnioskodawcę opiera się na kontaktach z kontrahentem rosyjsko- i angielskojęzycznym. Wskazany kontrahent jest też głównym źródłem dochodu firmy Wnioskodawcy. Dodatkową działalnością Wnioskodawcy jest działalność w zakresie szkoleń specjalnych, które w większości Wnioskodawca wykonywał dla wojska wyjeżdżającego na misje do Czadu, Iraku i Afganistanu, a w roku obecnym – planuje rozszerzenie działalności szkoleniowej na rynki zagraniczne, głównie Wielką Brytanię i Niemcy.

W konsekwencji podnoszenie kwalifikacji zawodowych przedsiębiorcy poprzez naukę języków obcych stwarza możliwość nawiązania i podtrzymywania kontaktów gospodarczych z kontrahentami zagranicznymi. Również specyfika prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie ochrony osób i szkoleń specjalnych pozwala na uznanie wydatków ponoszonych na basen, siłownię i sporty walk mających na celu utrzymanie dobrej kondycji fizycznej Wnioskodawcy do kosztów działalności gospodarczej.

Takim wyjątkiem może być np.: karnet na siłownię, który w przypadku indywidualnym może być kosztem podatkowym. Podobnie będzie w przypadku aparatu słuchowego, którego zakup można ująć w kosztach firmowych o ile przyczyni się on do prawidłowego wykonywania zawodu przez przedsiębiorcę. Potwierdzeniem tego jest interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 czerwca 2020 roku o nr. 0112-KDIL2-2.4011.323.2020.2.AA o treści: 

poniesienie wskazanych we wniosku wydatków na aparat słuchowy, który jest konieczny w trakcie wykonywania zawodu i stanowi niezbędny element kompleksowego wykonania usługi będącej przedmiotem prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności i wydatek ten obiektywnie może w efekcie końcowym przełożyć się na uzyskanie dochodu, będzie stanowić koszt podatkowy.

Wydatki na maseczki i ochronę zdrowia w czasie pandemii

Przedsiębiorca, który kupuje środki ochrony, takie jak np.: maseczki, przyłbice, czy środki do dezynfekcji ma prawo zaliczyć poniesione wydatki do kosztów firmowych. Obecnie w związku z trwającą pandemią, jeżeli przedsiębiorca ponosi wydatki wynikające z obowiązku w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub wytycznych bądź zaleceń organów odpowiedzialnych w zakresie bezpieczeństwa sanitarnego lub własnej decyzji i przeciwdziałania zagrożeniu epidemii, to takie wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów pod warunkiem, że zostały prawidłowo udokumentowane. Do grupy tej można zaliczyć także wydatki na sfinansowanie testów na koronawirusa wykonywanych przez pracowników. W dostępnych objaśnieniach podatkowych brak jest bezpośredniego odniesienia, czy ten typ kosztów poniesionych na rzecz pracodawcy może być traktowany jako wydatek o charakterze osobistym i czy może być ujęty w kosztach podatkowych. 

Podsumowanie

Konkretny wydatek może zostać zakwalifikowany do kosztu uzyskania przychodu pod warunkiem, że jego charakter zostanie rzetelnie oceniony. Do podatnika należy udowodnienie, że zachodzi związek pomiędzy poniesionym kosztem, a uzyskanym przychodem. Jeżeli przedsiębiorca nie jest pewien, czy dany wydatek może być zaliczony do kosztów firmowych, to zawsze może wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. W konsekwencji będzie ona stanowiła podstawę do ujęcia w kosztach podatkowych danego wydatku.

Data publikacji: 2021-01-28, autor: FakturaXL